Actueel
Lean bij Saxion: tool is geen doel
Morgens begeleidt Hogeschool Saxion bij haar Lean Transitie. Het gevaar van het leren werken volgens de Lean filosofie (of een willekeurige andere methode) is dat het middel tot doel verheven wordt. Bij Hogeschool Saxion ligt dit gevaar ook op de loer, constateerde Simone van der Donk. Zij werkt samen met Morgens-consultant Maarten van der Molen als interne coach Continu Verbeteren bij Saxion. Het viel haar op dat mensen snel geneigd zijn om Lean te reduceren tot de hulpmiddelen die het biedt.
Programma Continu Verbeteren
Het Programma Continu Verbeteren is erop gericht om de organisatie te ondersteunen in het werken volgens de Lean principes. Hoe dit programma in elkaar zit en wat de eerste resultaten zijn, lees je in het artikel ‘Meer grip en samenwerking bij hogeschool Saxion’. Een coachpool van twaalf interne en externe coaches faciliteert alle medewerkers van Saxion met coaching, workshops en hulpmiddelen. De interne coaches worden door Morgens opgeleid.
A3 fixatie
Simone: “We zijn binnen Saxion nu ongeveer een jaar bezig met het programma Continu Verbeteren en de ‘brown papers’ schieten als paddenstoelen uit de grond. Japanse termen als KATA, KAIZEN en OBEYA vliegen je om de oren. Maar wat mij als coach van het programma het meest opvalt, is de fixatie op het maken van A3’s.
Ik vind dit opmerkelijk omdat de meeste weerstand bij een veranderproces normaal gesproken zit op het toepassen van nieuwe instrumenten om een doel te bereiken. Medewerkers hebben het gevoel dat zij Continu Verbeteren al jaren toepassen en begrijpen niet waarom zij nu ineens Lean moeten gaan werken. De student centraal stellen, is voor hen ook niks nieuws.” Maar wat is dan wel nieuw?
Een heel plan op één A3
Simone: “In het Continu Verbeteren-programma gebruiken we Kaizen om processen te verbeteren. Kaizen is Japans voor ‘veranderen naar beter’. Het heeft veel weg van de PDCA-cyclus (Plan Do Check Act) die we in het onderwijs al jaren kennen.”
Kaizen bestaat uit zes stappen:
“Het verschil tussen de PDCA en de Kaizen cyclus zit hem in stap 1 tot en met 3. Je staat langer stil bij het definiëren van het probleem (stap 1), de doelstelling (stap 2) en het analyseren van feiten voordat je met oplossingen komt (stap 3).
Stap 1 en 2 verdwijnen vaak door tijdgebrek. We weten eigenlijk al wat we moeten verbeteren, dus laten we een plan maken en dit gaan uitvoeren. Het analyseren van cijfers of wat er bij de buren gebeurt, vergeten we regelmatig. Hoe vaak zeggen we wel niet ‘laten we het wiel niet opnieuw uitvinden’? Ondertussen zijn we als ware Leonardo da Vinci’s aan het ontwerpen geslagen.”
Simone: “Kaizen is niet de heilige graal, maar wel een methode om je te helpen bij het uitvoeren van alle zes de stappen. De uitkomsten van iedere stap kun je eenvoudig vastleggen in een A3. Dus geen grote projectplannen of uitgebreide teamjaarplannen, maar één A3 waarin de zes stappen van ‘veranderen naar beter’ zijn opgenomen. Je zou denken dat het handig is als iedereen dit doet. Dan zijn we met z’n allen immers elke dag bezig met de vraag hoe het werk vanuit studentperspectief slimmer, leuker en efficiënter kan. Fantastisch, want dit is het doel van het programma Continu Verbeteren van Saxion zou je denken.”
“Collega’s beschouwen het vullen van een A3 als Lean werken. Het schrijven van een A3 wordt daarmee het ‘nieuwe’ doel.”
‘Mijn A3 is af, dus ik ben klaar’
De werkelijkheid blijkt echter weerbarstiger. Simone: “Collega’s beschouwen het vullen van een A3 als Lean werken. ‘Als we alles maar vastleggen in een A3, dan gaan we de goede kant op’, is de gedachte daarachter. Teamplannen, projectplannen en zelfs persoonlijke ontwikkelingsplannen: alles past erin. Lekker overzichtelijk. Het schrijven van een A3 wordt daarmee het ‘nieuwe’ doel. Er ontstaat een totale A3 fixatie.”
Tips
De vraag is dan ook hoe je kunt voorkomen dat medewerkers terugvallen in hun oude gedrag en hun natuurlijke drang om zaken vast te leggen op papier. Simone heeft hiervoor drie tips:
- Elke keer als iemand je vraagt om een A3 te vullen, stel jezelf dan twee vragen: 1) Wat is het doel? 2) Past een A3 bij het doel dat ik wil bereiken?
- Onthoud dat een A3-plan een levend document is. Het kan zo zijn dat er gedurende de tijd dingen veranderen, waardoor je je doelstelling of acties moet bijstellen. Doe dit dan ook!
- Gebruik een A3 vooral als hulpmiddel. Het is geen doel op zich om een A3 in te vullen.
Simone: “Het A3 helpt je in het bewaken van de voortgang van je projecten, persoonlijke ontwikkeling of teamprestaties. Je kunt het daarnaast gebruiken als leidraad in gesprekken met je opdrachtgever, leidinggevende of team. “
Herkenbaar?
Herken je de A3 fixatie of wil je over Lean in het algemeen in gesprek? Neem dan contact op met Maarten van der Molen.
Dit artikel is gebaseerd op een eerder verschenen interne publicatie van Saxion en aangepast voor publicatie in het Morgens Magazine.