De Haagse Hogeschool aan de slag met continu verbeteren

Steeds meer hogescholen en universiteiten starten met hun transformatie naar een Lean organisatie. Zij zetten Lean in om hun ambities te realiseren en als antwoord op de uitdagingen waar het hbo mee te maken krijgt. Lees hoe de Haagse Hogeschool, geholpen door Morgens, bouwt aan een Continu Verbeteren-organisatie.

De vraag van de Haagse Hogeschool

In navolging van de Lean transitie bij Saxion, helpt Morgens de Haagse Hogeschool op weg naar een continu verbeterende organisatie, die de student op één zet, en haar ondersteunende processen optimaliseert en verspillingen elimineert.

Mario van Boven, manager Faculteitsbureau Management en Organisatie (M&O): “De samenwerking met Morgens begon ik met een bezoek aan Saxion. De kennismaking met Lean Leiderschap maakte mij erg enthousiast. Je zag de energie in het sturen op een ambitie waar men zich echt verbonden mee voelt. Ik geloofde direct in de kansen van Lean voor onze faculteit.”

De aanpak

Een transitie naar een organisatie die continu verbetert, raakt medewerkers op alle plekken en niveaus in de organisatie. Een Lean-transitie met Morgens kenmerkt zich daarom door drie pijlers:

1. Lean Leiderschap: Er is commitment van de leiders nodig, vanuit een duidelijke visie en met consistent en congruent voorbeeldgedrag;
2. Lean in Teams: De teams nemen de ruimte en verantwoordelijkheid om vanuit hun dagelijkse praktijk input te leveren aan de verbeteragenda en projecten in de organisatie;
3. Lean in Projecten: De projecten hebben een opdrachtgever die handelt in lijn met de visie én uitkomsten realiseert die hun borging vinden in de dagelijkse werkzaamheden van het team.

Figuur: Pijlers in een Lean-transitie met Morgens

1  Aanpak pijler Lean Leiderschap

We organiseerden een Lean Leiderschap-meerdaagse voor managementteams, zowel op faculteits- en opleidingsniveau als binnen de diensten en hun afdelingen. Deze bijeenkomsten resulteren in een gedeelde taal, ambitie en visie. We leggen dit vast in een zogenoemde ‘True North’.

We selecteren en prioriteren de agenda om op te sturen in de context van de True North. Het MT-overleg wordt opnieuw vormgegeven. Tijdens deze zogenoemde ‘Wall Walk’ wordt frequent met elkaar gesproken over het proces en de voortgang in de realisatie van de True North.

“Morgens nam ons bij de hand in het richten van onze ambities en activiteiten. Ook hielpen zij met een nieuwe werk- en overlegwijze. Als FMT hebben we nu een goede Wall Walk, met een scherp gesprek over de voortgang in onze prioriteiten en we beleggen eigenaarschap waar het hoort.”

2  Aanpak pijler Lean in Projecten

Morgens leidt medewerkers op voor de toepassing van Lean in Projecten. Bij de trainingsdagen en coaching is steeds aandacht voor vragen als: Wie is onze klant? Wat wil hij of zij? Hoe presteren wij met ons proces? Kennen we de oorzaak, voordat we te snel gaan oplossen?

Medewerkers krijgen de tools van Kaizen aangeleerd, om deze direct toe te passen op de kleinere knelpunten in hun prestaties naar de student of collega. Medewerkers volgen de Green belt-training, waarmee zij opgeleid worden tot projectleiders die grotere projecten van kop tot staart uitwerken.

“Wij zijn de mensen om ons heen meer en meer gaan zien als klant. Eerder waren we intern gericht op ons proces, waarmee we ervoor zorgden dat wij minder werk hadden. Nu toetsen we onze prestaties aan de wensen van de student of collega en verbeteren we daar waar de knelpunten voor hen zitten. Daarnaast zijn de veranderingen die we sinds de training doorvoeren sneller en krachtiger, want ze komen uit het team en niet meer van bovenaf.”

3  Aanpak pijler Lean in Teams

Tijdens een Lean in Teams-traject ligt de focus op het leveren van klantwaarde en het elimineren van verspilling in de dagelijkse praktijk. Dit doet Morgens door een combinatie van workshops en coaching op de werkvloer.

Het zijn activerende workshops: de start biedt een compacte theoretische basis, waarna we direct aan de slag gaan om de Lean-tool in te zetten in hun eigen overleg, samenwerking en werkplek. In de werkdagen na de sessie begeleidt Morgens op de werkplek met de implementatie van het geleerde: coaching op de werkvloer.

“Er zit veel energie in de workshops en alles wat we deden was direct in de praktijk toepasbaar. Ook hielp het traject ons op een andere manier naar ons werk en onze werkomgeving te kijken, zodat we beter en sneller zien waar de waarde en de verspillingen zitten voor onze studenten en collega’s.”

Het resultaat

In deze transitie transformeren Haagse muren in overlegruimtes, en kantoren naar aansprekende en transparante verbeterborden. Aandacht en activiteiten zijn gericht op de gedeelde ambitie en visie. Data wordt gebruikt om je te verwonderen over voortgang en prestaties. Om deze vervolgens verder te verbeteren binnen een positieve werkcultuur, in plaats van er de stok in te vinden om mee te slaan.

Dit wordt herkend in de faculteit Management & Organisatie. Martijn Verheus: “We zijn meer in control. We gaan vooruit en lopen voorop. Er zijn meetbare successen geboekt, in bijvoorbeeld de instroom van studenten en het rendement van de minoren. Hiervan is reëel te zeggen dat onze nieuwe werkwijze een bijdrage leverde.”

“Binnen de Haagse Hogeschool zie je op elk van de plekken waar je komt, dat er enthousiaste mensen, mooie dromen en goede plannen zijn. Dat we die zaken met onze inspanningen mogen helpen richten en verbinden, inspireert mij enorm!”