Sluiting Havenziekenhuis een feit

In oktober 2017 is het Havenziekenhuis in Rotterdam gesloten. Morgens-partner Petra van Zeeland en -consultant Annouck de Boer vertellen over het proces na de overdracht van zorg, de rol van Morgens en de ‘lessons learned’.

Het voormalige Havenziekenhuis was gespecialiseerd in tropenziekten. Morgens heeft het Havenziekenhuis begeleid in de afbouw van de bedrijfsvoering, nadat het grootste gedeelte van de zorg was overdragen aan de partnerziekenhuizen. Dit deed Morgens door de toepassing van visueel management op basis van de Lean- en scrum-methodiek. Deze methodiek bleek een belangrijke sleutel in dit project.

’Niet lullen, maar poetsen’-principe

Het ziekenhuis stond bekend om zijn gastvrije en toegankelijke Rotterdamse karakter; het ‘niet lullen, maar poetsen’-principe stroomde door de aderen. Huisartsen uit de wijken Kralingen – Crooswijk verwezen het liefst naar het Havenziekenhuis.

Ondanks de goede reputatie van het ziekenhuis leidde de kleinschaligheid in combinatie met noodzakelijke investeringen in gebouw en ICT tot financiële problemen. Na een mislukt fusietraject heeft de directie daarom besloten het ziekenhuis definitief te sluiten en samen met partnerziekenhuizen in de regio afspraken gemaakt om de zorg te continueren. Een unieke samenwerking uitgevoerd door de verschillende Rotterdamse ziekenhuisbestuurders.

Afbouwen én opbouwen

Morgens werd gevraagd om de ziekenhuisorganisatie volledig af te bouwen, nadat het grootste gedeelte van de zorg en het zorgpersoneel aan de partnerziekenhuizen is overgedragen. Dit gebeurde door middel van visueel management op basis van Lean en Scrum. Deze methodiek helpt om processen te verduidelijken en verbeteren. Deze aanpak bleek een belangrijke sleutel in dit transitieproject.

Morgens-partner Petra van Zeeland vervulde in het traject de rol van transitiemanager. Petra: “De doorstart gaf de afbouw een extra interessante dimensie. Enerzijds werd de ziekenhuisorganisatie afgebouwd, een groot deel van het pand stond leeg. Anderzijds moest er rekening gehouden worden met de doorstart van de Havenpolikliniek in het pand, bijvoorbeeld als het gaat om infectiepreventie of Wifi-voorzieningen.”

Toepassing van visueel management

Tien belangrijke lessen

Morgens formuleerde een aantal cruciale uitgangspunten om de ontmanteling van de bedrijfsvoering goed te laten verlopen. In het proces waren drie belangrijke peildata opgenomen om deze uitgangspunten te borgen. Na afloop zijn tien belangrijke lessen geformuleerd voor de ontmanteling of transformatie van een ziekenhuis.

Tien lessen voor de ontmanteling/transformatie van een ziekenhuis

1. Blijf communiceren met de interne en externe stakeholders over de voortgang, ook als er geen nieuwe informatie is;
2. Informeer de autoriteiten en neem hen mee in alle stappen in het proces;
3. Geef medewerkers, patiënten en stakeholders ruimte voor rouw;
4. Maak een risicoanalyse van elke fase van de afbouw. Kennis van de bestaande/oude processen is van cruciaal belang bij een gecontroleerde afbouw;
5. Wees bewust van het effect van een scheiding tussen personeel dat bij een eventuele doorstart betrokken is (en dus niet boventallig is verklaard) en andere collega’s voor wie dat wel geldt;
6. Leg alle genomen besluiten rondom de ontmanteling gestructureerd, correct en herleidbaar vast. Dit geldt voor zowel het transitieteam en directieteam als de aandeelhouder;
7. Zeg alle contracten, abonnementen en lidmaatschappen schriftelijk op;
8. Zorg bij de overdracht van patiëntgegevens direct voor een duidelijk toestemmingsproces;
9. Houdt er rekening mee dat het ontmantelen van een ziekenhuis op een gedegen manier minstens een jaar kost;
10. Zorg voor een juridische entiteit of partner waar processen geborgd worden die niet ontmanteld kunnen worden in verband met de geldende wettelijke verplichtingen.

“Het Havenziekenhuis is een begrip in Rotterdam, in Nederland en andere plekken op de wereld. Ik heb medewerkers, patiënten, verwijzers en externe stakeholders ‘hun’ Havenziekenhuis zien verlaten en loslaten. Iedere betrokkene heeft hierbij zijn eigen verhaal. Ik vond het een eer om met hen deze afbouw succesvol te kunnen afronden op 31 december 2018. Dit is niet voor iedereen altijd even makkelijk geweest.” Aldus Petra van Zeeland.

Meer weten? Lees de klantcase over de ontmanteling van het Havenziekenhuis.