Cases / Onderwijs

De Haagse Hogeschool zet in op datagedreven werken

27-06-2020 4 minuten

De Haagse Hogeschool beschikt over veel data. Ze willen deze data effectiever gebruiken om beter te kunnen monitoren en sturen, en om – waar nodig – tijdig te kunnen bijsturen. Daarom ontwikkelde de faculteit Management & Organisatie, met hulp van Morgens, onder meer een kpi-huis en managementdashboard. Lees over de aanpak en resultaten.

De vraag

Binnen De Haagse Hogeschool (De HHs) beseffen ze al langere tijd dat ze op een goudmijn aan data zitten. Er zijn verschillende rapportages waarmee de faculteiten instroom en studievoortgang kunnen monitoren. Deze rapportages leiden nog onvoldoende tot de gewenste grip en continue verbetering van de organisatie. Bovendien is de wens om data meer voorspellend te gebruiken, zodat ze tussentijds en tijdig kunnen bijsturen. De HHs zet daarom met hulp van Morgens in op een effectievere aanpak van datagedreven werken.

De aanpak

Het managementteam van de faculteit Management & Organisatie (M&O) heeft samen met Morgens een kpi-huis en managementdashboard opgesteld om iedere zes weken op de belangrijkste indicatoren te kunnen (bij)sturen.

Kpi-huis

Een kpi-huis is een overzicht van de belangrijkste sturingsindicatoren (kpi’s: kritische prestatie-indicatoren) waar een organisatie op wil sturen. De nadruk ligt op ‘wil’, want het kan zijn dat op een deel van deze kpi’s nog niet gestuurd kan worden vanwege een gebrek aan data of inzichten. De kpi’s in het kpi-huis zijn opgedeeld in meerdere lagen zoals te zien is in onderstaand plaatje. Bij de faculteit M&O zijn dit er twee: hoofd-kpi’s (level 1) die op de eerste rij zijn weergegeven en sub-kpi’s (level 2) die onder de hoofd-kpi’s staan. Bij iedere kpi’s staat een definitie en – als er momenteel al op gestuurd wordt – een doelstelling.

De onderstaande afbeelding geeft een impressie van het kpi-huis van de faculteit M&O. Onder de witte balken met de naam van de strategie (zoals “studentzaken”) staat een rij met hoofd-kpi’s waaronder een of meerdere rijen sub-kpi’s.

Impressie kpi-huis Haagse Hogeschool, faculteit M&O

Impressie kpi-huis Haagse Hogeschool, faculteit M&O

Om tot een overzicht van alle sturingsindicatoren te komen, zijn de kpi’s uit het jaarplan (“waar sturen we al op?”) aangevuld met kpi’s die voortkwamen uit brainstorms (“waar zouden we nog meer op willen sturen?”). Deze kpi’s zijn ingedeeld in de verschillende strategieën waar binnen de faculteit op gestuurd wordt, zoals Onderwijs & Onderzoek, Studentzaken en Bedrijfsvoering. Na het gezamenlijk vaststellen van de definities en aanvullende input vanuit opleidingsmanagers, was het kpi-huis compleet en werd deze vastgesteld in het managementteam van de faculteit. Ook is afgesproken dat het kpi-huis jaarlijks geüpdatet wordt en waar nodig aangevuld met nieuwe kpi’s, wanneer de faculteit haar kpi’s en bijhorende doelstellingen voor het komende jaar bepaalt.

Ik weet dat maar weinig mensen van binnen een warm gevoel krijgen als ze de term ‘kpi’ horen. Toch brengt een kpi-huis zoveel overzicht, duidelijkheid en richting dat het de kleine investering meer dan waard is.

Dashboard studentenvoortgang

Een logische vervolgstap is om daadwerkelijk te gaan sturen op de vastgestelde kpi’s. Gekozen is om eerst een managementdashboard te maken voor de strategie waar de meeste data in beschikbaar zijn: studentzaken. In samenwerking met IT en datamanagement zijn de benodigde datavelden aangewezen en verzameld in een groot bronbestand. Op basis van dit bronbestand is een visueel dashboard gemaakt in Qlikview (een business analytics platform).

Het is gemakkelijker om over een dashboard te praten als je het ook echt kunt zien. Daarom is het dashboard na verschillende iteraties met opleidingsmanagers aangescherpt en definitief gemaakt. Momenteel wordt het automatisch tweewekelijks ververst.

Studentzaken

Typische kpi’s die onder de strategie studentzaken vallen zijn kpi’s voor de instroom, zoals aanmeldingen en inschrijvingen, en kpi’s rondom de studievoortgang, zoals BSA-rendement, studiestakers en langstudeerders. Deze kpi’s zijn gevisualiseerd met percentages in het dashboard.

Van meten naar sturen

“Na het vaststellen van het dashboard gaat de uitdaging pas echt beginnen”, werd gekscherend gezegd. Want hoe zorgen we ervoor dat ook daadwerkelijk met het dashboard gestuurd gaat worden? In het managementteam van de faculteit is gelijk met de vaststelling van het dashboard, ook de werkwijze van monitoring afgesproken. Hierbij is de koppeling gemaakt met de ‘Wall Walks’, die al tweewekelijks plaatsvonden. Het dashboard wordt eens in de zes weken op de Wall geplakt, waarbij iedere opleidingsmanager een toelichting geeft op zijn of haar kpi’s en mogelijke hieruit voorvloeiende maatregelen. Morgens begeleidt deze Wall Walks en de adoptie van het nieuwe dashboard op de Wall.

Wall Walks

De Wall is een instrument vanuit het visueel management. De methode heeft als doel om een verbeterde grip op de operatie en tijdige realisatie van strategische en operationele doelen te behalen. De Wall is letterlijk een digitale of fysieke muur verdeeld in vlakken van categorieën met projecten, programma’s of verstoringen er opgeplakt. Wanneer je hier met jouw team langs loopt doe je een Wall Walk. Bij de Haagse Hogeschool wordt het dashboard op studentzaken dus ook onderdeel van deze ‘walk’.

Het resultaat

De introductie van het kpi-huis en het managementdashboard hebben geleid tot meer focus op tussentijdse bijsturing op basis van feiten. Het gebruik van het dasboard tijdens de Wall Walks zorgt ervoor dat opleidingsmanagers vaker naar cijfers kijken dan voorheen en dat het gesprek over de resultaten concreter gevoerd kan worden. Het eerste Wall Walk overleg met het dashboard erin heeft geleid tot een aanvullende analysevraag die uitgevoerd wordt door het Beleid, Advies & Kwaliteitsteam (team BAK). Of deze acties ook leiden tot het behalen van de doelstellingen wordt aan het einde van het jaar duidelijk. De grote winst is dat er nu meer inzicht is of de faculteit op koers ligt of niet.

Over De Haagse Hogeschool

De Haagse Hogeschool is een instelling voor hoger beroepsonderwijs met een breed aanbod van opleidingen in voltijd, deeltijd en duale vorm. Ongeveer 25.000 studenten volgen er één van de circa 40 opleidingen. Dit wordt mogelijk gemaakt door ruim 1.280 docenten en bijna 720 medewerkers onderwijsondersteuning en beheer.

Vervolgstappen

Nu er voor de strategie studentzaken een dashboard is gemaakt, is het tijd om met de kpi’s voor de andere strategieën aan de slag te gaan. Deze kpi’s zijn in het algemeen minder makkelijk te meten, omdat ze vaak op een meer kwalitatieve manier vastgesteld worden, of vanuit verschillende plekken of bestaande rapporten gehaald moeten worden. Morgens is samen met de faculteit M&O een proces aan het inrichten om ook deze kpi’s in een managementdashboard te gebruiken, zodat de informatie en sturing tijdens de Wall Walks compleet is.

Meer weten?

Als je benieuwd naar de mogelijkheden om binnen jouw organisatie beter te kunnen monitoren en sturen op basis van data, neem dan contact op met Pako de Lange, consultant bij Morgens.

Pako de Lange

delange@morgens.nl

Send an E-mail