Verbetering stageproces Opleiding tot Verpleegkunde Haagse Hogeschool

De Opleiding tot Verpleegkunde van de Haagse Hogeschool heeft een groot praktijkcomponent. Uit een evaluatie van het Landelijk Overleg Opleiding Verpleegkunde blijkt echter dat een deel van de uitval tijdens de opleiding te wijten is aan een negatieve stage-ervaring, waarbij het stageproces een belangrijke rol speelt. De Haagse Hogeschool heeft Morgens ingeschakeld om te helpen bij de verbetering van het stageproces. Hoe we dat hebben gedaan, lees je in deze klantcase.

De vraag

De Opleiding tot Verpleegkundige (HBO-V) kent in elk leerjaar een aanzienlijk deel praktijkleren. Om iedere student een goede stage-ervaring te bieden, is er veel samenwerking en contact nodig tussen verschillende betrokkenen. De hoeveelheid betrokkenen en de verschillende opleidingsvarianten maken het een complex geheel.

Morgens heeft het gehele proces in kaart gebracht en overzicht gecreëerd in de taken, belanghebbenden en ervaringen rondom het stageproces. Om het vervolgens gericht te kunnen verbeteren en deze inzichten te delen binnen de faculteit. Daarnaast is er een verkenning geweest rondom het stagebeleid, wat geleid heeft tot aanpassingen en afspraken in het nieuwe stagebeleid.

De aanpak

Fase 1 – verkennen van het stageproces

Fase 1 richtte zich op het verkrijgen van een goed beeld van het stageproces. Wat omvat dit proces, wie zijn de belanghebbenden en waar ervaren zij knelpunten?
We verkregen het beeld door:

• Interviews met medewerkers, studenten en vertegenwoordigers van het werkveld, om inzicht te krijgen in hun ervaringen en uitdagingen binnen het huidige proces.
• Het in kaart brengen van de processtappen, inclusief de taken, verantwoordelijkheden en belanghebbenden, om de complexiteit en de knelpunten van het proces te begrijpen.

Deze grondige verkenning zorgde voor een bredere bewustwording binnen de organisatie van het huidige proces, knelpunten en ervaringen én een gezamenlijke motivatie om het stageproces te verbeteren.

Het werd duidelijk dat medewerkers graag meer tijd zouden besteden aan de directe begeleiding van studenten, terwijl veel tijd verbruikt werd door inefficiënties in administratieve processen. Door deze knelpunten te identificeren werden de mogelijkheden tot verbetering duidelijk.

Na de analysefase werd in overleg met de opleiding en het Stage- en relatiebeheerteam van de faculteit besloten om twee cruciale deelprocessen te prioriteren in dit verbetertraject: het proces rondom stagecontracten en het matchingproces, waarin studenten worden toegewezen aan stageplekken.

Tip bij het prioriteren van verbeterprojecten: begin altijd met de wens van de klant en werk vanuit daar verder. Vraag jezelf af: wat moet er veranderen en welke waarde heeft dit voor de klant, in plaats van wat kan er veranderen. De student vervult de rol van primaire klant, maar ook het werkveld en de Haagse Hogeschool zelf (denk aan alle medewerkers die dit proces uitvoeren) zijn belangrijke stakeholders.

Fase 2: Verbeteren van deelprocessen met verbeterteams

In het vervolgtraject lag de focus op het vaststellen van de vereisten waaraan het proces moest voldoen en het aanpakken van de belangrijkste knelpunten per deelproces om te komen tot een nieuwe situatie.

Met als doel:

• Inefficiënties te elimineren en het proces zo inrichten dat het minder arbeidsintensief is.
• Een gestandaardiseerd proces ontwikkelen met duidelijke rol- en taakverdelingen, zodat het proces niet langer afhankelijk is van specifieke personen.
• Effectiviteit vergroten, wat resulteert in minder vragen van studenten en medewerkers en een soepeler verloop van het proces.

Dit resulteerde in een implementatieplan met concrete verbeteringen die in het proces werden doorgevoerd. Tijdens de implementatiefase kwam het verbeterteam wekelijks bijeen onder voorzitterschap van Morgens om de voortgang te bespreken en behaalde successen te vieren.

Tip: betrek in deze fase een vertegenwoordiger van elke betrokken partij bij het proces. Dit creëert wederzijds begrip en helpt om het proces in de praktijk beter te begrijpen. Focus gezamenlijk op het proces in plaats van op de persoon.

Het resultaat

Door eerst een globaal beeld te vormen en daarna gericht aan de slag te gaan met verbeterteams, is het stageproces binnen HBO-V aanzienlijk verbeterd. De belangrijkste resultaten zijn:

• Helder overzicht van het volledige stageproces: er is nu een duidelijk en gedetailleerd overzicht van het gehele proces en de bijbehorende knelpunten, wat de opleiding in staat stelt gerichte en effectieve verbeteringen door te voeren.
• Verbeterd contractenproces: het proces rondom stagecontracten is gestroomlijnd en gestandaardiseerd, wat heeft geleid tot een minder arbeidsintensief proces waar studenten minder vragen over hebben.
• Verbeteringsvoorstel voor het matchingproces: er is een voorstel opgesteld om het matchingproces te verbeteren, dat verder wordt geïmplementeerd.
• Continu Verbeteren gedachtegoed: bovenal heeft Morgens het verbeterteam meegenomen in tools en de methodiek om continu te verbeteren tijdens dit project. Het gedachtegoed is nu bij hen bekend en biedt een mooie basis om continu te blijven verbeteren.