Van AI-ambitie naar GGZ-impact

Hoe geef je als GGZ-organisatie sturing aan de ontwikkeling van AI? Die vraag staat centraal in een groeiend aantal GGZ-instellingen die Ideal Shift AI begeleidt. In plaats van snel “iets met AI” te doen, kiezen zij bewust voor regie en strategie. Emma Verhagen, Algemeen Directeur van Ideal Shift AI, deelt in een openhartig gesprek met Maarten Schoone hoe zij GGZ-organisaties begeleidt bij het sturen op verandering, het nemen van gedurfde beslissingen en het bouwen aan een toekomstbestendige zorgorganisatie.

Ideal Shift AI ziet AI als een driedubbele transformatie: van werkprocessen, van diensten én van mensen. Door deze drie niveaus in samenhang te veranderen, en vanaf het begin scherp te zijn op menselijk contact, data en governance, nemen vooruitstrevende GGZ-organisaties en Ideal Shift AI gezamenlijk het voortouw in een zorgvuldige en toekomstbestendige toepassing van AI. De kern: innoverend leiderschap maakt je toekomstbestendig.

Van tooldenken naar waardecreatie

Een terugkerend patroon bij GGZ-organisaties die starten met AI: de potentie is groot, maar de financiële ruimte is beperkt. GGZ-instellingen werken met smalle marges, dus investeren in AI vraagt om scherpe keuzes en een combinatie van eigen middelen en subsidies. Op papier zijn de opbrengsten snel inzichtelijk, maar in de praktijk blijft investeren in innovatie spannend in een sector waar elke euro telt.

Wat opvalt in bij de start van AI-projecten in de GGZ is dat het draagvlak binnen organisaties verrassend groot blijkt. “In de projecten van Ideal Shift AI zien we dat bij de start van een project gemiddeld zo’n vijftien procent van de medewerkers actief betrokken zijn bij AI-brainstorming”, vertelt Emma. “Wat begint als een beoogde kerngroep, groeit uit tot een bredere beweging. Bewust wordt iedereen die wil meedenken uitgenodigd om aan te haken. Medewerkers zitten letterlijk ‘aan het stuur’ en ook toezichthouders kijken positief mee.”

Het effect is voelbaar: meer eigenaarschap, meer vertrouwen en minder weerstand. Medewerkers ervaren AI niet als iets dat hen overkomt, maar als iets waaraan zij zelf richting geven.

Aandacht voor de risico’s van AI

Wanneer het gesprek op risico’s van AI komt, wordt duidelijk dat hier veel aandacht voor moet zijn: “Vanaf het begin is het essentieel om expliciet aandacht te besteden aan privacy en databeveiliging, maar ook aan thema’s als bias (discriminatie die is ingebed in AI-systemen), verlies van menselijkheid, afhankelijkheid van technologie en de vraag naar verantwoordelijkheid.”

De conclusie is helder: AI mag nooit een los ICT-project worden, maar moet organisatiebreed worden gedragen, met duidelijke ethische kaders en gerichte training voor medewerkers.

Ook op governance wordt bewust gestuurd. Niet de toepassingen staan centraal, maar de vraag of de organisatie hier technisch en organisatorisch klaar voor is. AI dient geïntegreerd te landen binnen het bestaande (Microsoft/Azure) landschap. Ideal Shift AI past hiervoor het eigen AI Strategie Framework toe: een gestructureerde aanpak gebaseerd op MIT-inzichten, die de organisatie stap voor stap begeleidt van strategiebepaling en readiness-assessment tot een concrete AI-roadmap gericht op waardecreatie. Vanuit de veelheid aan ideeën worden vervolgens scherpe keuzes gemaakt, teruggebracht tot een beperkt aantal samenhangende thema’s voor organisatie, werkprocessen en zorginhoud.

De businesscase vormt daarbij steeds de rode draad. AI wordt niet ingezet omdat het kan, maar omdat het aantoonbaar bijdraagt aan doelen die de organisatie al belangrijk vindt. Een kosten-batenanalyse (KPIs) is het startpunt én het ankerpunt. Met een gestructureerde aanpak blijkt het mogelijk om binnen één tot twee maanden tot een gedragen AI-strategie te komen, mits steeds wordt teruggekeerd naar de kernvraag: past dit bij wie we als organisatie zijn?

Een duidelijke grens wordt daarbij expliciet bewaakt. AI mag de zorg ondersteunen, maar mag nooit automatisch leiden tot hogere werkdruk of meer cliënten per dag. Menselijk contact blijft leidend en het welzijn van medewerkers weegt minstens zo zwaar als efficiëntie. In een sector waar druk en verzuim al hoog zijn, is dat geen nuance, maar een harde randvoorwaarde.

Van visie naar praktijk

Wat verwacht resultaat is van een goed ingericht AI-traject in de GGZ: technologie inzetten om wachttijden te verkorten en werkdruk te verlagen, zonder het gesprek tussen cliënt en behandelaar te verdringen. De sleutel is dat zo’n traject niet begint bij een tool, maar bij de vraag waar AI daadwerkelijk waarde toevoegt voor cliënten én medewerkers. Bestuurders vervullen daarin een faciliterende en kaderstellende rol, met het publieke belang steeds als uitgangspunt.

De AI-strategie die Ideal Shift AI ontwikkelt voor GGZ-cliënten is niet opgezet als een verzameling losse toepassingen, maar als een end-to-end herontwerp van het zorgproces. Tijdens gesprekken met medewerkers blijkt steeds dat data slechts één onderdeel is van een groter geheel. Ideal Shift AI ontwerpt data, workflow en menselijke inbreng in samenhang, zodat grip ontstaat op processen en toekomstige AI-toepassingen veilig en schaalbaar kunnen landen.

Die aanpak wordt uitgewerkt langs zes opeenvolgende fases die de logica van de dagelijkse praktijk volgen:

Fase 1: Aanmelding – Live in de GGZ

Het begint bij de aanmelding, waar het AI-fundament wordt gelegd. Aanmeldformulieren worden vrijwel volledig geautomatiseerd en verzamelen informatie gestructureerd. Toestemmingen worden automatisch verwerkt en wachtlijsten vullen zich op basis van actuele data.

Fase 2: E-mailregistratie – Bijna live

Een concreet voorbeeld is de automatische e-mailregistratie. Momenteel kost het registreren van een verstuurde e-mail een behandelaar circa dertig klikken, wat neerkomt op vijf minuten per e-mail of een gemiste registratie met financieel risico als gevolg. Na implementatie verschijnt er automatisch een pop-up na het versturen, met alle relevante velden zoals cliënt, module en tijdsduur alvast vooringevuld. Met een tot drie klikken is de registratie compleet, waardoor de verwachting is dat 90% van de e-mails automatisch wordt verwerkt.

Fase 3: Hybride digitale zorg met AI – In ontwikkeling

Onderzoek toont aan dat cliënten tijdens de wachtperiode vaak achteruitgaan. Om dit tegen te gaan, brengt AI via een gerichte vragenlijst in kaart op welke GGZ-thema’s een cliënt de meeste ondersteuning nodig heeft en beveelt automatisch de meest relevante trainingen aan via platforms zoals Minddistrict of Therapieland. Zo werkt de cliënt al actief aan herstel, nog voordat de behandeling start. Bij de intake zet AI dit door: op basis van het cliëntprofiel worden direct de meest passende gespecialiseerde modules aanbevolen, waarmee de behandelaar hybride zorg eenvoudig kan inzetten.

Fase 4: Intake

In de intakefase komt alle eerder verzamelde informatie samen. Dynamische intakeformulieren en eventueel een opname van het gesprek leiden automatisch tot een concept-intakeverslag. De behandelaar hoeft dit verslag alleen nog te controleren en aan te scherpen, waardoor meer ruimte ontstaat voor het inhoudelijke gesprek.

Fase 5: Behandeling

Tijdens de behandelperiode ondersteunt AI bij gespreksamenvattingen, conceptverslagen en behandelondersteuningsplannen. Een interne, goed beveiligde chatbot helpt medewerkers bij vragen over processen en dossiers; bewust zonder externe chatbot richting cliënten. Vanuit ethische en veiligheidsafwegingen blijft het directe contact tussen cliënt en behandelaar leidend.

Fase 6: Afronding

In de afrondende fase ligt de nadruk op rust en continuïteit. Door betere planning en minder dubbele afspraken ontstaat meer overzicht in agenda’s en werkdruk. Medewerkers worden ondersteund met gerichte training in het verantwoord gebruik van AI, zodat technologie bijdraagt aan duurzaam werken en niet als extra belasting wordt ervaren.
Samen vormen deze fases één samenhangend geheel, waarin AI niet versnipperd wordt ingezet, maar structureel bijdraagt aan betere zorgprocessen met aandacht voor zowel cliënten als medewerkers.

Parallel aan deze inhoudelijke ontwikkeling wordt vanaf dag één ingezet op meten. Zonder meetcultuur wordt AI óf een speeltje, óf een bron van wantrouwen. Daarom zijn KPI’s en businesscases expliciet onderdeel van de aanpak. Er wordt onder andere gekeken naar wachttijden, behandelduur, declarabele tijd en werkdruk in administratieve processen.

Wat levert dit op voor medewerkers en cliënten?

De keuzes die GGZ-organisaties samen met Ideal Shift AI maken, zijn bewust procesmatig en gefaseerd opgebouwd. Dat maakt het mogelijk om ook de eerste effecten zichtbaar te maken, waardoor verder draagvlak ontstaat. Niet alleen in cijfers, maar juist in de dagelijkse praktijk van medewerkers en cliënten.

Voor behandelaren zit de grootste winst in rust en overzicht. Doordat een groot deel van de administratieve handelingen automatisch wordt afgehandeld, verdwijnt een structurele bron van werkdruk. Minder klikken in het elektronisch patiënt dossier (EPD) betekent minder kans op fouten, minder herstelwerk en vooral: meer tijd voor inhoudelijk werk. Zo kunnen e-mails via een pop-up met één druk op de knop in het dossier van de cliënt worden verwerkt.

Ook ontstaat er meer voorspelbaarheid in het werk. Registraties worden niet langer uitgesteld of vergeten, waardoor financiële onzekerheid afneemt. Medewerkers hoeven minder te schakelen tussen systemen en kunnen hun aandacht beter richten op het behandelproces zelf.

Belangrijk: effectiviteit leidt niet automatisch tot hogere productiedruk. De vrijgekomen tijd wordt expliciet gezien als ruimte voor persoonlijkere zorg, intervisie, reflectie en herstelmomenten. Dat is een bewuste keuze, ingegeven door het besef dat duurzame zorg begint bij het welzijn van professionals.

Voor cliënten vertaalt de aanpak zich vooral in duidelijkheid en continuïteit. Het aanmeldproces is overzichtelijker en informatie is vanaf het begin beter op orde. Dat voorkomt ruis en onzekerheid aan de start van een traject, juist op een moment dat cliënten vaak kwetsbaar zijn.

Gedurende het hele proces van aanmelding tot uitschrijving blijft het menselijke contact leidend. Omdat administratieve lasten op de achtergrond verdwijnen, ontstaat meer ruimte voor het gesprek zelf.

Van resultaten naar kansen voor de sector

De ervaringen in de GGZ-praktijk laten zien dat AI-adoptie niet alleen een technologievraag is, maar vooral een opgave van organisatieverandering en procesverbetering. De verandering zit nadrukkelijk op drie niveaus: de mens (bestuurders die richting geven, professionals die ermee werken en cliënten die het ervaren), de techniek (van data en applicaties tot infrastructuur en beveiliging) en het proces (van aanmelding tot behandeling en afronding). Precies die samenhang bepaalt of AI daadwerkelijk waarde toevoegt.

Daar ligt de toegevoegde waarde: niet in het leveren van losse AI-tools, maar in het begeleiden van de volledige transformatie, van visie en strategie tot procesontwerp en implementatie, volledig geïntegreerd in jouw EPD en landschap. Met gericht verandermanagement wordt AI-adoptie een samenhangend verandertraject waarin bestuur, professionals en cliënten samen leren, bijsturen en eigenaarschap ontwikkelen.

Geen eenmalig project, maar duurzame verandering

Succesvolle toepassing vraagt om duidelijke bestuurlijke regie, zorgvuldig herontwerp van zorgprocessen en een doordachte verander- en adoptieaanpak waarin medewerkers en cliënten worden meegenomen. Daarnaast is het essentieel om niet alleen te sturen op financiële opbrengsten, maar ook op werkdruk, kwaliteit van zorg en cliëntbeleving.

De praktijk in de GGZ onderstreept dat organisaties vooral ondersteuning nodig hebben bij de vertaling van visie naar uitvoering: scherpe keuzes maken, gefaseerd werken en continu bijsturen over de samenhang van mens, techniek en proces. AI is daarbij geen doel op zich, maar een middel om het primaire proces te versterken. Wie dat uitgangspunt hanteert, vergroot de kans op duurzame impact in de zorg.