Cases / Overheid

De Rechtspraak: data inzetten voor tijdige rechtspraak

15-08-2022 3 minuten

De kwaliteit van de Nederlandse Rechtspraak is hoog, maar helaas lukt het niet om altijd binnen de afgesproken termijn uitspraak te doen. De Rechtspraak zet daarom in op het verkorten van de doorlooptijd en het beter informeren van rechtzoekenden. Een van de pijlers om daar te komen is het werken met data. Morgens ondersteunde een aantal gerechten in dit proces. Na afronding van dit proces weten de gerechten welk stappenplan ze kunnen volgen om met behulp van dashboards en data knelpunten in de processen op te lossen.

Over tijdige rechtspraak

Het programma tijdige rechtspraak ondersteunt alle gerechten in Nederland in de ontwikkeling naar tijdige en voorspelbare rechtspraak. Dit houdt in dat de burger weet waar hij aan toe is, doordat de stappen en de doorlooptijd in zijn zaak voorspelbaar zijn. De zaak wordt goed en binnen een acceptabele tijd behandeld binnen de landelijk doorlooptijdstandaarden.

“Data helpt ons om meer gerichte oplossingen te verzinnen voor knelpunten in onze processen. Morgens heeft ons geholpen om hier daadwerkelijk stappen in te zetten.”

– Coen Jaspar, voormalig deelprogrammaleider Managementinformatie

 

De vraag

Binnen het programma tijdige rechtspraak zijn in het deelprogramma Managementinformatie voor alle gerechten dashboards ontwikkeld. De dashboards geven inzicht in de looptijd van afgehandelde en lopende zaken van het gerecht. Nadat de dashboards zijn ontwikkeld is het aan de gerechten om ze te gebruiken bij de aansturing van de teams. In de praktijk bleek echter dat het voor de gerechten niet zo gemakkelijk is om de data goed te analyseren en de dashboards te gebruiken. Daarom biedt het deelprogramma managementteams van de gerechten workshops en begeleiding aan zodat de dashboards goed benut kunnen worden. Zij hebben Morgens gevraagd hen hierbij te ondersteunen.

De aanpak

Wij hebben voor elf managementteams van verschillende gerechten workshops georganiseerd. In iedere workshop namen de MT’s van twee of drie gerechten deel voor kennisuitwisseling en onderlinge inspiratie. Samen met adviseurs Planning & Control bereidden we een analyse voor over de werkvoorraad van de deelnemende gerechten en de knelpunten die uit de data naar voren kwamen. In de workshop zelf werd de analyse gepresenteerd en besproken wat dit betekent voor de gerechten. Op deze manier leerden de MT’s al doende om het dashboard te gebruiken en acties te verbinden aan de inzichten die via het dashboard werden verkregen. Door de onderlinge kennisuitwisseling en inspiratie ontstond meteen de energie om daadwerkelijk aan de slag te gaan.

Helpen groeien in datagestuurd werken

De workshops vormden de kick-off van het werken met data voor de gerechten. Na de workshop hebben we een aantal MT’s begeleid om te groeien in datagestuurd werken. Hierbij sloten we aan bij het niveau waarop het MT al met data werkt. Daarvoor hebben we vier stappen in het werken met data in beeld gebracht waar makkelijk mee gestart kan worden, maar wat als repeterend proces een goede basis is van datagestuurd werken.

Stap 1: Nulmeting

Een nulmeting is belangrijk voor de MT’s om inzicht te krijgen in wat er in de dashboards staat en om vertrouwen te krijgen in de informatie. In deze stap gaat het om het samen leren lezen en begrijpen van het dashboard, het uitvoeren van een eerste analyse waarmee de startsituatie in beeld wordt gebracht en het controleren van de datakwaliteit. Zo ontstaat vertrouwen in de data.

Stap 2: Gerichte analyse

De volgende stap is het uitvoeren van een behapbare analyse van een specifieke stroom of onderdeel van het proces. In een team met zowel juridische als bedrijfskundige kennis kan de analyse goed uitgevoerd en geduid worden en komen concrete ideeën en mogelijkheden voor verbetering op.

Stap 3: Delen en draagvlak

Door de analyse krijgen de kernteams inzicht in waarom een zaakstroom wel of niet goed loopt met ideeën om daar verbetering in te brengen. Om die verbeteringen te laten landen is het belangrijk het team mee te nemen in de inzichten.

Stap 4: Verbeteracties

Dan is het tijd voor concrete verbeteracties en het monitoren van het resultaat. Daarvoor is het goed om een ambitieus maar realistisch doel te hebben en na te denken welke effecten je verwacht en hoe je dat gaat meten. Sommige resultaten zitten namelijk niet alleen in harde cijfers, maar bijvoorbeeld in het proces.

Het resultaat

In totaal hebben we vijf workshops voor elf MT’s van verschillende gerechten verzorgd en met twee van hen hebben we een vervolgworkshop georganiseerd waarin zij de eerste concrete stappen zetten in het datagestuurd werken. Daarnaast hebben we een handreiking gemaakt met tips hoe je stapsgewijs kunt gaan werken met de data.

“Fijn dat we zo de drempel over worden geholpen om de dashboards te gaan gebruiken.”

– deelnemer workshop

De workshops zijn met een 8,1 beoordeeld. De toelichting op de dashboards en het inzicht in wat er allemaal in zat, het samen optrekken in het leerproces rondom de data en het uitwisselen van kennis en ervaringen met collega’s van een ander gerecht waren de meest waardevolle onderdelen.

Daarnaast heeft Morgens het deelprogramma geadviseerd over de vervolgstappen die zij kunnen zetten om gerechten te begeleiden in de groei naar meer datagestuurd werken. De basis is gelegd met het beschikbaar stellen van de dashboards. Nu moet de omslag gemaakt worden van het ‘gebruiken van de dashboards’ naar ‘de dashboards gebruiken voor datagestuurd werken’.

Morgens gelooft in de kracht en meerwaarde van data en datagestuurd werken. We zijn daarom blij dat we de Rechtspraak daarin verder hebben kunnen helpen, want door goed gebruik van data kan de Rechtspraak werken aan haar tijdigheid en zo nog beter haar maatschappelijke functie vervullen.

Meer weten?

Wil je meer weten over deze opdracht of ben je benieuwd wat Morgens voor jouw gemeente kan betekenen? Neem dan contact op met Evelien Boeije.