Digitaal werken bij Vervoerregio Amsterdam

De vervoerregio Amsterdam heeft Morgens gevraagd om te ondersteunen bij het verbeteren van het digitaal werken binnen haar organisatie. De coronamaatregelen hebben ertoe geleid dat de medewerkers van de Vervoerregio veel meer zijn gaan thuiswerken. Tijdens de lockdown zelfs volledig. De Vervoerregio heeft de ambitie om deze manier van werken verder te ontwikkelen om de effectiviteit te bevorderen en het werkplezier te verhogen. Maar hoe doe je dat? En hoe betrek je hier je medewerkers bij? In het geval van de Vervoerregio doe je dit door een digitaal festival te organiseren.

Het digitaal festival

Om de effectiviteit en het plezier van digitaal werken te verbeteren heeft de Vervoerregio Amsterdam in november een digitaal festival georganiseerd. Hiermee wilde de Vervoerregio het onderwerp goed onder de aandacht brengen en betrokkenheid creëren bij haar medewerkers. Het festival duurde in totaal twee weken, waarbij mensen deelnemen aan digitale events (o.a. quizes, digitale borrels en ander social events) en verschillende workshops. Namens Morgens heb ik meegewerkt aan de invulling van dit festival, waarbij mijn inzet bestond uit drie onderdelen: 

1. Een kick-off sessie om het festival af te trappen en mensen te inspireren.
2. Een workshop voor alle medewerkers over hoe je digitaal werken leuk en interactief kunt maken. 
3. Feedback momenten bij het management- en directieteam. Feedback naar aanleiding van de opbrengst van de workshops, maar ook ‘on the job’ tijdens digitale overleggen.

De workshop

Het doel van mijn workshop was drieledig: 

1. De deelnemers laten ervaren hoe je digitaal werken leuk en interactief kunt maken. 
2. Met elkaar in gesprek gaan over de betekenis en het effect van digitaal werken op de individuele medewerker, op de teamsamenwerking en het effect op de organisatie als geheel. 
3. Verbeteringen benoemen in de huidige manier van digitaal werken.

Om de interactie te bevorderen heb ik de deelnemers kennis laten maken met online tools als Mural, Mentimeter en Skrible. De sessie bestond uit 10 tot 12 deelnemers, duurde twee uur en vond plaats in Microsoft Teams. We zijn ingegaan op wat het voor medewerkers van de Vervoerregio Amsterdam betekent om digitaal en vanuit huis hun werk te doen. We hebben gesproken over voor- en nadelen van deze manier van (samen)werken en we hebben ideeën uitgewisseld over de toekomst en de veranderingen die nodig zijn om digitaal/hybride werken tot een succes te maken. Tot slot is er stilgestaan bij de etiquette van online vergaderen en is er aandacht geweest voor de valkuilen binnen digitale teamsamenwerking. 

De opbrengst

Als effect van digitaal werken zagen de deelnemers vooral voordelen in de efficiëntie en effectiviteit van het werk. In het kort gezegd zijn mensen in staat om hun werk goed te doen en is de formele inhoudelijke kant van hun werk prima in orde. Als het gaat om nadelen van digitaal werken, ervaren de deelnemers dat de verbinding met collega’s en met de organisatie onder druk staat. Dit heeft voor veel van hen een negatief effect op het werkplezier, vanwege gebrek aan sociale interactie en verbinding.

Hoe nu verder?

Tijdens de workshop zijn de deelnemers zich bewust geworden dat de omslag naar digitaal werken gezien moet worden als een fundamentele verandering in de manier van (samen)werken. Dit besef maakt dat het digitaal festival het begin is geweest van een groter veranderproces. De Vervoerregio gaat nu de volgende stap zetten om deze verandering verder vorm te geven vanuit ICT, huisvesting en HR. Een belangrijke en mooie eerste aanzet van een belangrijk veranderproces als gevolg van de coronacrisis.  

Een herkenbaar effect?

Het verbeteren van effectiviteit en efficiëntie aan de ene kant en de ondermijning van verbinding en sociale interactie aan de andere kant binnen digitaal werken zie ik ook bij veel andere organisaties. Binnen Morgens hebben we hier zelf ook mee te maken en proberen we een passende oplossing te vinden in onze ‘way of working’. Hier zit dus wat mij betreft de grote uitdaging van digitaal werken. We hebben te maken met een fundamentele verandering in onze manier van werken en ‘de oude manier’ komt niet meer terug.

Interesse?

Een herkenbare uitdaging binnen je eigen organisatie? Heb je hulp nodig of wil je op dit onderwerp eens doorpraten? Bel of mail me gerust via reitsma@morgens.nl, tel: 071 – 3313 640.