De vraag
Rechtbank Amsterdam, sector Bestuursrecht, benaderde Morgens met de vraag om een interimmanager te leveren. Met een administratieve afdeling van 40 medewerkers was er behoefte aan een interimmanager die niet alleen het dagelijkse leiderschap op zich kon nemen, maar ook een verandertraject kon leiden. Dit alles speelde zich af in een tijdperk van snelgroeiende digitalisering en de nasleep van de COVID-19-pandemie, wat de opdracht extra complex maakte.
De aanpak
Een interimopdracht vereist een andere benadering dan een project of programma. Als een interimmanager ben je onderdeel van het lijnmanagement. De aanpak van Morgens in dit soort opdrachten is dan ook gericht op het echt onderdeel worden van de organisatie. Door te begrijpen waar de uitdagingen vandaan komen, daar begrip voor te hebben en samen met de medewerkers te kijken welke richting we gaan bewandelen. Het begrijpen en respecteren van deze interne dynamiek is essentieel voor succes. In de eerste twee maanden lag de focus op luisteren, nieuwsgierig zijn, de juiste vragen stellen en ideeën vertalen in praktische oplossingen. Dit proces leidde tot een verbeterplan met drie kernpunten:
- Inzicht en overzicht: inzicht krijgen in de achterstanden en daar onder andere via een dagstart op sturen om achterstanden te managen.
- Open en assertieve communicatie: bevorderen van transparantie en duidelijkheid binnen het team.
- Basis op orde brengen: versterken van de fundamentele processen en structuren.
Al snel ging de uitvoering van dit verbeterplan van start. De aanpak van Morgens (Morgens Way of Working) legde de nadruk op een balans tussen mens en proces, waarbij de inzichten en betrokkenheid van de medewerkers centraal stonden. Tijdens de uitvoering van het plan werd onze aanpak beloond. Op sommige plekken was er weinig weerstand, op andere meer. We hebben echter steeds oplossingen vanuit de medewerkers laten komen, wat resulteerde in breed gedragen en duurzame veranderingen. Naast het implementeren van de interventies hadden we als leidinggevende ook een belangrijke taak in het creëren en faciliteren van een (veilige) omgeving waar medewerkers de mogelijkheid kregen hun potentieel te benutten.
Het resultaat
Gedurende de opdracht groeide het vertrouwen van de medewerkers, zowel in zichzelf als in elkaar. Terugkijkend hebben we met het bestuur van de Rechtbank vastgesteld dat de inzet van Morgens heeft geleid tot betere samenwerking en een sterker teamgevoel. Een van de belangrijkste successen was beter inzicht verkrijgen in en het managen van achterstanden. Met de juiste hulpmiddelen zoals dagstarts en een fysiek dashboard werd een aanzienlijk deel van de achterstanden weggewerkt. Een andere belangrijke mijlpaal was het opzetten van een front-office. Hiermee hebben we de telefonische bereikbaarheid en postproces verder verbeterd.
Hoewel een afdeling nooit volledig ‘af’ is, hebben we op deze manier de Rechtbank geholpen een solide basis te leggen voor verdere ontwikkeling richting een weerbare en wendbare afdeling. Dit succes was niet mogelijk geweest zonder de commitment en bijdrage van de medewerkers en het vertrouwen van de leiding en het bestuur.