Zo bepaalde Zorggroep Ter Weel hun strategie voor 2030
28-06-2023 4minuten
"Een strategie als eindresultaat waar we mee verder kunnen, mét draagvlak onder medewerkers en onze Raad van Toezicht."
Coby Traas, bestuurder, Zorggroep Ter Weel
Weten wie je bent, waar je voor staat en waar je naartoe wilt is essentieel voor organisaties in de snel veranderende ouderenzorg. Het is steeds moeilijker om aan voldoende personeel te komen, de zorgvraag neemt in omvang en complexiteit toe en de financiering is aan verandering onderhevig. Juist dan is het belangrijk om als organisatie koers te bepalen. Zorggroep Ter Weel heeft dit gedaan; niet vanuit de directiekamer, maar met de medewerkers uit alle lagen van de organisatie.
Over Zorggroep Ter Weel
Zorggroep Ter Weel biedt op negen locaties in de gemeenten Goes en Reimerswaal (Zeeland) verpleging, verzorging, behandeling, begeleiding en/of dagbesteding aan ouderen en andere kwetsbare, hulpbehoevende mensen. Zorggroep Ter Weel is een gastvrije en ondernemende organisatie.
De vraag
Zorggroep Ter Weel vroeg aan Morgens om hen te adviseren en ondersteunen bij het helder krijgen van de strategie voor de komende jaren, waaronder het scherp krijgen van:
De identiteit, missie, visie en kernwaarden;
De belangrijkste stakeholders voor Ter Weel, hun belangen en invloed;
De relevante en bepalende ontwikkelingen voor de toekomst van Ter Weel, zowel in de regio als in het algehele zorglandschap;
De sterktes en zwakten, kansen en risico’s;
De positie van Zorggroep Ter Weel in relatie tot de diverse samenwerkingsverbanden waarin Zorggroep Ter Weel participeert.
Daarbij was de uitdrukkelijke wens om zowel medewerkers als andere stakeholders actief te betrekken bij het opstellen van de nieuwe visie en strategie.
De aanpak
Voor dit project hebben we de voor Morgens kenmerkende aanpak ingezet, bestaande uit vier fases:
Fase 1: Interne en Externe analyse
In vier interactieve workshops zijn de interne sterkten en zwaktes in kaart gebracht en de externe kansen en bedreigingen geformuleerd (zogenoemde SWOT-analyse). Medewerkers uit allerlei onderdelen van de organisatie namen deel aan deze workshops, waardoor er direct enthousiasme ontstond om mee te denken over de toekomst van Ter Weel. Een brede afvaardiging key-stakeholders (waaronder zorg- en ondersteunende medewerkers, Raad van Bestuur, directie, management, leden van de Raad van Toezicht en de cliëntenraad) heeft de concept SWOT-analyse vervolgens aangevuld en getoetst.
Voor een goede strategie is het belangrijk om niet alleen de blik naar binnen te richten, maar zeker ook naar buiten. Daarom zijn ook de externe stakeholders betrokken in dit strategietraject. In een sessie met verschillende organisaties uit de externe omgeving (andere VVT-organisaties, gemeenten, woningcorporaties, het ziekenhuis), is gekeken naar de kracht van Ter Weel en naar ontwikkelingen die voor deze organisaties relevant zijn in de samenwerking met Ter Weel.
Fase 2: Uitwerken Strategische opties
Hoe je als organisatie inspeelt op deze kansen en bedreigingen bepaalt je strategie. Om deze richting te bepalen zijn in fase twee aan de hand van de SWOT-analyse verschillende strategische opties gevormd. Hierbij is wederom de kennis vanuit de medewerkers in de organisatie benut, door de inzet van kennisgroepen. Vier kennisgroepen op de vakgebieden zorg; HR; ICT en innovatie; financiën, facilitair en vastgoed, hebben de opties grondig uitgewerkt. De uitwerking hiervan vormde de basis voor interactieve verdiepingssessies met de stakeholdergroep en workshopdeelnemers. Door gebruik te maken van verschillende perspectieven (cliënt, medewerker, organisatie en maatschappelijk) heeft de groep zich echt ingeleefd in wat deze strategische opties concreet betekenen.
Fase 3: Vaststellen strategische richting
Als je weet wat de impact is van een mogelijke strategische richting, kun je hier een bewuste afweging in maken. Vanuit de opgehaalde kennis in fase twee zijn in fase drie de toekomstscenario’s gewogen en beoordeeld door een brede afvaardiging medewerkers. Dit heeft geresulteerd in één strategische richting. De kennisgroepen die ook al in fase twee zijn ingezet, zijn ook hier weer betrokken om een verdiepingsslag te maken over de mogelijke gevolgen van deze richting. Deze kennisgroepen hebben met hun expertise ervoor gezorgd dat in de stakeholdersbijeenkomst de strategische richting verder is aangescherpt en versterkt. Met elkaar is de richting kritisch tegen het licht gehouden, en werd daarmee gedurende de sessies helder wat de uiteindelijke strategie moest zijn. De neuzen gingen dezelfde kant op.
Fase 4: Opstellen visie/strategie & plan van aanpak
Nu de uiteindelijke strategie en de keuzes hierin helder zijn voor de betrokkenen is het alleen nog zaak om dit op papier te zetten en te vertalen in concrete plannen van aanpak. De strategie en de gemaakte keuzes zijn verwoord in een strategisch document, waarin voor medewerkers, Raad van Toezicht en medezeggenschap helder wordt waar Ter Weel zich de komende jaren op gaat richten. De aanzet voor een plan van aanpak is gegeven door de opmaak van zogenoemde A3-actieplannen, en zal door Ter Weel zelf nog verder worden uitgewerkt in de komende periode.
Communicatie & Inspiratie
Voor een gedragen strategie is het ongelofelijk belangrijk om de medewerkers in de organisatie zoveel mogelijk te betrekken. In dit traject is er veel inzet geweest om breed kennis en informatie op te halen én om medewerkers de kans te geven om mee te denken. Zo zijn er op alle negen locaties van Ter Weel zogenoemde ‘Praat-mee-lunches’ georganiseerd, is de ‘Innovatiebus’ ingezet waardoor medewerkers hebben kennisgemaakt met diverse innovaties voor de zorg en welzijn én zijn we het gesprek aangegaan over de inzet ervan voor de toekomst. Daarnaast heeft een stripverhaal gedurende het traject de aandacht getrokken naar de intranetpagina over het strategietraject.
Het resultaat: Strategiedocument ‘Op weg naar 2030’
De uitkomst van de vele sessies en alle voorgaande stappen zijn verwerkt in een strategiedocument. Samen met de organisatie is het stuk in de ‘taal’ van Ter Weel geschreven en is het herkenbaar voor de deelnemers van het strategietraject. Het Strategiedocument ‘Op weg naar 2030’ is het begin van een mooie reis voor Ter Weel.
De belangrijkste resultaten
Inzicht in de interne en externe ontwikkelingen die relevant zijn voor Ter Weel.
Uitwerking van de mogelijke effecten van de interne en externe ontwikkelingen en de strategische opties.
Inzicht in het beeld dat externe stakeholders hebben van Ter Weel.
Draagvlak binnen de verschillende organisatieonderdelen voor de keuzes in het Strategiedocument.
Ervaring met nieuwe en andere werkvormen en manieren van communiceren.
Gewogen strategie met heldere richting en keuzes.
Meer weten?
Wil je meer weten over onze aanpak bij strategietrajecten in de (ouderen)zorg? Of wil je doorpraten naar aanleiding van deze case? Neem gerust contact op, we vertellen je graag meer.