Actueel / Onderwijs
Wat zie je in een Lean onderwijsorganisatie: constante focus op kwaliteit en leren
Mijn vorige blogs gingen over wat je terugziet in een Lean onderwijsorganisatie zoals werken vanuit een gedragen visie. Een ander kenmerk van Lean organisaties is de constante focus op kwaliteit en leren.
In een Lean onderwijsorganisatie staat zowel de kwaliteit van de totstandkoming van onderwijs (of onderzoek) als de kwaliteit van het onderwijs zelf centraal. In een Lean onderwijsorganisatie beseft iedereen dat beide aspecten van kwaliteit van grote invloed zijn op alle resultaten zoals studenttevredenheid, medewerkerstevredenheid en kosten. Lean onderwijsorganisaties zijn daarbij enorm gefocust op continu verbeteren: hoe kunnen we van fouten leren, hoe kunnen we deze een volgende keer voorkomen én hoe kunnen we onze werkwijze/samenwerking nog slimmer organiseren?
Het onderwijs voldoet aan de wensen van de student en het werkveld
De kwaliteit van de output is de kwaliteit van het eindproduct dat een organisatie voortbrengt. Bij onderwijsinstellingen is dit logischerwijs de kwaliteit van de studenten en het onderwijsaanbod. Hierbij kan het ook gaan om een halffabricaat, bijvoorbeeld een losse minor of module. In het ideale werkveld voldoet het eindproduct of -dienst aan de eisen van de klant (de student en/of het werkveld). In een Lean onderwijsorganisatie heerst een cultuur waarin mensen zich vrij voelen het (ontwikkel-) proces stop te zetten om de kwaliteit te waarborgen. Dit leidt tot een goed eindproduct én tot leermomenten die de organisatie kan benutten om te verbeteren.
De kwaliteit van het (ontwikkel-)proces is verbonden met waarde denken
Als we het over de kwaliteit van het proces hebben, dan gaat het over waardedenken: welke stappen in het proces zijn van toegevoegde waarde voor het product of de dienst? En zijn daarmee van toegevoegde waarde? Dit betekent dat een onderwijsinstelling probeert te voorkomen dat onnodige kwaliteitscontroles, voorraden en herstelwerk tijdens het proces ontstaan. Dit zijn namelijk activiteiten die geen waarde toevoegen. Om te voorkomen dat later in het proces alsnog verspillingen ontstaan, is iedereen die een bijdrage lever aan het proces erop gericht om zijn of haar werk foutloos op te leveren. Als iedereen dat doet, is herstelwerk nooit nodig. In een Lean onderwijsorganisatie worden dus een aantal Lean principes toegepast die ertoe leiden dat medewerkers verdurend leren; hoe kunnen we ons werk slimmer en beter organiseren zodat ons onderwijs de noodzakelijke kwaliteit bezit en voldoet aan de wensen van de student en de maatschappij.
De kwaliteit borgen in onze werkwijze en processen
In een Lean onderwijsorganisatie zie je dat in (ontwikkel-) processen elementen zijn ingebouwd (geborgd) die voorkomen dat de kwaliteit ontoereikend is. Dit wordt in Lean termen ook wel ‘mistake-proofing’ of ‘Poka-yoke’ genoemd. Een bekend voorbeeld is een inschrijfformulier waarin je niet verder kunt als een verplicht veld niet ingevuld is. Lean onderwijsorganisaties stimuleren collega’s om hun werkzaamheden mistake-proof te maken.
Voorbeeld van proceskwaliteit: inzicht in en sturen op toelatingen bij een hoger onderwijsinstelling
“De afdeling Admissions van een hoger onderwijsinstelling heeft duizenden aanmeldingen per jaar te verwerken. Een proces met enorme piekvorming, sub-processen en veel tijdsdruk. Er wordt een systeem gebruikt om op dossierniveau de verwerking te doen. Alleen had niemand (makkelijk, interactief en visueel) overzicht over het geheel van de dossiers en het hele proces.”
Kwaliteit zichtbaar maken en monitoren
Een Lean onderwijsorganisatie maakt zichtbaar hoe het met de kwaliteit van het (ontwikkel-) proces en de kwaliteit van het eindproduct (een les, onderwijsaanbod) gesteld is. Hiermee maakt de instelling duidelijk dat de organisatie (real time) inzicht heeft in de (proces) prestaties, grip heeft op het werk en streeft naar verbetering. Bovendien laat de instelling zo zien dat zij waarde hecht aan een kwaliteitscultuur met ‘100% foutvrij van mij’ denken.
Meer weten over Lean in het onderwijs?
Als je van gedachten wil wisselen over de toepassing van Lean bij jouw onderwijsinstelling, neem dan contact op met Koen Janmaat via janmaat@morgens.nl, telefoon 071 – 3313640