Actueel / Overheid

Digitale dialoogtafels in Leidschendam-Voorburg, een grote verrassing!

28-10-2021 4 minutenMark Elstgeest

De gemeente Leidschendam-Voorburg organiseerde eerder dit jaar drie digitale dialoogtafels. Uiteraard was men benieuwd hoe dit uit zou pakken. Hoe bereiken we iedereen? En hoe voelen deelnemers zich gehoord tijdens een digitale bijeenkomst? Met die vragen klopte Penchi Harteveld, gebiedsregisseur en projectleider burgerparticipatie, bij Morgens Online Meetings aan. Nu, na drie geslaagde avonden met veel goede gesprekken en nieuwe input, kijkt de gemeente Leidschendam-Voorburg heel anders aan tegen digitale bewonersparticipatie.

Wat was de vraag precies?

De gemeente investeert in de samenwerking met haar bewoners. In december 2019 werd in de gemeenteraad de startnotitie Burgerparticipatie aangenomen, met als voorstel om een aantal experimenten uit te voeren, om burgers intensief te betrekken bij overheidstaken- en beleid. Eén van de experimenten is het uitproberen van digitale participatie. Door de coronamaatregelen werd de roep om andere manieren van participeren groter, de reguliere bewonersavonden waren immers niet mogelijk. Zo heeft de gemeente een digitaal participatieplatform opgezet en zocht het naar manieren om ook digitaal op een goede manier in gesprek te gaan met bewoners.

Hierdoor ontstond het idee om ook de dialoogtafels digitaal te organiseren. Maar is dit wel mogelijk en wat komt er allemaal bij kijken? Met deze vragen meldde Penchi Harteveld zich bij Jaleesa Goedhoop van Morgens Online Meetings. De vrees bestond dat maar een beperkte groep bewoners zou deelnemen als de dialoogtafels digitaal zijn, terwijl de gemeente juist met zoveel mogelijk verschillende mensen in gesprek wilde. Hiernaast was er twijfel of het daadwerkelijk mogelijk was om digitaal met bewoners in verbinding te komen en een goed gesprek te voeren. Vanuit de gemeente zelf was de ervaring met digitaal werken beperkt. De ervaring die er was, was niet altijd even positief.

Zo zijn we aan de slag gegaan

Goede bijeenkomsten beginnen bij een goede voorbereiding. Dat is met fysieke bijeenkomsten zo, maar geldt nog meer voor digitale bijeenkomsten. De eerste stap was om potentiële deelnemers en de procesbegeleiders vanuit de gemeente zich comfortabel te laten voelen met de digitale tools, om de drempel voor deelname te verlagen, en een zo breed mogelijk publiek aan te trekken.

Door zoveel mogelijk ruchtbaarheid te geven aan de dialoogtafels, met onder meer een thuisgestuurde brief en oproep in de lokale krant, werd een brede groep bewoners bereikt. Ook daarmee was het nog afwachten of bewoners zich comfortabel zouden voelen om aan te sluiten op de avonden zelf. Om die drempel te verlagen, heeft Morgens Online Meetings de gemeente ondersteund in het maken van materiaal zoals een flyer met aanvullende informatie over de tools die gebruikt zijn. Daarnaast werd een hulplijn ingericht zowel tijdens als een paar dagen voor de eerste bijeenkomst, waarbij bewoners vragen over de techniek aan een van de Online Meeting Maestro’s konden stellen.

Ondersteuning van dialoogtafels

Voor de dialoogtafels zijn proces-begeleiders getraind. Ambtenaren van de gemeente die zijn opgeleid in het faciliteren van de dialoog. Het voorstel was om per avond vier tafels in te richten, met elk een eigen onderwerp, zoals complexe burgerinitiatieven, of projecten van grote ontwikkelaars. Bij elke tafel ondersteunde een Maestro vanuit Morgens Online Meetings, om alles wat opgehaald is te noteren in de Murals.

De procesbegeleiders en Maestro tezamen bleken een gouden team! Waarom? Omdat voor inwoners kernwaarden zoals transparantie, open benadering, positiviteit en gelijkwaardigheid heel belangrijk zijn.

 

Mural

Mural is een digitale ruimte waarin visueel samengewerkt kan worden met behulp van een laagdrempelig te gebruiken whiteboard. Als ondersteuning van digitale sessies maakt Mural de samenwerking effectiever, bijvoorbeeld door het houden van brainstorms, planning-sessies, of bewonersparticipatie. Deelnemers zien direct dat hun input genoteerd wordt, waardoor zij zich serieus genomen en gehoord voelen.

Het resultaat: grote opkomst bij digitale dialoogtafels

Deze manier van participeren met bewoners heeft de verwachtingen van de gemeente Leidschendam-Voorburg overtroffen. Uit de evaluatie is gebleken dat de deelnemers de open sfeer waardeerden en dat ze konden zeggen wat ze wilden. De Morgens Maestro’s werden zeer gewaardeerd: ze waren begripvol en dachten goed mee. En zie hielpen bewoners met de techniek als dat niet ging. Ze hebben de medewerkers van de gemeente echt het gevoel gegeven dat ze werden ontzorgd.

Voor de gemeente was het fantastisch dat zoveel bewoners deelnamen; bij de laatste bijeenkomst waren ongeveer honderd deelnemers aanwezig. Daarnaast was het ook een positieve ervaring om de gesprekken op deze manier digitaal te voeren.

mural gemeente leidschendam-voorburg

Hoe kijkt de gemeente daar nu op terug?

Volgens Penchi hebben deze sessies en de ondersteuning van Morgens Online Meetings iets losgemaakt binnen de gemeente. Het inzicht dat er veel meer mogelijk is met digitaal werken, dat de gemeente meer zou kunnen doen, ook in hun eigen bijeenkomsten, om die online te gaan inrichten.
De toenmalige burgemeester Tigelaar was erg enthousiast over de bijeenkomsten en blij verrast dat er meer dan 100 man digitaal bijeen waren. “Het was erg fijn om te zien dat zo veel inwoners hun vrije tijd hieraan wilden besteden en dat tijdens de dialoogtafels ook online zinvolle interactie en echte verbinding ontstond. Tijdens de presentaties op de slotavond hebben we heel veel onderwerpen, ideeën en middelen gehoord. Deze hebben we zo goed mogelijk samengevat in de basis set afspraken. Ook de adviezen uit eerdere bijeenkomsten en de conclusies na de experimenten Uitdaagrecht, Omgevingsvisie, Energietransitie en E-participatie zijn hierin meegenomen”, aldus burgemeester Tigelaar.

Hoe verder na corona?

Penchi Harteveld is onder meer projectleider Bewonersparticipatie. Voor de gemeente Leidschendam-Voorburg is bewonersparticipatie in allerlei vormen, dus ook digitaal, een belangrijk onderwerp.

“Het is belangrijk dat de politiek en ambtenaren continu blijven afstemmen met de lokale gemeenschap. Meer betrokkenheid van inwoners bij lokale onderwerpen is belangrijk, maar ook beter luisteren naar elkaar. Vanuit het échte luisteren ontstaat veel meer begrip voor elkaar. Dit zorgt weer voor nieuwe inzichten en betere gezamenlijke besluiten”, aldus Michiel Steffelaar, lid Platform Lokale Democratie.

Combinatie van fysieke en digitale bijeenkomsten

Hoe de gemeente precies verder gaat met burgerparticipatie wordt nog uitgewerkt. Wellicht wordt het een combinatie van fysieke en digitale bijeenkomsten. Het is zeker dat de gemeente in gesprek zal blijven met inwoners. Het is zeker dat men door gaat met dialoogtafels en ook de Raad heeft aangegeven bewoners te willen bevragen over sommige onderwerpen. Het belangrijkste is dat de dialoog tussen gemeenten en inwoners leidt tot transparantie, gelijkwaardigheid en meer onderling vertrouwen.

Aan de slag met bewonersparticipatie?

Wil jouw gemeente bewonersparticipatie beter uitdenken of organiseren? Wil je een strategie bedenken voor toekomstige bewonersparticipatie? Of wil je een eigen platform inrichten? Neem dan contact op met Mark Elstgeest of Thijs Molenaar.

Mark Elstgeest

elstgeest@morgens.nl

Send an E-mail

Thijs Molenaar

onlinemeetings@morgens.nl

Send an E-mail
Onderzoek en publicatie

De succesfactoren van het hoe, waarom en wat van netwerksamenwerking

03-11-2021 < 1 minuut
Lees meer
Artikel

5 tips om een organische verandering te laten slagen

26-10-2021 3 minuten
Lees meer
Artikel

Betere dienstverlening door leren van klanten: 7 lessen voor gemeenten

26-10-2021 5 minuten
Lees meer
Event

Gratis inspiratiesessie ‘Online burgerparticipatie’

12-10-2021 < 1 minuut
Lees meer