Fundis borgt positieve veranderingen uit coronaperiode in zes thema’s

Corona heeft een enorme impact op de zorg. Maar ook na corona zal de druk op de zorg in Nederland enorm zijn en alleen maar verder toenemen. Dat komt onder meer door de dubbele vergrijzing en krapte op de arbeidsmarkt. Er moet nog een hoop gebeuren om de zorg van morgen goed te kunnen blijven faciliteren. Gedurende de coronaperiode zijn initiatieven gestart die kansen bieden voor de toekomst. Thema’s als de druk op de arbeidsmarkt, zorginnovaties, regionale samenwerking en betrokkenheid van de medewerkers bij veranderingen blijven actueel, maar komen door covid in een versnelling of brengen nieuwe innovaties. Nu is hét moment om de meest in het oog springende kansen te verankeren. In deze case lees je over de vraag van Fundis, de samenwerking met Morgens daarbij en het behaalde resultaat.

De vraag

In de afgelopen twee jaar heeft zorg- en welzijnsnetwerk Fundis, net als de gehele zorgsector, te maken gekregen met enorme uitdagingen en ontwikkelingen die de coronaperiode met zich meebracht. Fundis heeft Morgens gevraagd om de leerpunten van de deze periode van de 22 bedrijven uit het netwerk in kaart te brengen. Fundis borgt deze leerpunten in de reguliere bedrijfsprocessen middels een implementatiehandreiking.

De aanpak

Het traject bestond uit twee fasen. Allereerst een brede inventarisatie bestaande uit het ophalen van informatie, het ordenen van inzichten en in kaart brengen en vaststellen van de leerpunten. Gevolgd door een thematische verdieping en borging gericht op implementatie met een koppeling naar bestaande processen en lopende projecten.

Fase van inventarisatie:

• Middels interviews met de directeuren van alle Fundis bedrijven en de holdingdirectie zijn de leerpunten van de coronaperiode door Morgens opgehaald en op een rij gezet.
• Tijdens interactieve digitale sessies hebben we het gesprek gevoerd over de gebundelde uitkomsten om tot een eerste prioritering te komen. Dit alles in de digitale werkomgeving Mural, waarin de directeuren de verschillende leerpunten en thema’s waardeerden op impact en inspanning.
• Op basis van deze eerste prioritering hebben we een visueel overzicht met zes leerpunten gemaakt.

Fase van verdieping en borging:

• Tussen de sessies door hebben we de opbrengsten uitgewerkt en gedeeld voor tussentijdse feedback. Zo hebben we stap voor stap met de groep als geheel of in kleiner deelverband gewerkt aan het concreet maken van de leerpunten en daaraan verbonden doelen en acties. Door deze werkwijze waren alle Fundis bedrijven en de holdingdirectie bij iedere stap betrokken.
• De zes leerpunten, met ieder één of meer onderliggende thema’s hebben we hierna verder uitgewerkt in een implementatiehandreiking, een zogeheten project A3 per leerpunt, waarin doelen en acties concreet zijn gemaakt. Waar mogelijk steeds met een koppeling naar bestaande processen en lopende projecten.

“De forse uitdagingen van de coronapandemie op de zorgsector en op de Fundis-bedrijven hebben aangetoond dat we elkaar hard nodig hebben en als netwerk veel met elkaar kunnen bereiken.”

– Gert Jan Speksnijder, Directeur Goudenhart

Het resultaat

Door de waardevolle discussies zijn de gezamenlijke beelden in de groep directeuren meer gaan leven en is daar gemeenschappelijke taal aan gegeven. De leerpunten hangen onderling met elkaar samen. De wens is uitgesproken om hier blijvend aandacht voor te hebben. Verankering in de reguliere organisatie was hierbij een belangrijk onderdeel.

Het resultaat van de samenwerking tussen Fundis en Morgens bestaat uit:

1. Een overzicht en inhoudelijke verdieping van de zes leerpunten

De thema’s van de zes leerpunten met enkele van de voornaamste inzichten zijn:

• Fysiek en/of digitaal werken. Het besef is in de organisatie breed gedeeld dat digitaal (samen)werken op veel vlakken winst oplevert waarbij ook continu aandacht moet zijn voor de balans privé/werk.
• Zorginnovaties en andere vormen van zorg. Niet altijd kon alle zorg worden geboden. Een deel van de oplossing ligt in technologische innovaties, een ander deel in het doorontwikkelen van de veranderde cliëntrelatie.
• Interne samenwerking en communicatie. De afgelopen twee jaren leerden dat meer over disciplines heen en met grotere betrokkenheid van medewerkers kan worden georganiseerd. Afspraken over communicatie zijn daarbij essentieel.
• Druk op de arbeidsmarkt. De urgentie die al langer werd gevoeld kreeg een extra dimensie onder andere door meer aandacht voor vitaliteit van eigen medewerkers, inzet van mensen zonder zorgachtergrond en inzichten op het gebied van taakherschikking.
• Interne verandering en leiderschap. Het management leerde noodgedwongen zaken loslaten en meer dan voorheen vanuit een basis van vertrouwen de werkvloer te faciliteren. Afspraken worden gemaakt om de snelheid van en ruimte in besluitvorming te behouden, met name in geval van bedrijf overstijgende projecten.
• Keten- en regionale samenwerking. Ketensamenwerking maakte in korte tijd veel mogelijk en legde de onderlinge relaties bloot. Om samenwerking te bestendigen wordt per regio de gezamenlijke visie en doelen bepaald en samenwerkingsintentie vastgesteld.

2. Een implementatiehandreiking per leerpunt

Voor ieder leerpunt hebben we een compact en effectief plan van aanpak op één A3 gemaakt; een zogeheten project A3. Dit is een implementatiehandreiking waar de input van de directeuren is vertaald in een overzicht van (sub)doelen en acties. De zes implementatiehandreikingen vormen het eindresultaat van de opdracht. Op basis van deze handreikingen bepaalt ieder Fundis-bedrijf voor zichzelf of gezamenlijk met andere bedrijven welke acties zij onderdeel willen maken van hun reguliere proces. Dit gebeurt zowel in gesprek tussen de bedrijven onderling in de Groepsraad als in overleg tussen een individueel bedrijf en de holdingdirectie.

3. Directe koppeling van doelen en acties aan bestaande processen binnen Fundis

Acties worden zo veel mogelijk gekoppeld aan bestaande processen binnen Fundis of als nieuwe actie uitgewerkt. Wat Fundis-bedrijven in jaarplannen opnemen wordt onderdeel van reguliere interne rapportagegesprekken en daarmee onderdeel van het Fundis-DNA. Door de veranderingen zo te verankeren, wordt gezorgd voor bestendiging.