Implementatie programma 'Alle zaken digitaal' bij OM en Rechtspraak

De Rechtspraak en het Openbaar Ministerie (OM) hebben de ambitie om eind 2019 98% van alle nieuwe zaken digitaal af te doen. Hiervoor is het programma Alle Zaken Digitaal (AZD) in het leven geroepen. Morgens is binnen het programma AZD verantwoordelijk voor de implementatie.

Deze digitaliseringsslag heeft grote impact op de werkprocessen in de strafrechtketen, en de taakinvulling en onderlinge samenwerking van managers en medewerkers. In dit programma komt de uitdaging van het digitaliseren van een tijdkritisch en maatschappelijk zeer relevant proces samen met een ingrijpende omslag naar digitaal werken.

De vraag

Met een implementatieteam van 20 medewerkers en bijna een kwart van het totale budget, vormt de implementatie een belangrijk onderdeel binnen het AZD programma. Dit vanuit de overtuiging dat managers en medewerkers de stap naar digitaal werken alleen kunnen maken als zij goed worden ondersteund.

Morgens is gevraagd om de implementatie van Alle Zaken Digitaal op te zetten, uit te voeren en te ondersteunen. Ondersteuning vindt plaats in de vorm van opleiding, implementatiebegeleiding en project- en verandermanagement. Door inzet van deze ondersteuning zijn OM en Rechtspraak in staat om de beoogde baten van het programma te realiseren.

De aanpak

Morgens is binnen het programma verantwoordelijk voor de implementatie in de volle breedte. Hieronder valt het opzetten en uitvoeren van de implementatieaanpak, op basis van onze eerdere ervaring in grote digitaliseringstrajecten en in overleg met bestuurders en opdrachtgevers. Maar ook de zachte kant van de implementatie: enthousiasme en draagvlak creëren bij gebruikers.

Dit doen we bijvoorbeeld door gebruikers met elkaar in gesprek te brengen en door ‘commitment-workshops’ met bestuurders te organiseren. We doen dit met een enthousiast en betrokken implementatieteam dat naast gebruikers en managers staat en werkt vanuit de overtuiging dat plezier en pragmatisme digitaal werken tot een succes maken.

Implementatie op basis van thema’s

“Verantwoordelijkheid leggen waar die hoort” is het centrale uitgangspunt in de implementatie. Op basis van dit uitgangspunt hebben we de volgende thema’s in de implementatie vastgesteld:

1. De verantwoordelijkheid ligt lokaal
   De winst van digitalisering van processen en werk ligt lokaal. Het is daarom cruciaal dat lokale bestuurders van Rechtbanken en OM-locaties digitalisering omarmen en als boegbeeld optreden;
2. Het landelijk programma faciliteert en ondersteunt
   Het landelijk project faciliteert de Rechtbanken en OM-locaties door het leveren van implementatiebegeleiding, opleidingen en werkplekbegeleiding;
3. We werken digitaal
   Daar waar mogelijk werken we digitaal, ook als nog niet alle gewenste functionaliteiten beschikbaar zijn;
4. Beginnen is winnen: we pakken het pragmatisch aan
   Geen dikke grote plannen en uitputtende analyses, maar snel en slim beginnen waar het kan. Zo passen we werkprocessen alleen op de koppelvlakken tussen Rechtbank en OM aan, zonder het hele bestaande proces om te gooien;
5. Eenduidig en motiverend veranderverhaal
   We maken de voordelen van digitaal werken concreet door middel van visuals en dashboards, en laten zien dat het moment nú is;
6. Kaders en leiderschap van bovenaf, invulling en uitvoering van onderaf
   Het bestuurlijk kader wat betreft doelstelling is dwingend en leidend, de lokale invulling en route is vrij. De opdrachtverstrekking en einddoelstelling (alle zaken digitaal eind 2019) komt vanuit de bestuurlijke top, maar de planning en aanpak om deze opdracht te realiseren ligt op lokaal niveau;
7. We kijken naar kansen
   We leggen de nadruk op wat er wel kan en wat het oplevert, niet op de onmogelijkheden. Digitalisering bij de Politie is bijvoorbeeld buiten de scope van het programma, maar is geen reden om niet zelf aan de slag te gaan;
8. ‘Peer-to-peer’ beïnvloeding
   We brengen collega’s met elkaar in gesprek over de voordelen van digitaal werken door het organiseren van werksessies, themabijeenkomsten, symposia et cetera.

Het resultaat

Medio 2019 is er binnen het programma AZD veel bereikt:

• Resultaten: Sterke volumegroei van digitaal afgehandelde zaken: van minder dan 15% begin 2018 in de nieuwe zaakstromen naar 85%;
• Team: Het implementatieteam staat! We hebben een eigen implementatiefilosofie en -smoel ontwikkeld en het implementatieteam is echt onderdeel geworden van de rechtbanken en OM-locaties
• Momentum: Er is momentum voor digitalisering en geloof bij gebruikers dat digitalisering onomkeerbaar én positief is;
• Vertrouwen: Het vertrouwen binnen het Openbaar Ministerie en de Rechtspraak dat zij wel degelijk in staat zijn om digitaal te vernieuwen is in grote mate hersteld.

Alles bij elkaar betekent dit dat het OM en de Rechtspraak meer dan 96% van al hun strafzaken digitaal afdoen. Digitaal werken is voor de medewerkers de norm geworden!