In het hart van de coronacrisis organisatie

De coronacrisis, een periode met grote impact op eenieder van ons. Zo ook op de GHOR & GGD Rotterdam-Rijnmond die in januari 2020 begon aan de bestrijding van de pandemie en daar tot op de dag van vandaag nog volop mee bezig is. Morgens is gevraagd om vanaf maart 2020 hierbij te ondersteunen. Lees meer onze aanpak en de behaalde resultaten tot dusver.

De vraag

1 april – 1 juli 2020: rol programmamanager & data adviseur

De GHOR en de GGD stonden aan de vooravond van de coronacrisis gesteld voor een onbekende, maar waarschijnlijk grote opgave om de pandemie te bestrijden. In het begin van de crisis waren er een aantal projecten zoals opvang van Dak- en thuislozen, Thuiswonende ouderen en Psychosociale hulpverlening. Eind maart 2020 breide het aantal projecten zich uit en was er overkoepelende aansturing nodig om structuur te brengen in de crisisorganisatie. En bleek al snel dat het contact met het versnipperde zorglandschap in de regio (met alleen al ruim 800 instellingen) versterkt moest worden en was er duidelijk een grote behoefte aan harde data en een actief netwerk met zorginstellingen in de niet-acute zorg om de regio te blijven monitoren en advies te geven over het verloop van de pandemie. Morgens bood hiervoor programmamanagement.

1 juli – 1 oktober 2020: rol kwartiermaker & data adviseur

Direct na de eerste golf werd de aanpak tijdens de eerste golf geëvalueerd en heeft de regio zich voorbereid op een potentiële tweede golf. Morgens is gevraagd om als vervolg op de geleverde ondersteuning in de eerste golf, de crisisorganisatie te begeleiden naar een tijdelijke GHOR-GGD Corona programma-organisatie in de rol van kwartiermaker, projectleider data GHOR en facilitator van het visueel werken. Hierbij hadden wij in het bijzonder aandacht voor het organiseren van de informatievoorziening en de verdere implementatie van visueel management. Ter voorbereiding op de tweede golf is ook een bewakingssystematiek voor de ontwikkeling van de pandemie opgezet.

1 oktober 2020 – heden: data adviseur

In de derde periode is de rol van kwartiermaker aan de directeur overgedragen. De rol van data adviseur is voortgezet. In de periode van januari t/m mei heeft de data adviseur ook de rol van coördinator voor de onderzoeksgroep in het project Risicogericht grootschalig testen (Lansingerland en Charlois) ingevuld.

De aanpak

1 april – 1 juli 2020

Om structuur en overzicht aan te brengen in alle lopende activiteiten is Petra van Zeeland gestart als programmamanager. In deze periode werkte de crisisorganisatie fysiek op locatie en werden dag- en weekstarts geïntroduceerd. De voortgang en ontwikkeling van een tiental projecten zijn dagelijks/wekelijks in kaart gebracht via nieuwe landelijke regels/maatregelen, de ontstane knelpunten en hulpvragen tijdens stand-ups. Een kortcyclische overlegstructuur maakte dat er, ondanks de constant veranderende omgeving, snel geschakeld kon worden.

De adviseur data richtte zich op de informatiestromen vanuit de niet-acute zorginstellingen door gegevens digitaal te verzamelen, een datateam bij de GHOR op te starten, een netwerkgroep voor het duiden van de data op te zetten (als voorzitter van de ‘monitoringsgroep’) en bestuurders in het Regionaal Overleg Niet Acute Zorg (RONAZ) te adviseren.

1 juli – 1 oktober 2020. Bepalen van de organisatievorm en structuur

Bij de vorming van de tijdelijke organisatie coronabestrijding hebben we meerdere organisatievormen verkend en is er op regionaal niveau een snelle vergelijking gedaan met andere crisisorganisaties. Onder leiding van Morgens was de kwartiermakersgroep in de lead. Middels een aantal sessies met betrokkenen zijn we van eerste schetsen tot een uitgewerkt plan gekomen. Uiteindelijk is de keuze gevallen op een programma-organisatie, omdat:

• het gaat om een tijdelijke structuur, gebouwd voor flexibele inzet;
• een programma snel op te zetten en af te bouwen is;
• er geen formele afdeling opgebouwd dient te worden;
• alternatieven minder flexibel, minder tijdelijk en minder snel op te zetten zijn.

Het geïntegreerde programma Corona van de GGD en GHOR valt onder de verantwoordelijkheid van onze opdrachtgever, de Directeur Publieke Gezondheid (DPG). De projecten worden in de vorm van duaal management aangestuurd, waarbij de projectmanager/-directeur en medisch manager samen leidinggeven aan het project. Beide vanuit hun eigen aandachtsgebied. De projectmanager/-directeur op het gebied van de bedrijfsvoering. De medisch manager is medisch inhoudelijk verantwoordelijk.

Het programma is daarbij opgebouwd in drie verschillende lijnen:

1. Strategie, beleid, data (inclusief informatieknooppunt), onderzoek en communicatie (SBDOC).
2. Doelgroepen aanpak, outbreak management, zorgcontinuïteit en advies (DOZA).
3. Publieksactiviteiten Corona (PAC), met alle activiteiten rondom het testen, broncontactonderzoek en vaccineren.

Daarnaast is er een programmabureau opgetuigd voor de ondersteuning wat betreft de bedrijfsvoering. Dit was hard nodig om een organisatie van rond de 500 fte, door te laten groeien naar de ruim 4000 die er nu werken.

De projectmanagers zijn ieder verantwoordelijk voor de verdere invulling van de onderdelen. Als kwartiermakers hielden we de regie op de samenhang en voortgang. Hiervoor hadden we aantal keer per week een knelpuntenoverleg en een wekelijks managementteam overleg.

Een nieuwe programma-organisatie was niet het enige dat moest worden neergezet. Ook moesten de medewerkers vanuit huis goed hun werk kunnen doen. Er kwam een mix van fysiek en thuis werken. Voor verschillende projectlijnen is een digitale projectmuur ingericht. Deze biedt structuur en overzicht dient als een cockpit voor de verschillende managementteams. Daarnaast werken zij aan de hand van weekstarts en is het werk opgedeeld in sprints van grofweg een week. Door de ingerichte fysieke, dan wel digitale projectmuur was er altijd overzicht.

Rol van data

Vanuit de wekelijkse overleggen met de monitoringsgroep en bestuurders van het Regionaal Overleg Niet Acute Zorg (RONAZ) is de beschikbare data ingezet om vooruit te kijken en voor te bereiden op een tweede golf. Door het samenstellen van expertteams op het gebied van infectieziekten, data en zorg konden we met dit team een vroegsignaleringssysteem opstellen. Voor de dataverzameling vanuit zorginstellingen werd samengewerkt met een regionale partij. Tijdens de (betrekkelijke) luwte na de eerste golf bleven we vanuit de monitoringsgroep en het RONAZ hard doorwerken aan opschalingsplannen en het verstevigen van het netwerk. Samen met het datateam van de GHOR en de GGD hebben we in verschillende sessies een prognosemodel voor de beddencapaciteit opgezet.

1 oktober 2020 – heden

De rol van adviseur op het gebied van data en zorgcontinuïteit kreeg een vaste plek in het strategie- en beleidsteam van de corona-organisatie. De adviseur geeft gevraagd en ongevraagd advies aan onder andere het MT. In het project Risicogericht grootschalig testen werd er structuur geboden door sturend voorzitterschap, het inplannen van vaste overleggen, opstellen van een heldere agenda en het maken van een duidelijke tijdlijn voor de te behalen resultaten.

Het Resultaat

1 april – 1 juli 2020

Een ingericht programma met:

• Inzicht in de zorgcontinuïteit in de keten, waarbij de vraag- en aanbod van personeel, middelen (PBM) en bedden centraal tijdens de eerste golf.
• Een ingerichte overlegstructuur.
• Ondersteunende fysieke visuele weekstartborden.
• Evaluatie en borging van alle opgedane kennis tijdens de eerste golf.
• Strak ingericht proces op basis van data.
• Netwerkorganisatie opgezet met alle belangrijke stakeholders.

1 juli – 1 oktober 2020

Een ingerichte programma-organisatie met:

• Een gedragen programmaplan door alle regionale partnerorganisaties (GGD, GHOR, Veiligheidsregio, gemeenten).
• Een ingerichte overlegstructuur met heldere referentiekaders.
• Procesafspraken rondom de aanpak bij besmettingen onder verschillende doelgroepen (kwetsbare personen, locaties of events).
• Een geïntegreerd informatievoorzieningssysteem, resulterend in een overzichtelijk weekverhaal.
• Ondersteunende visuele weekstartborden (zowel fysiek als digitaal).
• Instructieplaat voor broncontactonderzoekers.
• Draaiboeken en opschalingsplannen voor de tweede golf.
• Vroegsignaleringssysteem op basis van de beschikbare data, indicatoren en signaalwaarden.
• Doorontwikkeling digitale verzameling van gegevens in afstemming met zorginstellingen.
• Prognosemodel voor het voorspellen van de beddencapaciteit.
• Strategisch advies voor het regionale scenarioteam-, surveillance- en monitoringsteam.

1 oktober – heden

• Verankering van datagedreven werken.
• Opzetten informatieknooppunt en bovenregionaal dashboard zorgcontinuïteit.
• Prognose beddencapaciteit coronacentra.
• Project Risicogericht grootschalig testen, oplevering eindrapportages met uitkomsten van de grootschalige onderzoeken in Lansingerland en Charlois voor het ministerie van VWS.

In de komende periode zal Morgens de GGD gaan ondersteunen bij de transitie naar een toekomstbestendige GGD.