Opschaling nieuw behandeltraject bij Vitalys

Vanaf 1 januari 2020 biedt Vitalys, de grootste kliniek in Nederland voor maagverkleinende operaties, haar patiënten een geheel nieuw behandeltraject aan. Het operationaliseren van zo’n nieuw traject kost tijd en aandacht. Morgens is gevraagd om het project te leiden van het opschalen van de samenwerking rond de nazorg van bariatriezorg tussen Vitalys, HSK Groep en Care for Obesitas.

De vraag

Een externe organisatie verzorgde de screening en het voor- en natraject rondom de maagverkleinende operaties, uitgevoerd door Vitalys. De ambitie was (en is) om dit traject volledig onder eigen beheer uit te voeren. Dit geeft meer regie op de inhoud van het traject, evenals een verkorting op de doorlooptijden. In 2018 is een pilot met 100 patiënten uitgevoerd. Hierin werkten Vitalys, HSK Groep en Care for Obesitas succesvol samen om geïntegreerde zorg aan te bieden voor bariatriepatiënten. Alle partijen wilden deze samenwerking voortzetten en opschalen.

Het doel was om het eigen voor- en natraject rondom maagverkleiningsoperaties op 1 januari 2020 volledig operationeel en opgeschaald te hebben voor alle nieuwe patiënten. De projectleider had de opdracht om het behandeltraject rondom de operatie – bestaande uit meer dan 25 (groeps)afspraken over een periode van 5 jaar – op te schalen naar 1000 patiënten per jaar. De aanvullende vraag hierbij was om de samenwerking tussen de drie verschillende organisaties (medisch, diëtetiek, psychologie) sterk te verbeteren en samen klaar te stomen voor de opschaling. Daarnaast gingen er vanaf april 2019 geleidelijk aan al 300 nieuwe patiënten van start in het eigen behandeltraject. De projectleider kreeg het mandaat voor management van de samenwerking.

Het doel was het realiseren van  een integrale planning, verdeling van operationele en financiële verantwoordelijkheden en duidelijke werk- en planningsafspraken. Daarnaast waren er duidelijke cultuurverschillen. Een ander aandachtspunt was de verwerking van de planning in het elektronisch patiëntensysteem.

In het intensieve traject worden de patiënten begeleid door verschillende professionals zoals verpleegkundig specialisten, diëtisten en psychologen. Vitalys is een kliniek die mensen al jarenlang helpt een strijd te voeren tegen obesitas. Met 1.325 patiënten per jaar zijn zij de grootste kliniek in Nederland voor bariatrische chirurgie (operaties die de maag verkleinen). HSK Groep is een landelijke organisatie voor psychische zorg. Care for Obesitas is een diëtistenorganisatie die zich heeft gespecialiseerd in het begeleiden van mensen met (fors) overgewicht.

De aanpak

De vooraf opgestelde doelen zijn:

• Effectieve samenwerking​
• Eenduidige structuur
• Efficiënte planning

Om deze doelen te bereiken is het allereerst belangrijk dat voor alle betrokkenen het behandeltraject en de bijbehorende werk- en planningsafspraken duidelijk zijn. In het project zijn Lean elementen toegepast om dit helder te krijgen en te werken aan (continue) verbetering, bijvoorbeeld door het organiseren van stand-ups met het behandelteam en brown paper werksessies om het proces helder te krijgen.

Een actieve stuurgroep met directeuren en artsen uit de betrokken organisaties is samengesteld om het strategische belang te bewaken. Een projectgroep, bestaande uit managers en teamleiders, werkt onder leiding van de projectleider gezamenlijk aan deze doelen. Op verschillende manieren wordt er toegewerkt naar het gestructureerd opschalen van het voor- en natraject:

• Door het innemen van een onafhankelijke positie.
• Door (projectgroep)overleggen en interactieve werksessies te faciliteren.
• Door het creëren van overzicht, het bespreken en vastleggen van werkafspraken.
• Door samen met de projectgroep een integrale, efficiënte basisplanning op te stellen in de vorm van jaar- en weekroosters.
• Door verbinding tussen de verschillende partijen te maken tijdens stand-ups, teamoverleggen en medewerkersbijeenkomsten.

Daarnaast is in nauwe samenwerking met de managers van de drie betrokken partijen gewerkt aan een inschatting van de benodigde capaciteit voor planners, psychologen, diëtisten en medici.

“Het mooie aan dit project is dat de kracht van samenwerking heel duidelijk zichtbaar wordt. Dit unieke behandeltraject levert daardoor enorm veel op voor de patiënten!”

Het resultaat

In een half jaar is er toegewerkt naar een standaard manier van werken – vastgelegd in een heldere en gedragen procesplaat – met onder andere een dagelijkse stand-up, zijn er werkafspraken en planningsvoorwaarden opgesteld en heeft het multidisciplinaire team een flinke uitbreiding gekregen om de stroom van nieuwe patiënten in het eigen traject te kunnen behandelen. De indelingen van de werk- en groepssessietijden zijn aangepast om de planningen passend te maken.

Het team is enthousiast en heeft vertrouwen om het behandeltraject aan alle nieuwe patiënten aan te bieden.

Het werk is overgedragen aan het nieuwe hoofd van de afdeling, waarbij zij de beschikking heeft over een jaarplanning, weekroosters, een opschaalplan en volledig vernieuwde communicatie over het traject en de planning richting patiënten.