Morgens ondersteunt bij ontmanteling voormalig Havenziekenhuis

In oktober 2017 is het voormalige Havenziekenhuis in Rotterdam gesloten. Morgens-partner Petra van Zeeland en consultant Annouck de Boer hebben de ontmanteling van de ziekenhuisorganisatie begeleid. Vier Rotterdamse ziekenhuizen (Erasmus MC, Franciscus Gasthuis & Vlietland, Maasstad Ziekenhuis en IJsselland ziekenhuis) hebben de afgelopen jaren gezamenlijk invulling gegeven aan de poliklinische zorg in de Havenpolikliniek, gehuisvest in het gebouw van het voormalige Havenziekenhuis.

Aan deze tijdelijke invulling komt nu ook een einde. Medio december 2020 is een groot deel van de poliklinische zorg naar andere locaties in Rotterdam verhuisd, omdat het oude gebouw van het Havenziekenhuis niet meer voldoet aan de eisen van deze tijd. Het Franciscus Gasthuis & Vlietland zet de zorg nog voor een korte periode in 2021 op de oude locatie voort en verhuist daarna ook naar een nieuwe locatie. Morgens consultant Annouck de Boer heeft naast de eerdere ontmanteling van de ziekenhuisorganisatie het afgelopen jaar ook de ontmanteling van het gebouw begeleid.

De vraag

Tijdens de ontmanteling van het Havenziekenhuis zijn een aantal resterende activiteiten ondergebracht in de rechtsopvolger van het Havenziekenhuis, de Haven Service BV. De kernactiviteit van de Haven Service BV was het beheer van het vastgoed en het organiseren van de facilitaire dienstverlening voor de Havenpolikliniek. Daarnaast zijn in de Haven Service BV de volgende kernactiviteiten van het oude ziekenhuis geborgd:

• Archieffunctie in overeenstemming met bewaarplicht, bijvoorbeeld van medische gegevens en bedrijfsmatige gegevens;
• Afhandeling en verzekering van oude klachten en claims;
• Afhandeling van de afrekening van zorgverzekeraars;
• Personeelszaken van het facilitair bedrijf en aansturing van externe leveranciers;
• Beheer van de nog resterende apparatuur, ICT-infrastructuur en inventaris, ten behoeve van de Havenpolikliniek.

Het Erasmus MC heeft, als moedermaatschappij van de Haven Service BV, Morgens gevraagd de ontmanteling – niet geheel, Buitenhaven gaat immers door – van de Haven Service BV te realiseren.

Programmaplan ‘Lights Out Havenpolikliniek’

Begin 2020 zijn de voorbereidingen gestart voor de ontmanteling van de Havenpolikliniek en Haven Service BV.  De basis voor de ontmanteling was een goed en gefundeerd programmaplan. Het programma ‘Lights Out Havenpolikliniek’ had twee belangrijke doelstellingen:

1. Alle bedrijfsactiviteiten van het voormalige Havenziekenhuis afbouwen of indien nodig borgen bij het Erasmus MC;
2. Het pand van het voormalige Havenziekenhuis (Haringvliet 2) uiterlijk 31-12-2020 leeg opleveren en overdragen aan de nieuwe eigenaar.

Om de doelstellingen van het programma te realiseren is op de volgende projectdomeinen een afbouw of borgingsscenario gerealiseerd: Vastgoed, Financiën, Juridische zaken, Communicatie, P&O en Archief & ICT.

De aanpak

Voor elk afbouwproject is gebruikgemaakt van een projectmanagement aanpak met heldere doelstelling(en). Elke doelstelling is opgesplitst in kernactiviteiten en vervolgens is er een gedetailleerde planning gemaakt. Onderstaand een weergave van de kernactiviteiten per projectdomein.

Archief & ICT

• Het fysieke en digitale medische archief van het voormalige Havenziekenhuis borgen bij het Erasmus MC i.v.m. wettelijke bewaarplicht.
• De ICT-infrastructuur ontmantelen die voor de poliklinieken van de Havenpolikliniek “up and running” was.

 P&O

• Overplaatsen medewerkers van de Haven Service BV middels Sociaal Plan met partnerziekenhuizen.
• Archivering van personeelsdossiers van het voormalige Havenziekenhuis borgen bij het Erasmus MC.

Vastgoed

• Overdracht pand voormalig Havenziekenhuis (Haringvliet 2) aan nieuwe eigenaar.
• Verkoop en schenken van (medisch) inventaris.
• Technisch en facilitair in beheer brengen van 2e polikliniekgebouw (Haringvliet 72) bij het Erasmus MC.

Juridisch Zaken

• Borgen van uitvoering van klachten en claims van het voormalig Havenziekenhuis.
• Borgen van verzekering klachten en claims.

Communicatie

• Website met informatie voor oud-patiënten van het voormalige Havenziekenhuis in beheer brengen bij het Erasmus MC.

Financiën

• Inkoopcontracten opzeggen met leveranciers.
• Financiële afronding van het voormalige Havenziekenhuis met de zorgverzekeraars.
• Financiële inrichting voor doorstart buitenpolikliniek 2de polikliniekgebouw in beheer van het Erasmus MC.

De zeven belangrijkste lessen

1. Fases van rouw: wees consistent en consequent in de strategie en communicatie

De sluiting van voormalige Havenziekenhuis is een ingrijpend proces geweest voor het personeel en patiënten, maar ook voor verwijzend huisartsen en omwonenden. In de rechtsopvolger van het Havenziekenhuis (Haven Service BV) bleef voor gedurende drie jaar nog 15 fte facilitair personeel actief ter ondersteuning van de Havenpolikliniek. Dit waren oud-medewerkers van het Havenziekenhuis. Deze medewerkers hebben lang in onzekerheid gezeten over hun toekomst. Het is van belang om deze verschillende fases van ‘rouw’ te onderkennen en tegelijkertijd zo transparant mogelijk te communiceren over de toekomst. Het belangrijkste advies in dit traject was: Hoe lastig de situatie ook is, medewerkers hebben het meest aan een consistent en consequent optreden van een manager in plaats van begrip.

2. Continue aandacht voor toelichting context en urgentie

Onderdeel van het ontmantelingsprogramma was de borging van activiteiten bij verschillende disciplines binnen het Erasmus MC. Belangrijk is om iedereen op een enthousiaste manier mee te nemen in de context en urgentie. Dit is een fundament om tot resultaat te komen.

3. Investeer in een stakeholdersanalyse

Het is van belang om per project een goede stakeholders-analyse te maken en de belangrijkste stakeholders ook te betrekken. Het borgen van het medisch archief leek op het eerste gezicht met name een ICT-technische aangelegenheid. Het project heeft echter vertraging opgelopen door het juridisch overhevelen van de onderliggende contracten.  Met een goede stakeholdersanalyse aan de voorkant was er minder vertraging opgelopen.

4. Visuele voortgangsoverleggen voor snelle signalering en acties

Plan wekelijks of tweewekelijks een voortgangsoverleg met projectleiders en maandelijks met het bestuur. Maak tijdens de voortgangsoverleggen gebruik van visueel management. Dit zorgt voor snelle signalering van knelpunten en geeft de mogelijkheid direct te anticiperen.

5. Scenario-analyse aan de voorkant brengt snelheid bij stagnatie tijdens je project

Maak een risicoanalyse van elke fase van de afbouw en zorg dat er verschillende scenario’s op de plank liggen. Op het moment dat er toch iets anders gaat dan gepland kun je direct schakelen naar het volgende scenario. Tijdens de ontmanteling is door externe factoren de deadline van oplevering een paar keer gewijzigd. Hierdoor moesten we snel instaat zijn de koers te wijzigingen en snel overschakelen naar een ander scenario.

6. Communicatie is de cruciale basis

Het logische toverwoord is communicatie. Gebruik verschillende momenten en middelen voor een goede communicatie met externe en interne stakeholders. Blijf elkaar informeren. Ook als er geen voortgang is. Hierdoor blijft iedereen aangehaakt bij de opgave.

7. Logging is essentieel

Leg alle besluiten schriftelijk vast en maak een borgingsdocument waarin per afbouwproject verwezen wordt naar alle afspraken met onderliggende documentatie. Om ervoor te zorgen dat het toekomstig beheer altijd een naslagwerk heeft om op terug te vallen als er toch iets onduidelijk is.

Het resultaat

Na een jaar hard werken met heel veel disciplines, komt er een einde aan het ‘Haven tijdperk’. Op 31 december 2020 is de sleutel overhandigd aan de nieuwe eigenaar. Dit was een mooi symbool voor de succesvolle afronding van het ontmantelingsprogramma.