Wat zie je in een Lean Organisatie: standaard werk

In de vorig blog ging ik in op iets wat je direct terugziet in een Lean onderwijs organisatie: rust, reinheid en regelmaat. Iets anders wat je terugziet in een Lean onderwijsorganisatie is standaard werk. Daar gaat deze blog over.

Standaard werk staat in de Lean filosofie voor: het steeds op dezelfde manier uitvoeren van werkzaamheden die met regelmaat terugkomen. Om standaard werk in een onderwijsorganisatie te herkennen moet je goed kijken, het liefst gedurende een langere periode. Indien standaard werk in een organisatie is herkend en benoemd, zijn steeds terugkerende patronen waarneembaar. Zoals een snelle afhandeling van routinematige zaken (aanmeldingen, diploma’s), de aanwezigheid van en het opvolgen van instructies (bijvoorbeeld t.a.v. onderwijsontwikkeling). Ook gestructureerde vormen van werken. Denk aan vaste ritmes, werkvolgordes en dagindelingen zoals ’s ochtends overleggen en in de middag studentcontact.

Op het moment dat een organisatie standaard werk invoert, levert dit voordelen op:

Hogere kwaliteit van werk. Minder variatie. Een standaardproces zorgt ervoor dat het eindresultaat (output) van het werk zoveel mogelijk hetzelfde is. Medewerkers voeren werkzaamheden op uniforme wijze uit, waardoor het meteen zichtbaar wordt als er afwijkingen in de output zijn. Op het moment dat er afwijkingen worden geconstateerd, kunnen medewerkers de oorzaak daarvan veel makkelijker achterhalen ten opzichte van processen waarin geen standaard werkwijze wordt gehanteerd. Indien nodig kunnen medewerkers na het achterhalen van de oorzaak van een afwijking, de standaard ook weer aanpassen om te voorkomen dat de afwijking opnieuw ontstaat.
Effectiviteit, snelheid, efficiëntie. Het ontwikkelen van een standaardproces leidt tot meer efficiëntie in het werkproces, nu medewerkers terugkerende werkzaamheden steeds op dezelfde wijze uitvoeren. Dit leidt tot minder fouten en minder herstelwerk. Het wiel wordt niet steeds opnieuw uitgevonden, het is voor alle betrokkenen duidelijk hoe zij het werk moeten uitvoeren.
De paradox: standaardisatie zorgt voor wendbaarheid en flexibiliteit. Door standaardisatie is het makkelijker om nieuwe mensen werkzaamheden te leren uitvoeren. Immers, de standaard is beschreven – die kan de nieuwe medewerker volgen. Omdat standaardisatie leidt tot duidelijkheid en tot eenvoud wordt het makkelijker om medewerkers te laten rouleren: zij kunnen meerdere standaardprocessen uitvoeren. Dit leidt ertoe dat bij ziekte of verlof werk makkelijk overgenomen kan worden, maar ook dat werken diverser en interessanter wordt omdat medewerkers verschillende dingen kunnen doen. Ook beperkt dit de afhankelijkheid van een beperkt aantal medewerkers voor specifieke werkzaamheden.
Rust. Standaardisatie leidt tot meer rust in werken, omdat het werk dat iemand uitvoert steeds op dezelfde manier, met dezelfde patronen verloopt. Routine levert rust op. Voordeel van deze rust is dat medewerkers meer tijd overhouden voor de werkzaamheden die niet standaard zijn. Dit voorkomt dat werk saai wordt.

“Without standards there can be no improvement”

Deze uitspraak is van Taiichi Ohno, de grondlegger van het Toyota Production System. Hij deed deze uitspraak vele jaren geleden. Als verschillende medewerkers dezelfde taak op verschillende wijzen uitvoeren óf als dezelfde medewerker dezelfde taak steeds op een andere wijze uitvoert, zal het eindresultaat nooit hetzelfde zijn. Zo is het onmogelijk om te verbeteren, want waar begin je dan? Vanaf welk punt kun je stellen dat iets beter wordt? Dat lukt dus niet. Daarom is de eerste stap altijd standaardiseren: het werk op uniforme wijze uitvoeren. Pas als dit gerealiseerd is kan je een nulmeting doen, als grondslag voor verbeteringen.

In gesprek met medewerkers is het verstandig om de nadruk te leggen op datgene wat standaardisatie hen oplevert: tijd en ruimte om ook de niet-standaardwerkzaamheden te doen en om verder te verbeteren. Standaardisatie is geen doel op zich, maar een middel op weg naar excellentie.

Wat is standaardisatie niet?

Standaardisatie gaat niet over dikke proceduremappen of werk in beton gieten. Nee, het gaat juist over het helpen van mensen om gestructureerd naar eigen werk te kijken en vandaaruit te verbeteren. Flexibele standaarden zijn daarbij cruciaal: als we vandaag iets bedenken dat slimmer is dan de standaard, kunnen we vandaag de standaard nog aanpassen die we morgen kunnen delen met de medewerkers tijdens de dagstart, zodat iedereen kan gaan werken volgens de nieuwe standaard.

Weerstand tegen standaardisatie

“Mijn werk is niet standaard” is een vaak gehoorde opmerking als het over standaardisatie gaat. Weerstand tegen standaardisatie is in eerste instantie zeker begrijpelijk. Mensen ervaren standaardisatie al snel als een oordeel over hun werkzaamheden. Zeker bij hoog opgeleide professionals (lectoren, docenten, onderwijskundigen) is de weerstand vaak groot. Toch is het opmerkelijk wat standaardisatie voor deze beroepsgroepen kan betekenen. Allerlei aspecten van dagelijks werk kunnen weldegelijk op een standaardwijze en op vaste momenten worden uitgevoerd.

Drie voorbeelden uit het onderwijs:

Onderwijsontwikkeling. Een gestandaardiseerde wijze voor het ontwikkelen van onderwijs. Volgens een vast onderwijskader, met uitgangspunten over de omvang (aantal studiepunten, duur), de manier van ontwikkelen (in samenwerking met het werkveld) en hoe dit past binnen de huidige organisatie (sluit aan bij onze strategie) geeft rust en duidelijkheid. Het zorgt dat je van elkaar kunt leren en best practices kunt overnemen. Binnen de kaders is volop ruimte voor inhoudelijke verdieping en vrijheid (theorie, cases).
Diplomering. Faculteiten en opleidingen die diplomering steeds net anders doen. Sommige vraag gestuurd (wanneer de student aangeeft er klaar voor te zijn), andere aanbod gestuurd (je bent aan je laatste vak begonnen dus…), of met een andere ritmiek (kan het hele jaar door tot slechts één moment in het jaar) en met een diploma wat er steeds net anders uitziet. Dit soort processen meer standaardiseren zou voor iedereen beter zijn: de student én de medewerkers.
Verwerken van tentamens en vragen van studenten. Een heldere en duidelijke manier voor het verwerken van tentamens (cijfers teruggeven als alles is nagekeken of stuk voor stuk), het beantwoorden van vragen (altijd via BlackBoard en binnen 3 dagen), het aanleveren van informatie over vakken (een standaard format voor BlackBoard) zorgt voor duidelijkheid bij studenten. Voor docenten zal een andere manier van werken in het begin echt wennen zijn, maar uiteindelijk zorgt het voor rust, reinheid en regelmaat.

Geluiden uit het onderwijs

In een Lean onderwijsorganisatie zei één van de docenten over standaardisatie: “Standaardisatie geeft je inzicht in wat je doet en hoe je dat doet. Hierdoor ontstaat ruimte om te verbeteren. Anders gezegd: als je je werk steeds op een andere manier doet, dan kan je nooit achterhalen wat de beste manier is en kan je het ook nooit verbeteren.”

Naast het scheppen van ruimte voor verbeteren schept standaardiseren ook ruimte voor het uitvoeren van niet-standaard werk: standaardisatie zorgt ervoor dat routinematige werkzaamheden sneller gaan (en kwalitatief beter worden). Dit leidt tot meer tijd voor het niet-standaard werk. Een onderzoeker: “Ik kan simpelweg meer tijd besteden aan onderzoek. Wij zijn tegenwoordig keurig op planning klaar met ons onderzoek, dat was vroeger wel anders.”

Standaardisatie bij jouw organisatie?

Welke verbetermogelijkheden biedt standaardisatie voor jouw organisatie? Als je van gedachten wil wisselen over de toepassing van Lean bij jouw onderwijsinstelling, neem dan contact op met Koen Janmaat via janmaat@morgens.nl, telefoon 071 – 3313640.