Als onderwijsinstelling goed voorbereid het post-corona tijdperk in gaan

We zitten nu midden in de coronacrisis. Scholen zijn dicht en alles gaat zoveel mogelijk digitaal door. Een aantal mbo’s, hogescholen en universiteiten hebben besloten pas na de zomervakantie weer fysiek onderwijs te gaan geven. Vanzelfsprekend zijn scholen ook al bezig met het treffen van post-crisis voorbereidingen. Dat is om twee redenen van belang:

1. Voorbereiden op het omgaan met gevolgen vanuit deze heftige fase van de coronacrisis;
2. Verduurzamen van tijdens de crisis ingezette veranderingen.

Hieronder zet ik uiteen waarom beide redenen van belang zijn. Tot slot kom ik met een advies: richt een post-corona crisisteam in.

Voorbereiden op het omgaan met de gevolgen vanuit deze heftige fase van de coronacrisis

Het is crisis en zo goed en kwaad als dat gaat vindt alles doorgang. Erg bewonderingswaardig. Maar dit zal niet altijd mogelijk zijn. We ontkomen er niet aan om op verschillende gebieden rekening te houden met de naweeën van deze heftige tijd. Gelukkig zijn veel organisaties bezig om voorbereidingen te treffen. Dat is nodig. Wacht daar niet mee en benut ook de zomervakantie volop. Ik benoem een aantal thema’s waarop actie nodig is:

• Toetsing praktijkonderwijs (stage en afstuderen). De huidige insteek is erop gericht zoveel mogelijk toetsen te laten doorgaan. Ook bij praktijkonderwijs, bijvoorbeeld bij afstuderen of stage. Zoveel mogelijk in de huidige toetsvorm maar dan digitaal vanuit huis of desnoods met een aangepaste opdracht. De creativiteit hierin neemt toe: stages die vanuit huis worden voortgezet (waarbij met name de begeleidingscapaciteit een uitdaging is, denk bijvoorbeeld bij stages in de zorg of kinderopvang) of studies met een buitenlandverplichting waarbij Internationalisation at home de opdracht is. Toch zal dit niet voor iedere student lukken, en zullen opleidingen te maken krijgen met een groep studenten waarvoor zij op een later moment een aangepast programma moeten ontwikkelen.
• Lesrooster. Het plannen van onderwijs is een uitdaging. Vaak wordt april gebruikt om voorbereidingen te treffen voor het lesrooster na de zomer. Maar nu is alle (vaak beperkte) capaciteit van de planners nodig om een aangepast lesrooster op te stellen voor online onderwijs de komende weken. Wat betekent dit voor het rooster na de zomer?
• Onzekere instroom en hogere doorstroom. Met name op contractonderwijs is de instroom minder zeker dan andere jaren. Werkgevers hebben op dit moment andere dingen aan hun hoofd. Daarnaast zullen er meer tweedejaarsstudenten zijn (vanwege het wegvallen van het bindend studieadvies). Beide hebben zowel forse financiële impact als impact op hoe het onderwijs intern te organiseren.
• Stages en buitenland na de zomer. Zullen er genoeg stageplekken zijn? Is het na de zomer al mogelijk om een semester in het buitenland te volgen? We weten het simpelweg nog niet en moeten ons er wel op voorbereiden.
• Werkdruk & motivatie bij medewerkers en studenten. Medewerkers en studenten zijn niet gewend aan deze digitale manier van samenwerken en onderwijs volgen. In combinatie met een drukke thuissituatie leidt dit tot stress. Niets is immers leuker dan met een groep mensen (collega’s of studenten) fysiek interactie te hebben en samen te werken. Er zijn al tekenen dat het ziekteverzuim op dit moment drastisch toeneemt. Hoe zorgen we ervoor dat deze studenten en collega’s weer fit raken en gemotiveerd zijn om te starten met hun werkzaamheden en studie?
• Onderzoek & samenwerking met het werkveld. Met alle focus op het onderwijs is het risico dat er te weinig aandacht is voor onderzoek. Zo kunnen contacten tussen wetenschappers en het werkveld verwateren en is ook de financiering vanuit het werkveld in het geding als bedrijven het financieel zwaar hebben.

Verduurzamen van lessen uit de crisissituatie

Tijdens de crisis gebeuren ook mooie dingen. Het is op sommige vlakken een boost voor innovatie en samenwerking. Laten we daarvan leren, deze lessen meenemen en borgen in onze standaard manier van werken. Dit zijn vijf waardevolle lessen voor onderwijsinstellingen:

• Digitaal onderwijs en toetsen. Hierop zijn in sneltreinvaart mooie innovaties gerealiseerd (zie ook hierboven). Hoe kunnen we de goede dingen vasthouden en doorzetten?
• Snelle besluitvorming en duidelijke communicatie. Geen oeverloze gesprekken over punten en komma’s. Allerlei werkgroepen en overleggen vallen weg. En de (lijn) communicatie richting studenten en medewerkers is in veel organisaties goed op orde.
• Implementatiekracht. Saamhorigheid & eigenaarschap. Bij veel organisaties is een “can do” mentaliteit ontstaan. Er is meer aandacht voor het primaire proces en minder voor bureaucratie. Projecten waar eerst maanden voor was uitgetrokken zijn nu in een weekend gedaan. De samenwerking tussen onderwijs en ondersteuning is nooit zo effectief geweest. Opvallend is dat organisatieonderdelen die vaak onderbelicht worden (zoals een afdeling communicatie of ICT) juist nu veel waardering krijgen.
• Digitaal samenwerken. Via Teams. De urgentie en noodzaak is groot om digitaal samen te werken. Binnen no-time is op veel plekken Microsoft Teams of andere digitale tooling uitgerold of is het gebruik ervan drastisch toegenomen.
• Impact op de maatschappij. Het belang en de actualiteit van onderwijs en onderzoek wordt eens te meer zichtbaar. Om maar twee voorbeelden te noemen: Docenten verpleegkunde die vrijwilligers een zorghotel een spoedcursus geven. En studenten van de TU Delft die werken aan een nieuw beademingsapparaat. Het is aannemelijk dat er t.a.v. onderzoek meer aandacht komt voor gezondheidsthema’s.

Werkwijze: een post-corona crisisteam

Iedere onderwijsinstelling heeft een crisisteam. Dit crisisteam is bezig om de organisatie door de crisis te loodsen. Het gevaar is dat dit crisisteam zo druk is met de actuele en dagelijkse brandjes dat er onvoldoende focus en aandacht is voor de langere termijn. Kortom, het expliciet scheiden van werkzaamheden (korte versus lange termijn) of beter nog, daar een apart voorbij-corona crisisteam voor inrichten heeft onze aanbeveling.
Het post-crisisteam verricht de volgende werkzaamheden:

• Overzicht creëren: In kaart brengen van ingezette veranderingen tijdens coronacrisis.
• Inventariseren/Evalueren: Wat moet er gebeuren om de ingezette veranderingen naar een hoger niveau te brengen? Dit kan gaan over het afronden van werkzaamheden en/of de kwaliteit naar een hoger niveau brengen.
• Borgen: Het borgen van deze veranderingen in een standaardwerkwijze voor de organisatie.

De post-crisis zal turbulent zijn. Iedereen zal zijn of haar plek weer vinden, studenten moeten goed geïnformeerd worden, en de interne organisatie zal op gang komen. Strakke, kortcyclische operationele sturing op afdeling en ketenniveau, en onderlinge communicatie via bijvoorbeeld dagstarts zijn hierbij van cruciaal belang.

Meer weten?

Heb je interesse en wil je meer weten over de ondersteuning die Morgens kan bieden? Neem dan contact op met Koen Janmaat via Janmaat janmaat@morgens.nl, of 071-3313640.

Meer over onderwijs