Inzicht in nieuwe werkwijze MijnGemeenteDichtbij

Met de komst van de omgevingswet is de samenwerking tussen de teams Ruimtelijke Ordening (RO) en Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH), van MijnGemeenteDichtbij (MGD) sterk veranderd. MGD wil direct na inwerkingtreding volgen hoe deze nieuwe werkwijze verloopt en heeft Morgens ingeschakeld om te helpen met de analyse, evaluatie en het gezamenlijk komen tot een organisatieadvies. Hoe wij dat hebben gedaan lees je in deze case.

De vraag

Op 1 januari 2024 is de Omgevingswet in werking getreden; een ingrijpende verandering in wet- en regelgeving rond de leefomgeving. De omgevingswet introduceert een digitaal stelsel en een integrale manier van werken, wat grote invloed heeft op de samenwerking tussen de teams Ruimtelijke Ordening (RO) en Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH), van MijnGemeenteDichtbij (MGD). MGD wil direct na inwerkingtreding volgen hoe deze nieuwe werkwijze verloopt. MGD heeft Morgens gevraagd om ondersteuning bij het evalueren en het gezamenlijk komen tot een organisatieadvies. Het doel: inzicht krijgen in hoe de nieuwe werkwijze is geïntegreerd in de organisatie en adviseren over het vervolg, met aandacht voor zowel de harde als zachte aspecten van de organisatie.

De aanpak

Samen kansen in kaart brengen

Morgens gelooft dat de grootste kracht ligt in ‘het proces’ om te komen tot een adviesnotitie en niet in de notitie zelf. Onze aanpak wordt daarom gekenmerkt door het ‘samendoen’. Om tot het organisatieadvies te komen hebben we samen met MGD gewerkt in vier fasen:

1. Verkennen: samen met de projectgroep vanuit MGD hebben wij het projectplan geconcretiseerd en aangescherpt. Via deskresearch heeft Morgens een goed beeld gekregen van de ‘nieuwe manier’ van werken.
2. Verbinden: via interviews en werksessies identificeerden en verdiepten we knelpunten in de implementatie van de Omgevingswet, met focus op harde en zachte aspecten van de organisatie. Uit deze interviews en sessies bleek dat dat er behoefte is aan ‘gedeeld eigenaarschap en samenwerking tussen werkvloer en management. Daarom organiseerde Morgens een extra sessie om samen te reflecteren, prioriteiten te stellen en vertrouwen te versterken.
3. Verwerken: samen met de projectgroep hebben we toegewerkt naar een eindadviesrapport terwijl de eerste acties al in gang werden gezet.
4. Verankeren: het definitieve adviesrapport is gedeeld met alle betrokken deelnemers en gepresenteerd aan de organisatie. De projectgroep werkt nu aan de uitvoering van de acties uit de quick wins en werkt door aan een langetermijnaanpak.

“Morgens heeft snel de grondige problematiek geanalyseerd en met een hands-on aanpak, waarbij de organisatie actief betrokken was, een breed gedragen advies opgesteld. Dit advies stelt ons in staat om direct actie te ondernemen.”
– Mathijs Moors, Teammanager VTH

Het resultaat

Door in samenwerking met MGD de organisatieknelpunten en oplossingen grondig in kaart te brengen, hebben wij een breed gedragen organisatieadvies opgeleverd. Dit rapport bevat tal van aanbevelingen, met quick wins voor de korte termijn en procesadvies voor langetermijnacties.

Een collectief adviesrapport: het adviesrapport is echt van de hele organisatie. Het biedt hands-on adviezen waarmee direct aan de slag kan worden gegaan en een strategie voor langdurige ontwikkeling.

Voorbeelden van een paar hands-on adviezen:

• Stel een procesadviseur aan die processen en rollen in kaart brengt en zorgt voor een helder beeld over wie wat doet, en waar andere afdelingen voor nodig zijn. Maak hiervoor gebruik van de ‘proces-specialisten’ binnen de gemeentelijke organisatie.
• Organiseer samenkomsten over het omgevingsplan om in gesprek te blijven en elkaar te begrijpen in zorgen, behoeften en belangen.
• Organiseer informele kennislunches en bijeenkomsten op een fysieke locatie om de verschillende groepen mensen regelmatig samen te brengen.
• Breng de leefwereld van de initiatiefnemer in kaart, neem dit mee in het bepalen van de werkprocessen.​
• Opstarten van een onderzoek om het gebruik van ICT-systemen gelijk te trekken tussen beide teams.

Zes kernthema’s: we hebben zes thema’s geïdentificeerd waarin de organisatie stappen moet zetten om de nieuwe manier van werken verder te implementeren. Binnen elk thema hebben wij quick wins benoemd en geprioriteerd op basis van input van de medewerkers zelf.

Samenbrengen van afdelingen en organisatielagen: als extra stap hebben we een creatieve werksessie georganiseerd. Deze sessie bracht afdelingen (horizontaal) en verschillende uitvoerings- en managementlagen (verticaal) samen. Medewerkers en management van beide teams reflecteerden gezamenlijk op de tussenresultaten en prioriteerden de belangrijkste knelpunten en verbeteracties.

Deze benadering zorgt voor een integrale en gedragen implementatie van verbeteringen binnen de organisatie.

We zijn trots op de samenwerking tussen MijnGemeenteDichtbij en Morgens. Door samen op te trekken en bij te sturen op wat gaandeweg duidelijk wordt hebben we meebewogen op wat er nodig is in de organisatie om verandering te realiseren.