Gemeente Arnhem: samen bouwen aan een toekomstbestendig Public Affairs-team

Anna Veltkamp blikt terug op haar rol als projectleider en kwartiermaker bij het opbouwen van het nieuwe team Public Affairs in Arnhem—een traject waarin strategische belangenbehartiging, teamontwikkeling en verandering samenkwamen. 

De vraag

Na mijn projectleidersrol in de opkomstbevorderingscampagne voor de Tweede Kamerverkiezingen in Arnhem, ben ik gevraagd om als kwartiermaker het nieuwe team Public Affairs op te bouwen. Het doel was om het verhaal van Arnhem beter zichtbaar te maken in de rest van het land, en binnen de gemeente het team op de kaart te zetten. Mijn opdracht begon in maart 2024 en was oorspronkelijk gepland voor negen maanden. Aan het einde van het jaar bleek echter dat er nog werk aan de winkel was, waardoor we hebben afgesproken dat ik langer zou blijven.

De opdracht

Mijn opdracht bestond uit de begeleiding van de verhuizing van het team Public Affairs van de afdeling Strategie, Beleid en Regie naar de afdeling Communicatie en Bestuursondersteuning. Dit had zowel een inhoudelijke als een organisatorische component.

Inhoudelijk ging het om het afstemmen met het bestuur over hun prioriteiten in de behartiging van Arnhemse belangen. Ook was het nodig om gezamenlijk te bepalen wat Public Affairs binnen gemeente Arnhem precies inhoudt en welke rol het team daarin speelt.

Organisatorisch betekende dit het opbouwen van een sterk team. Ik heb vacatures uitgezet en nieuwe teamleden aangenomen. Daarnaast heb ik samen met managers, bestuurders en collega’s gesprekken gevoerd over de positie en rol van het team binnen de organisatie. Dit ging niet alleen over werkprocessen en taakverdeling, maar ook over de benodigde middelen en instrumenten om het team effectief te laten werken.

De aanpak

Bij de start van de opdracht heb ik een duidelijk plan van aanpak gemaakt: eerst de rollen en taken definiëren, vervolgens de functiebeschrijvingen opstellen en daarna de werving starten. In de praktijk bleek de verandering echter weerbarstig en kwamen er veel extra vragen op ons af. Het werd een uitdaging om ‘de winkel te verbouwen terwijl hij open bleef’. Daarom is de opdracht langer doorgegaan dan oorspronkelijk gepland.

Wat ik vanuit Morgens heb meegenomen, is onze manier van kijken naar verandering. Een deel organiseer je, een ander deel ontstaat gaandeweg. De verhuizing van het team in de systemen, het herzien van werkprocessen en de werving van nieuwe teamleden waren planbare onderdelen. Maar andere aspecten, zoals de dynamiek met de nieuwe afdeling, de relatie met de chef kabinet en de bestuurders, lieten zich minder goed voorspellen. Mijn aanpak was om hier actief bij stil te staan en het team te begeleiden bij deze onvoorspelbare veranderingen.

Toegevoegde waarde

Het team Public Affairs heeft als taak om Arnhem zichtbaarder te maken binnen de regio, bij het Rijk en in Brussel, op strategische thema’s die voor de stad van belang zijn. Daarnaast brengen ze signalen uit Den Haag, Brussel en de regio naar Arnhem en koppelen deze aan de juiste mensen binnen de organisatie. Dit helpt bij het signaleren van kansen voor subsidies, samenwerkingen en andere strategische ontwikkelingen.

Door de juiste mensen bij elkaar te brengen en de interne en externe verbindingen te versterken, draagt het team bij aan een krachtige positionering van Arnhem.

Het resultaat

Het resultaat is een stevig neergezet team dat zich zeker voelt in hun rol richting het bestuur, de inwoners van Arnhem en netwerkpartners. Er is een duidelijke verdeling van rollen en verantwoordelijkheden, en de samenwerking binnen het team loopt goed. Het team weet waar ze elkaar voor kunnen benaderen en de teamleden hebben plezier in het werk.

Wat ik gemeenten zou willen meegeven, is dat een Public Affairs-team vooral een netwerkteam is. Je hebt generalisten nodig die goed zijn in verbinden, signaleren en schakelen, zonder te veel de inhoud in te duiken. Ook helpt het om als gemeente scherpe keuzes te maken in waar je voor staat. Arnhem heeft zich bijvoorbeeld uitgesproken voor drie prioriteiten: Arnhem als energie hoofdstad, als stad waar één van de grootste woningbouwopgaves van het land wordt gerealiseerd en waar alle Arnhemmers meedoen vanaf dag één. Dat zijn krachtige statements, die het bestuur uitdraagt en waar je als team Public Affairs echt voordeel van hebt.