Deze website maakt gebruik van cookies melding sluiten
Onderwijs

Meer grip en samenwerking bij Hogeschool Saxion

Morgens begeleidt Saxion bij Continu Verbeteren Transitie

Morgens begeleidt Hogeschool Saxion bij haar Continu Verbeteren Transitie. Een uitdagend, maar ook leuk traject, waarbij Morgens-partner Koen Janmaat betrokken is. In een interview met Koen en Monique Stam, Programmamanager Continu Verbeteren binnen Saxion, wisselen zij hun ervaringen uit over de ingezette verandering.

Geen doel op zich

Continu Verbeteren is een Saxionbreed programma waar alle medewerkers mee te maken krijgen. Monique: “Het programma ondersteunt ons als organisatie bij het werken volgens de principes van Continu Verbeteren. Uiteraard is dat geen doel op zich. Deze manier van werken helpt teams om meer grip te krijgen op hun werk en het bevordert de samenwerking. Zo kunnen we beter sturen op de geformuleerde doelen en werken we met elkaar aan het realiseren van de Saxion strategie.”

Koen vult aan: “Het gaat om het bewerkstelligen van een cultuurverandering; een cultuur waarin iedereen maximaal leert en dagelijks nadenkt over hoe het de volgende dag nog net een beetje slimmer kan. Om dit te realiseren, faciliteert het programma Continu Verbeteren alle Saxion-medewerkers met coaching, training, tools en hulpmiddelen.” Hij citeert daarbij Henry Ford: “The only real mistake is the one from which we learn nothing.”

Leiderschap, teams en projecten

Het programma binnen Saxion bestaat uit drie onderdelen:

  1. Continu Verbeteren in Leiderschap: als manager zorgen voor voorbeeldgedrag, faciliterend leiderschap en een optimale aansturing.
  2. Continu Verbeteren in Teams: als team grip krijgen op het werk. Dit betekent dat we weten wanneer het goed gaat, elkaar aanspreken en van elkaar leren.
  3. Continu Verbeteren in Projecten: zorgen dat we op een Lean manier processen verbeteren.

Herkenbaarheid in aanpak van zaken

Monique: “Met dit programma realiseren we binnen Saxion herkenbaarheid in hoe we zaken aanpakken. We spreken steeds meer dezelfde taal. Daardoor vereenvoudig je ook de samenwerking in processen en over afdelingen heen.

Onze coaches ondersteunen de teams en het management, bijvoorbeeld met hulpmiddelen zoals een ‘wall’. Dat is een bord met daarop de successen en knelpunten van jouw team, de stand van zaken rondom teamprestatie-indicatoren (tpi’s) en de voortgang van gemaakte afspraken. Zo’n wall maakt inzichtelijk waar jouw team staat en stimuleert het voeren van een gesprek met elkaar”, zo legt Monique uit.

Koen vult aan: “Saxion wil de beste Hogeschool van Nederland worden. Daarbij hoort een organisatie die effectief is, goed aansluit bij wat studenten en werkgevers willen, en steeds weer bezig is zichzelf aan te passen en te verbeteren. Dat vereist een andere manier van (samen)werken. Continu Verbeteren levert de bouwstenen die nodig zijn om deze ambitie te realiseren.”

“Met dit programma realiseren we binnen Saxion herkenbaarheid in hoe we zaken aanpakken. We spreken steeds meer dezelfde taal. Daardoor vereenvoudig je ook de samenwerking in processen en over afdelingen heen.”

Monique Stam Programmamanager binnen Hogeschool Saxion

Steeds meer de vruchten plukken

De grote vraag is: wanneer is het programma Continu Verbeteren geslaagd? Monique: “Het programma is geslaagd als we op steeds meer plekken binnen Saxion de vruchten plukken van deze manier van werken. Als we gericht werken aan het behalen van onze doelstellingen, op alle niveaus. Er is dan naast een teamgevoel ook meer eigenaarschap. De processen zijn dan beter en we vergaderen minder en beter. Daardoor kunnen we meer tijd besteden aan onderwijs, onderzoek en onze studenten. Want daar doen we het uiteindelijk voor.”

Koen: “Het programma is voor mij geslaagd als Saxion over een paar jaar daadwerkelijk de beste Hogeschool van Nederland is en we dit ook terugzien in de cijfers.”

Lees meer over Continu Verbeteren

Grote stappen opdelen in kleine stapjes

“Er zijn tijdens het traject constant mijlpalen; dat is het mooie van Continu Verbeteren”, vertelt Monique enthousiast. “Door grote stappen op te delen in kleine stapjes, maak je elke keer vorderingen, leer je tussentijds en kun je bijsturen. Het geeft energie dat we academies telkens kleine stappen in de goede richting zien zetten. Daar worden mooie resultaten mee geboekt. Zo brengen we doelgerichter mensen samen, waardoor er minder vergadertijd nodig is. Daar wordt bijna iedereen blij van. Soms is de oplossing veel dichterbij dan we denken.”

Aanvullend hierop noemt Koen twee belangrijke, toekomstige mijlpalen: “Dat uiteindelijk alle eenheden de wave  van het Continu Verbeteren-programma hebben doorlopen. En dat er straks een stevig intern coach-team staat, zodat Saxion zelfstandig de vervolgstappen kan zetten.”

“Saxion wil de beste Hogeschool van Nederland worden. Daarbij hoort een organisatie die effectief is, goed aansluit bij wat studenten en werkgevers willen, en steeds weer bezig is zichzelf aan te passen en te verbeteren.”

Koen Janmaat Partner bij Morgens

Kunst om proces levendig te houden

Bij Saxion gaat al erg veel goed, volgens Koen: “De koers is duidelijk en er zijn geweldige initiatieven, zoals het Smart Solutions Semester en de Saxion Parttime School. Er is tegelijkertijd nog zoveel meer mogelijk. Sommige teams ervaren een hoge werkdruk, de score op de Nationale Studenten Enquête (NSE-score) is nog niet overal wat het moet zijn, de structuren en systemen in de organisatie zijn ingewikkeld en de samenwerking over eenheden heen kan veel beter.”

Monique vertelt over de eerste periode, waarin iedereen vol energie start en er intensieve ondersteuning van een coach is. “De kunst is om het ook met minder ondersteuning levendig te houden en een echte cultuur van continu verbeteren met elkaar te ontwikkelen.”

“We brengen doelgerichter mensen samen, waardoor er minder vergadertijd nodig is. Soms is de oplossing veel dichterbij dan we denken.”

Monique Stam Programmamanager binnen Hogeschool Saxion

Duidelijke rolverdeling

Koen en Monique managen het project samen, met ieder hun eigen rol. Koen brengt kennis en ervaring binnen Saxion als het gaat om Lean, programma- en verandermanagement. Koen: “Ik ben opgeleid tot Lean Six Sigma Black Belt. Vanuit die hoedanigheid heb ik diverse organisaties en transities begeleid.

Monique heeft kennis en ervaring op het gebied van verandermanagement. Zij is als programmamanager verantwoordelijk voor de voortgang van het programma. Er zitten daarnaast verschillende experts in het programmateam. Dat team rapporteert wekelijks over de voortgang, successen en leerpunten. Monique: “De leden van het programmateam en de coaches zijn gemotiveerd en gedreven; zij nemen in het proces ieder hun verantwoordelijkheid. Ik ben niet alleen trots op hen, maar ook op onze trainee en alle deelnemende eenheden. Samen helpen we Saxion naar een hoger plan.”

Werkplezier essentieel

Monique: “Programmamanagement is een randvoorwaarde. Het echte werk vindt plaats in de academies, diensten, servicecentra en bureaus. Door deel te nemen aan het programma Continu Verbeteren, committeren zij zich aan de werkwijze die daarbij past en gaan ze aan de slag. Werkplezier is daarbij uiteindelijk essentieel. Het is mooi om te zien dat veel teams dat ook zo zien. Laten we dan ook vooral met veel plezier leren en ons verder blijven ontwikkelen. Als hogeschool én als mens.”

Dit artikel is gebaseerd op een eerdere interne publicatie van Saxion.

Lees meer over Continu Verbeteren bij Saxion in ScienceGuide
Ontvang gratis Morgens Magazine

Ontvang gratis inspiratie, kennis en updates! Schrijf je in op onze nieuwsbrief & ontvang Morgens Magazine gratis in je mailbox.

Door op verzenden te klikken ga je akkoord met de Privacyverklaring van Morgens