Executie KOERS-programma Reinaerde: Samenwerken aan een betere toekomst

Reinaerde is een organisatie die mensen met een beperking ondersteunt in de regio Utrecht. Met een breed scala aan diensten, zoals wonen, werk, begeleiding en dagbesteding, zet Reinaerde zich in om het leven van haar cliënten zo zelfstandig en betekenisvol mogelijk te maken. Om de toekomstvisie en strategische doelen te realiseren, startte Reinaerde het KOERS-programma. Dit programma richt zich op het aanbrengen van focus, structuur en overzicht, zodat de organisatie haar ambities kan waarmaken en duurzaam kan verbeteren. Hoe Morgens hierbij heeft ondersteund, lees je in deze case.

De vraag

“Breng de vier prioriteiten uit het KOERS-programma tot executie. Bied hierbij ondersteuning bij het aanbrengen van focus, structuur en overzicht om het Strategisch Team (ST) te helpen de doelen van het KOERS-programma te realiseren, waarbij programmatisch werken en governance centraal staan, met het motto ‘van voordoen, via samendoen, naar zelf doen’ als leidraad.”

De aanpak

Om Reinaerde te helpen is een aanpak gekozen waarin elementen uit Lean, programmamanagement en veranderkunde gecombineerd werden. Door deze methodieken te integreren, konden we stapsgewijs de implementatie doorvoeren en waarborgen dat alle betrokkenen de veranderingen omarmen.

Inhoud bepalen met een True North

Een cruciaal onderdeel van de aanpak was het definiëren van de ‘True North’ voor Reinaerde. Dit is een heldere weergave van waar de organisatie naartoe wil en helpt richting geven aan alle activiteiten. De True North is vastgelegd op één A3-poster, die fungeert als kompas voor de organisatie. Het helpt bij het maken van keuzes, biedt duidelijke opdrachten voor de KOERS-prioriteiten en zorgt voor consistentie in het dagelijks management.

De vier KOERS-prioriteiten

Om de True North te realiseren, werd programmatisch werken ingevoerd. Deze aanpak helpt bij het creëren van een uniforme werkwijze en een heldere governance-structuur met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden. Elke KOERS-prioriteit is uitgewerkt in een A3, waarin de problemen en gewenste resultaten worden omschreven. Vervolgens worden deze vertaald naar project-A3’s, waarin de stappen om deze resultaten te bereiken uiteen worden gezet. Tijdens wekelijkse stand-ups wordt de voortgang van elk project gevolgd met behulp van zogenaamde Walls. Dit zijn digitale of fysieke borden die in één oogopslag inzicht geven in de status, behaalde resultaten en eventuele hulpvragen.

KPI’s en monitoring

Om ervoor te zorgen dat de doelen worden behaald, zijn er Key Performance Indicators (KPI’s) vastgesteld. Deze KPI’s helpen om de voortgang van de verschillende KOERS-prioriteiten te meten en waar nodig bij te sturen. De resultaten worden kortcyclisch gerapporteerd binnen de Planning & Control cyclus.

Eenvoud en consistentie

Het uitgangspunt van de hele aanpak was rust, reinheid en regelmaat. Dit betekent dat we het simpel, pragmatisch en actiegericht houden, zonder in te boeten aan de kwaliteit van de resultaten.

Werksessies en teamontwikkeling

In een reeks werksessies maakten medewerkers kennis met resultaatgericht werken en leren ze hoe ze deze aanpak kunnen toepassen in hun dagelijkse werkzaamheden. KOERS-prioriteiteigenaren en projectleiders werden gefaciliteerd bij het vastleggen van doelen, besluitvorming en samenwerking. Daarnaast ondersteunden wij hen bij het doorlopen van de Plan-Do-Check-Act (PDCA)-cyclus om continu te verbeteren.

Coaching en begeleiding

Naast de werksessies was Morgens aanwezig bij wekelijkse werkoverleggen van het Strategisch Team en het kernteam. Zo kunnen zij het team coachen in de praktijk en hen helpen bij het omzetten van afspraken in concrete acties. Onze coachingsstijl was constructief, waarbij we geen schroom hadden om te confronteren en spiegelen wanneer dat nodig was om de beoogde resultaten te behalen.

De belangrijkste resultaten

De ondersteuning door Morgens heeft geleid tot een goed ingericht programmamanagement, waarin zowel de inhoud, besturing als gedrag op elkaar zijn afgestemd. Dit helpt de Raad van Bestuur en het Strategisch Team om de doelen van het KOERS-programma te realiseren. Enkele belangrijke resultaten zijn:

• Een duidelijke vertaling van het KOERS-programma naar concrete, strategische prioriteiten;
• Inzicht in de bijdrage van verschillende organisatieonderdelen door middel van A3-methodiek;
• Focus op wat Reinaerde wel en niet doet;
• Formats en methodieken voor programmatisch werken en jaarplanning;
• Een duidelijke rol- en taakverdeling binnen de governance-structuur;
• Visueel inzicht in de voortgang door middel van stand-ups en Walls;
• Heldere communicatie naar de organisatie over plannen en voortgang;
• Opleiding van projectleiders en programmamanagers.