5 lessen voor het succesvol implementeren van digitaal werken

Bij de Rechtspraak is een grote stap gezet in het volledig digitaal werken in de strafrechtzaken. Door de invoering van digitaal werken moeten medewerkers hun werk anders doen dan voorheen en dat vraagt een hoop van een organisatie. Hoe maak je zo’n ingrijpende verandering tot een succes? In deze blog deel ik 5 lessen die ik heb geleerd tijdens mijn opdrachten, voor het succesvol implementeren van digitaal werken. 

Alle Zaken Digitaal

In september heb ik na 3,5 jaar een periode afgesloten waarin ik heb gewerkt aan de digitale transformatie bij de Rechtspraak en het OM. Mijn huidige opdracht bij de Rechtspraak is afgerond en daarmee komt er een einde aan de tijd waarin ik als projectleider heb gewerkt aan de invoering van digitaal werken. Onder andere in het programma Alle Zaken Digitaal. Een goed moment om stil te staan bij de mooie successen die we hebben geboekt: er is een grote stap gezet in het volledig digitaal werken in de strafrechtzaken. Daar ben ik trots op!

Mijn huidige opdracht bij de Rechtspraak is afgerond en daarmee komt er een einde aan de 3,5 jaar waarin ik als projectleider heb gewerkt aan de invoering van digitaal werken. Onder andere in het programma Alle Zaken Digitaal.

Nieuwe aanpak, nieuwe inzichten

Voor mij is dit ook een goed moment om stil te staan bij wat ik in mijn periode bij de Rechtspraak heb geleerd. Ik vind namelijk het mooie van het consultancy vak dat elke opdracht weer nieuwe inzichten oplevert. Een aanpak die ik eerder met succes heb toegepast werkt ineens niet in de nieuwe context. Vaardigheden die ik niet heb of nooit heb hoeven inzetten zijn opeens cruciaal. Nieuwe collega’s met een frisse blik of juist met jarenlange ervaring zorgen voor nieuwe inzichten. Tijdens mijn opdrachten vroeg ik mezelf soms af: “Hoe zorg ik voor een succesvolle implementatie van digitaal werken?” Het antwoord op deze vraag deel ik nu met je in de vorm van 5 lessen.

Les 1: de lijn is verantwoordelijk

Invoering van digitaal werken leidt er onherroepelijk toe dat medewerkers hun werk anders (moeten) gaan doen. Daarom is het bij de implementatie van digitaal werken cruciaal dat bestuurders en managers in de lead zijn. Zij zijn het best in staat om het verandervermogen van de organisatie in te schatten. Daarnaast zijn ze eindverantwoordelijk voor het realiseren van de baten van digitalisering en plukken ze daar uiteindelijk ook de vruchten van. Daarom hadden we in ons implementatietraject bijvoorbeeld als uitganspunt dat de lokale projectleiders afkomstig zijn van de Rechtbanken en OM-onderdelen. Vanuit het programma zorgden we voor de benodigde ondersteuning met een team van ervaren medewerkers.

Les 2: stuur in complexe omgevingen als programma’s op voortgang en niet op producten

Een programma heeft een beoogde einddatum. Dit gaat eigenlijk niet samen met het uitgangspunt dat de lijnorganisatie vanuit haar verantwoordelijkheid het tempo van de implementatie bepaalt. Werk daarom in een programma met planningsmijlpalen. Dat zijn data waarop uiterlijk de concrete planning van een implementatie zijn bepaald. Zo hadden we in 2018 bijvoorbeeld als planningsmijlpaal: “uiterlijk op 1 april is de datum voor de invoering in 2018 vastgesteld met als uiterste datum 31 december”. Op deze manier zorgden we voor voldoende ruimte voor de lijn terwijl we tegelijkertijd de voortgang in het traject hielden.

Les 3: lol is cruciaal

Digitalisering is soms taaie kost. Planningen schuiven en gebruikers leggen meestal (en terecht!) de nadruk op wat er niet goed gaat en wat het nieuwe systeem niet kan. Dan ontstaat al snel het risico dat de moraal van het implementatieteam daalt en de trekkende rol van het team onder druk komt te staan. Daarom werkten we in de afgelopen 3,5 jaar bewust aan het onderlinge plezier in het team. Denk hierbij aan klassieke teambuildingactiviteiten als een escape room of een kookworkshop. Maar ook aan onze traditie van de ‘Sinterkerstpubquiz’, waarin we terugkeken op het jaar. Dit was voor mij even wennen. Ik ben van nature iemand die de nadruk legt op het te behalen resultaat en minder op de intermenselijke kant. Maar ik heb ervaren dat werken aan lol en teamspirit het plezier vergroot en het juist daardoor lukt om resultaten te behalen.

Les 4: help het juiste gesprek voeren in plaats van het overnemen

In elk project of programma is de verleiding groot om zelf de bühne op te gaan om het evangelie te verkondigen. Zo heb ik de neiging om vanuit enthousiasme en resultaatdrang zo veel mogelijk gebruikers, managers en bestuurders te overtuigen. Dit gedrag roept vaak weerstand op en werkt ‘tribunegedrag’ in de hand bij de gesprekspartner. Dat wil zeggen aanhoren en vragen stellen in plaats van verantwoordelijkheid pakken en samen optrekken. In onze communicatiestrategie stond dan ook het uitgangspunt centraal: laat gebruikers met gebruikers praten. We hielpen de lokale projectleiders en bestuurders om het gesprek te voeren in plaats van over te nemen. Dit leidt tot meer herkenning, acceptatie en daarmee draagvlak.

Les 5: Structuur creëert ruimte en overzicht, persoonlijk leiderschap en bezieling beweging

De belangrijkste les van de afgelopen periode was dat persoonlijk leiderschap dé factor is die verschil maakt. Werken met planningsmijlpalen en met het uitgangspunt dat de lijnverantwoordelijkheid draagt zijn belangrijke, ‘technische’ uitgangspunten voor succes. Maar de juiste structuur en inrichting van het werk is niet voldoende. Als je als projectleider niet de verantwoordelijkheid neemt naar gebruikers als er iets misgaat, als je niet voor je teamleden staat als zij onder druk staan en als je je niet bewust bent dat je eigen gedrag succes kan maken of breken, dan kan het ook niet slagen.

Als ik terugkijk op de afgelopen tijd, zie ik dat de bezieling, het enthousiasme en de energie van de mensen om mij heen tot het succes heeft geleid. Het persoonlijk leiderschap dat ik daarmee om mij heen heb gezien geeft invulling en kleur aan de methode en structuur. Ik hoop dat ik dat ook heb kunnen geven aan mijn collega’s!

De 5 antwoorden hierboven vormen de kern van wat ik heb geleerd in de laatste 3,5 jaar. Ik neem ze mee naar mijn volgende opdracht en kijk uit naar wat ik daar weer ga leren. Herken je het bovenstaande of heb je een aanvulling uit je eigen ervaring? Laat het mij dan weten!