Samenwerking tussen zorg en onderwijs bij deRotterdamseZorg

Vanaf begin 2020 werken zorg- en onderwijsinstellingen samen in een online applicatie (Stage Monitor) om voldoende passende stageplaatsen te realiseren voor de studenten in de regio Rotterdam, door gezamenlijke verantwoordelijkheid en verdeling. Deze samenwerking is één van de projecten vanuit deRotterdamseZorg. Morgens is gevraagd om het project te leiden van de ontwikkeling van de applicatie tot het daadwerkelijke gebruik bij de instellingen in de regio.

deRotterdamseZorg bevordert de personeelsbezetting van zorg- en welzijnsorganisaties in Rotterdam Rijnmond, opdat iedereen uiteindelijk kan rekenen op voldoende gekwalificeerd zorgpersoneel.

De vraag

Om inzicht te krijgen in vraag, aanbod en invulling van stageplaatsen wordt een nieuw te ontwikkelen applicatie ingericht. Hierop worden 20 zorg- en onderwijsinstellingen aangesloten. Daarnaast zal er een dashboard beschikbaar worden gemaakt voor deRotterdamseZorg om de regionale monitoring te kunnen uitvoeren. Het ontwikkelen van de applicatie gebeurt in samenwerking met Xebic, de gekozen softwareleverancier. Daarnaast moeten de verschillende zorg- en onderwijsinstellingen de applicatie gaan gebruiken en borgen in hun eigen processen.

De aanpak

Door de omvang van het samenwerkingsverband is samenwerking essentieel. Dit vraagt om een aanpak waarbij de deelnemers voldoende ruimte hebben om mee te ontwikkelen en te beslissen. Daarnaast is er veel snelheid nodig om resultaat te laten zien zodat alle partijen betrokken en gemotiveerd blijven.

1. Voor de ontwikkeling van de online applicatie is gekozen voor een scrumaanpak. In sprints van twee weken is toegewerkt naar een eerste bruikbare versie van de applicatie. Er is een klankbordgroep gevormd met een vertegenwoordiging van de deelnemers om continu de ontwikkelaar van de juiste input te kunnen voorzien. De projectleider heeft in deze fase met name de taak om verbinding te maken tussen de verschillende wensen en eisen vanuit de zorg- en onderwijsinstellingen en de leverancier. Tijdens deze sprints hebben we samen met Xebic steeds eenzelfde aanpak gehanteerd:a. Bespreken welke functionaliteit nodig is; hoe werkt dit in de praktijk, wat willen de gebruikers kunnen, waar in het proces moet dit klaar zijn?

   b. Design van de functionaliteit beschikbaar maken voor de klankbordgroep. Sluit het aan bij de verwachtingen? Wat kan beter of anders?

   c. Clickable beschikbaar maken om de flow te testen. Een clickable is een afbeelding waarop je een (beperkt) aantal stappen kunt doorklikken. Het is nog geen werkende software, maar geeft de gebruikers de kans om het proces te bekijken en input te leveren, voor de functionaliteit in de software gebouwd is.

   d. Werkende software in gebruik nemen. Doordat de eerste stappen zorgvuldig zijn genomen is er veel minder herstelwerk nodig dan bij een andere aanpak. Hierdoor kunnen gebruikers direct aan de slag zodra de werkende software is opgeleverd.

2. Voor het implementeren is gekozen voor een persoonlijke aanpak om draagvlak te creëren, ondanks de hoeveelheid organisaties. Deze aanpak bestaat uit twee onderdelen:a. Bezoeken van de organisaties. Bij aanvang van het project zijn alle organisaties bezocht en is er op de afdeling meegekeken hoe zij werken en tegen welke knelpunten zij aanlopen. Vervolgens is er op structurele basis contact gehouden met de verschillende organisaties.

   b. Centrale trainingen om de gebruikers optimaal te ondersteunen bij het in gebruik nemen van de software. In een aantal bijeenkomsten (bootcamp sessies) zijn alle gebruikers van de verschillende organisaties (digitaal) getraind om met de nieuwe applicatie te kunnen werken. Tijdens deze trainingen was er ruim aandacht voor de deelnemers om zelf aan de slag te gaan en direct vragen te stellen. En ander bijkomend voordeel van de trainingen is dat de gebruikers van verschillende organisaties elkaar ook konden ontmoeten.

Het resultaat

Door het hanteren van de eerder beschreven aanpak is het gelukt om binnen vier maanden de eerste werkende software in gebruik te nemen en vanuit daar door te ontwikkelen. Bij het in gebruik nemen van de eerste versie van de applicatie zijn alle gebruikers in een bootcamp sessie getraind om met de applicatie te werken en zijn de eerste verbetersuggesties opgehaald. We hebben een proces ingezet waarbij we gedurende een aantal maanden bezig zijn geweest met het ophalen van allerlei verbetersuggesties en het aanpassen van de applicatie.

In februari 2020 is bij alle deelnemende organisaties de Stage Monitor officieel in gebruik genomen. Dat wil zeggen dat de applicatie leidend is geworden in het inzichtelijk maken van vraag, aanbod en de invulling van stageplaatsen. Bij het leidend maken van de Stage Monitor hebben wederom alle gebruikers een (digitale) bootcamp sessie gehad om zelf aan de slag te gaan met de applicatie.

Hierdoor hebben de verschillende onderwijsinstellingen op één plek direct inzicht in waar stageplaatsen beschikbaar zijn en kunnen zij deze aanvragen met één druk op de knop. Zorginstellingen weten op deze manier veel eerder waar ze aan toe zijn en welke studenten zij kunnen verwachten.