‘Scrum binnen een klassieke organisatie zoals de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)’ – niet een combinatie die vanzelfsprekend lijkt. Deze Scrum-aanpak is echter van meerwaarde, zeker gezien de stappen die DJI zet in het wendbaarder maken en verduurzamen van haar IT-applicaties landschap. Morgens is betrokken bij de uitvoering en borging van deze Scrum-aanpak binnen DJI.
Over de Dienst Justitiële Inrichtingen
De Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) voert namens de minister van Justitie en Veiligheid straffen en vrijheidsbenemende maatregelen uit die door de rechter zijn opgelegd. DJI is verantwoordelijk voor de dagelijkse verzorging van justitiabelen en werkt op vele manieren met hen samen aan voorbereiding op terugkeer in de maatschappij. Met 38 locaties verspreid over het land en een personeelsbestand van ruim 13.000 medewerkers, is DJI één van de grootste overheidsorganisaties van Nederland. Jaarlijks stromen er ruim 37.000 nieuwe justitiabelen in.
De Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) voert namens de minister van Justitie en Veiligheid straffen en vrijheidsbenemende maatregelen uit die door de rechter zijn opgelegd. DJI is verantwoordelijk voor de dagelijkse verzorging van justitiabelen en werkt op vele manieren met hen samen aan voorbereiding op terugkeer in de maatschappij. Met 38 locaties verspreid over het land en een personeelsbestand van ruim 13.000 medewerkers, is DJI één van de grootste overheidsorganisaties van Nederland. Jaarlijks stromen er ruim 37.000 nieuwe justitiabelen in.
De vraag
De omgeving van DJI is constant in beweging. DJI is verantwoordelijk voor het insluiten, herstellen en voorkomen van recidive. Die uitgangspunten staan nog steeds overeind maar de context waarbinnen DJI moet opereren verandert. DJI speelt in op maatschappelijke ontwikkelingen, zoals de aanpak van radicalisering en extremisme op de Terroristen afdelingen, de aanpak verwarde personen en de uitvoering van de levenslange gevangenisstraf. Maar ook veranderingen in de politiek en vragen van de Kamer zorgen ervoor dat DJI zich moet verantwoorden over uitgaven, risico’s en projecten.
Het project Met Informatie Sturen (MetIS) is in het leven geroepen om integrale managementinformatie te realiseren. Enerzijds een technisch klusje, want dit betekent het koppelen van alle systemen en het daaruit destilleren van een dashboard met de juiste gegevens. Anderzijds speelt de klantvraag een grote rol: welke informatie willen de business controllers inzien en welke verbanden tussen de data willen zij leggen?
MetIS (Met Informatie Sturen) wordt het centrale platform voor eenduidige, integrale en betrouwbare managementinformatie ter ondersteuning van de planning & control-cyclus van DJI. Dat betekent sneller inzicht, één versie van de waarheid, geen discussie over cijfers en een betere sturing.
De aanpak
Gezien de benodigde technische innovatie, de grote betrokkenheid van de business en de lange lijst met wensen, is samen met de opdrachtgever gekozen voor een Scrum-aanpak.
Scrum
Scrum is een aanpak waarbij ontwikkelteams kortcyclisch producten ontwikkelen, met intensieve betrokkenheid van de business (eindgebruikers). Hierdoor maakt het team alleen wat voor de business waardevol is. Bij de Scrum-aanpak horen een aantal elementen die goede teamsamenwerking, betrokkenheid vanuit de business en een vast stramien waarborgen.
Het team begon met de fundamenten, zoals:
Het uitleggen van de aanpak en rollen aan alle betrokkenen;
Op een spelende wijze de ‘Scrum-aanpak’ ondervinden met het ontwikkelteam en de Product Owner;
Het behapbaar maken van de wensen vanuit de business;
Het organiseren van teamontwikkelingsdagen.
Het team verwelkomde deze gestructureerde en kortcyclische manier van werken, maar moest ook wennen: er werd meer zelfoplossend vermogen verwacht dan bij een traditionele projectaanpak. Morgens heeft het team gecoacht en ondersteund in het Scrum-werken en de borging daarvan. Daarnaast heeft Morgens met behulp van interactieve workshops de business geholpen om de prioriteit in verschillende wensen en eisen inzichtelijk te krijgen. Erg waardevol!
“Als Scrum Master trad ik op als procesbegeleider en coachte ik de teams op ‘agile werken’, teamsamenwerking, persoonlijke ontwikkeling en afstemming met de Product Owners. Scrum-termen zoals stand-ups, sprints, epics, user stories, refinements en retrospectives vlogen ons om de oren,” aldus Nadine Keunen, consultant bij Morgens.
Het resultaat
De positieve resultaten van het project en verhalen over deze aanpak verspreiden zich. Het aantal Scrum-teams dat samen aan het MetIS-platform werkt, is daardoor flink uitgebreid. Voor DJI is deze manier van werken een wijziging in aanpak. Hiermee is ook ervaren dat Scrum binnen een Prince2-organisatie van toegevoegde waarde is!
Daarnaast kan DJI dankzij de komst van MetIS nu gegevens vanuit verschillende bronnen combineren en visualiseren in grafieken. Een belangrijke ontwikkeling met het oog op de toekomst!
Meer weten?
Voor meer informatie over deze case of wat onze aanpak voor jouw organisatie kan betekenen, kun je contact opnemen met Bob Willemsen, partner bij Morgens.
