Actueel / Algemeen

Proces mining: ook voor de publieke sector?

18-11-2021 2 minutenLianka Bruijnen

Ken jij het al? De term ‘proces mining’ hoor je steeds vaker voorbijkomen. Deze technologie bestaat dan ook al een aantal jaar. Bij onze klanten in zorg, onderwijs en overheid zien we echter weinig tot helemaal geen gebruik van deze analyse technologie. “Waarom eigenlijk niet?” vroeg ik mij af. De mogelijkheden zijn namelijk talloos. Tijd om ons hier verder in te verdiepen. In deze blog noem ik mogelijke toepassingen voor proces mining in de publieke sector.

Proces mining in het kort

Proces mining kan je vrij vertalen als ‘het doorgronden van je proces’. In onze Lean methodiek doen we dit vaker, aan de hand van het uitwerken van de waardestroom (ook wel Value Stream Mapping). We willen precies weten welke processtappen worden genomen, hoeveel tijd tussen stappen zit en welke omwegen worden gevonden. Dit kan je doen door met het team de processtappen uit te werken op een groot vel bruin papier. Je kan dit echter ook overlaten aan de data met behulp van ‘eventlogs’: gebeurtenissen met een datum/tijd stempel. Denk hierbij aan het moment van aanvraag, een aanmelding, een goedkeuring, enzovoorts. Door de proces mining tool deze data te laten analyseren krijg je een goede weergave van jouw proces.

Digitale processen als basis

Voordat je aan de slag kunt met proces mining heb je data nodig. Daarom is een belangrijke randvoorwaarde dat de gebeurtenissen in het proces digitaal worden bijgehouden, specifiek met een tijdsstempel. We zien dat organisaties in het publieke domein op het gebied van digitalisering nog volop in ontwikkeling zijn. Proces mining lijkt dan misschien nog een stapje te ver. Je bent vaak echter verder dan je denkt. Een financieel proces is in veel gevallen al digitaal, net als het doen van aanvragen bij de gemeente of het inschrijven voor een studie. Heb jij zo’n proces? Mooi. Dan kunnen we aan de slag.

Proces mining in jouw project

Proces mining kan verander- of verbetertrajecten goed ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan:

Lean en procesverbetering:

Je kan proces mining gebruiken als analyse om een goede 0-meting te doen van je proces. Het geeft inzicht in hoe men het proces grotendeels volgt en het kan vreemde haken in het proces blootleggen. In onze Lean verbetermethode noemen wij dit ook wel de ‘meetfase’ in het traject. Deze knelpunten kan je vervolgens analyseren om tot oplossingen te komen. Na je verbetering kan je proces mining juist gebruiken voor een nieuwe analyse. Heeft de verwachte verbetering daadwerkelijk plaatsgevonden? Een goede basis voor je continue verbetercirkel.

Klantreizen en dienstverlening:

Een andere toepassing van proces mining is het gebruik als tool om de klant-, patiënt- of studentreis in kaart te brengen. Welke stappen of route neemt een klant? Hoe beweegt de student zich van aanmelding tot afstuderen? Waar gaat het mis en waar ontstaat veel wachttijd? Dit zijn de punten waar jij misschien jouw dienstverlening op wil aanpassen en verbeteren.

Meer weten over proces mining of datagedreven werken?

Heb je vragen over de toepassing van proces mining, of wil je meer weten over het digitaliseren van jouw processen? Neem contact op met Lianka Bruijnen.

E-mail

bruijnen@morgens.nl

Send an E-mail

Telefoon

06 - 53157724

Call this number

Meer lezen?

Lees meer over de inzet van data en het digitaliseren van processen.

Bekijk alle artikelen

Hoe datavolwassen is jouw organisatie?

13-08-2020 2 minuten
Lees meer

Drie tips om te bouwen aan het vertrouwen in data

25-09-2019 3 minuten
Lees meer

Drie data-valkuilen: hoe kun je ze omzeilen?

26-08-2019 3 minuten
Lees meer

5 Succesfactoren voor datagedreven werken binnen de gemeente

26-11-2020 4 minuten
Lees meer

Datagedreven werken binnen gemeenten: In gesprek met Jos Maessen

14-04-2020 4 minuten
Lees meer

Datagedreven werken in een regionaal zorgnetwerk

08-06-2021 5 minuten
Lees meer

Data in het onderwijs: met deze 3 stappen kun je meteen beginnen

18-01-2021 3 minuten
Lees meer