Proces Fondsenwerving bij Stichting IMC Weekendschool verbeterd

Stichting IMC Weekendschool verzorgt aanvullend, motivatiegericht onderwijs voor jongeren vanaf tien jaar, op die plekken in Nederland waar dat het hardst nodig is. Ze krijgen als non-profit organisatie steun uit alle hoeken van de samenleving. Medewerkers bij de stichting krijgen veel ruimte voor eigen initiatief en ideeën. Dit leidt tot veel autonomie en eigenaarschap, maar soms ook tot verschillende vormen van uitvoering en onduidelijkheid over de afspraken met (potentiële) partners en sponsors. De stichting wilde daar verandering in brengen en Morgens bood hulp.

De vraag

De wens van IMC Weekendschool was om meer grip en uniformiteit in de uitvoering van het proces van Fondsenwerving te krijgen. Vanuit ons maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) gedachtegoed willen wij stichtingen ook een kans geven om samen met een adviesbureau naar een vraagstuk te kijken. Zodoende ondersteunde Morgens pro deo de herinrichting van het proces Fondsenwerving, ook wel de Partner Journey Fondsenwerving genoemd.

De aanpak

Het project werd in drie fases opgezet: inventarisatie (1), procesbeschrijvingen (2) en aan de slag (3).

Tijdens het inventariseren van de huidige situatie maakte Morgens kennis met het kernteam van IMC Weekendschool, werden rollen verdeeld en achtergrondinformatie verzameld. De fase van projectbeschrijvingen bestond uit meerdere sessies met het kernteam, waaronder:

• Samen definities en uitgangspunten bepalen waar het ideale proces aan moet voldoen;
• Het ideale proces ontrafelen en inkleuren tot een logisch geheel van activiteiten en verantwoordelijkheden met aandacht voor input en (eisen aan) de output;
• Inzichtelijk maken wat wel en niet onder het proces van Fondsenwerving valt;
• Afspraken en werkinstructies maken zodat er eenduidigheid is over de werkwijze van het proces zowel richting de partner als intern.

Deze sessies werden zowel fysiek als online gehouden, met behulp van Mural (een online whiteboard) of een brown paper (groot vel aan de wand). Door stappen meteen visueel te maken ontstond de energie in de groep om hier echt mee aan de slag te gaan.

Het gewenste proces brachten we samen in kaart via een waardestroomanalyse. Een waardestroom toont overzichtelijk de knelpunten en is een krachtig visueel communicatiemiddel om het gesprek te voeren over het proces. Op basis van de brown paper digitaliseerden we het proces en documenteerden we bij elke stap wat er al lag en welke verdere stappen en acties er nodig waren om het proces te optimaliseren.

In de laatste fase – aan de slag – testten we het opgestelde gewenste proces met alle fondsenwervers tijdens een afsluitende sessie. Zij liepen met een bestaande aanvraag bij een partner door het hele proces, om te controleren of deze werkwijze klopte en konden zo aangeven waar zij nog struikelblokken zagen. Het betrekken van alle fondsenwervers zorgde voor herkenning en overeenstemming van het nieuwe proces, een belangrijk onderdeel in dit traject. Zij zijn tenslotte de experts en zullen moeten werken met deze manier van fondsenwerving.

Het resultaat

Na de afsluitende sessies is een einddocument opgeleverd met daarin:

• De nieuwe uitgangspunten en definities;
• Visueel het eenduidige proces fondsenwerving (hoofdstappen en uitgebreide versie inclusief substappen en uitzonderingen);
• Benodigde vervolgacties om het proces verder in te richten;
• Benodigde werkinstructies om de werkwijze bij de substappen uniform te maken.

Eén van de acties die meteen is ingezet, is het vormen van een besluitvormingsteam. Daarnaast wordt er ingezet op duidelijk binnen de organisatie communiceren wat er wel en niet onder het proces Fondsenwerving valt, waarbij ook helder is wat er van andere afdelingen in de organisatie verwacht wordt.

Het team was positief en enthousiast over de uitkomsten van dit project. Door samen stil te staan bij de stappen van het proces Fondsenwerving en daar eenduidige afspraken over te maken, worden nu afspraken met (potentiële) partners vooraf intern afgestemd. Dit geeft de fondsenwervers meer overzicht aan welke verwachtingen van partners zij kunnen voldoen en het creëert meer duidelijkheid in hun takenpakket.