Deze website maakt gebruik van cookies melding sluiten
Digitalisering

Lencioni all over again!

De coronacrisis duurt voort, het vaccineren begint eindelijk wat meer snelheid te krijgen en we staan op het kantelpunt van een derde golf of het overwinnen van het virus. We zitten inmiddels een jaar in de coronacrisis en de daaropvolgende maatregelen. Mensen werken nog steeds thuis en veel organisaties kiezen om na corona niet meer terug te gaan naar de oude manier van werken. Een substantieel deel van de week thuiswerken wordt het nieuwe normaal. Maar wat betekent dit voor de samenwerking binnen organisaties en specifiek binnen teams? Wat heeft het afgelopen jaar ons duidelijk gemaakt op dit gebied? Bottom line: It’s Lencioni all over again!

Toename van effectiviteit

In september 2020 verscheen er een artikel op MT.nl over de impact van de lockdown op de moraal en productiviteit van medewerkers. Dit artikel verscheen naar aanleiding van een onderzoek naar de effecten van thuiswerken door London Business School en Lifelabs Learning. De belangrijkste conclusie was dat de effectiviteit van medewerkers toeneemt door de lockdown en dat mensen over het algemeen prima in staat zijn om hun werk goed te doen. Hetzij met wat aanpassingen en ondersteuning, maar de inhoud van het werk lijdt er nauwelijks onder. Medewerkers ervaren een positieve ontwikkeling op het gebied van effectiviteit en efficiëntie. 

Afname van verbondenheid

Hier tegenover staat een daling van de verbondenheid tussen medewerkers binnen organisaties. De onderlinge verbinding met je team en met de organisatie als geheel neemt af. Juist deze verbinding en cohesie binnen de organisatie is de sociale lijm die teams bij elkaar houdt. Scherpte, creativiteit, nieuwe dingen en ontwikkelingen komen veel minder goed van de grond tijdens het werken op afstand. Organisaties doen verwoede pogingen om digitale informele bijeenkomsten te organiseren, maar dit is te mager om daadwerkelijk een stap verder te komen. Met alleen een online borrel red je het niet.

Ingrijpen met Lencioni

Ik heb dit zien gebeuren binnen mijn eigen organisatie en binnen mijn opdrachten bij zorginstellingen, gemeenten en commerciële bedrijven. Mijn conclusie is dat je hier als organisatie en als team op kunt interveniëren. Net als bij fysieke samenwerking, door aan teamontwikkeling te doen. Een model voor teamsamenwerking wat mij hierin altijd veel geholpen heeft, is het model van Lencioni. Mijn ervaring is dat dit model ook in het geval van digitale samenwerking goed toepasbaar is. Je zit dat als een team de overstap maakt van fysiek naar digitaal werken, het proces van teamontwikkeling als het ware opnieuw begint. Wat mij betreft is het “Lencioni all over again!”. 

Ik zal je vertellen hoe ik het model van Lencioni toepas op digitale samenwerking om de gevolgen van de lockdown het hoofd te bieden:

Wat was Lencioni ook alweer? 

Patrick Lencioni heeft een model ontwikkeld om concreet te maken welke factoren ervoor zorgen dat een team hecht en succesvol is. In de basis zegt het model van Lencioni dat leden van een hecht en succesvol team: 

  • Elkaar vertrouwen en veiligheid creëren;
  • Openlijk met elkaar de strijd aan gaan over ideeën;
  • Besluiten en actieplannen volledig steunen;
  • Verantwoordelijkheid nemen en elkaar aanspreken;
  • Zich concentreren op gemeenschappelijke doelen van het team.

Vijf dimensies van teamsamenwerking 

Lencioni benoemt vijf dimensies van teamsamenwerking die met elkaar een piramide vormen. Hiermee wordt teamontwikkeling dikwijls ingezet van onder naar boven volgens deze piramide.

Lencioni

In de volgende paragrafen beschrijf ik één voor één de vijf dimensies van het model en benoem ik het ondermijnende effect van digitaal werken op deze dimensie. Vervolgens geef ik een aantal oplossingen om hier binnen je team positief te interveniëren, te beginnen bij vertrouwen. 

Vertrouwen

Nu wij niet meer fysiek met elkaar samenwerken zie ik dat vooral de onderkant van de piramide in het gedrang komt. We moeten opnieuw met elkaar uitvinden hoe we prettig en effectief met elkaar kunnen samenwerken. Dit doet een beroep op de veiligheid en het onderling vertrouwen binnen je team. Het is als het ware een test, want alle teamleden worden door de lockdown geconfronteerd met een geheel nieuwe situatie. Een drietal effecten die ondermijnend zijn aan het vertrouwen binnen teams zijn: 

  1. Digitale overleggen die vooral op de inhoud zijn gericht en zo efficiënt mogelijk worden uitgevoerd. 
  2. Achter een scherm overleggen. Dit geeft een rem om jezelf te uitten. Veel mensen voelen afstand en daarmee een drempel om iets moeilijks te zeggen, iets toe te geven of om tegen de heersende mening in te gaan. 
  3. Gebrek aan informele gesprekken. Teamleden komen elkaar niet ‘zomaar’ meer tegen op de gang of bij het koffiezetapparaat. Informele gesprekken vinden dus niet meer vanzelf plaats, terwijl deze gesprekken dikwijls de smeerolie zijn binnen een organisatie. 

Gebrek aan persoonlijke aandacht en verbinding

Het gevolg van deze effecten is dat teams persoonlijke aandacht voor elkaar verliezen. Daarnaast is er vanwege de efficiëntie en de fysieke afstand weinig ruimte voor persoonlijke kwetsbaarheid binnen teams. Juist het hebben van persoonlijke aandacht en verbinding maakt ruimte voor individuele kwetsbaarheid van teamleden en dit leidt tot het toenemen van vertrouwen binnen teams. 

De oplossing is dus om actief en bewust momenten te organiseren met je directe collega’s, waarbij er aandacht is voor de persoon en voor het sociale element van het werk. Het gaat hierbij niet alleen om sociale activiteiten als borrel of een online quiz, maar ook over verdiepende gesprekken over je persoonlijke situatie (privé of werk). Daarnaast is het van belang om alle teamleden actief te betrekken tijdens overleggen. Geef je collega’s de ruimte om hun mening te geven en nodig actief uit als mensen lijken te ‘duiken’. Iedereen moet mee kunnen doen en zich daartoe uitgenodigd voelen. 

Meningsverschillen en conflict

Gezonde en stevige discussies over inhoudelijke ideeën zijn een kenmerk voor een goede teamsamenwerking. Voor het aangaan van een meningsverschil of conflict is vertrouwen nodig. Echter, met elkaar leren dat je van mening kunt verschillen zonder persoonlijk te worden, versterkt het vertrouwen. Het werkt dus beide kanten op en het is belangrijk dat meningsverschillen of conflicten aangegaan worden binnen teams. Dit is digitaal zeker ook het geval.

Digitaal duiken

Daarnaast gaat aan een goed besluit een scherpe discussie vooraf. Juist die scherpte is moeilijker op te brengen in een digitaal overleg. Achter een scherm vergaderen geeft de neiging om je als toeschouwer te gaan gedragen en dus achterover te leunen. Dit helpt natuurlijk niet om in te stappen als een discussie spannend wordt. Duiken is digitaal makkelijker. Het feit dat non-verbale signalen minder goed doorkomen helpt natuurlijk ook niet.

Ingrijpen en aanmoedigen

Oplossingen om de kwaliteit van discussies en meningsverschillen te vergroten liggen vooral op het gebied van ingrijpen. Creëer een cultuur waarin alle leden van het team ingrijpen als het voor hen saai wordt of als zij afhaken. Eis van elkaar dat je een goed overleg hebt over de zaken die er echt toe doen voor het team. Daarnaast is het van belang om jezelf te pushen actief bij te dragen aan een discussie en teamleden die dit niet doen actief te betrekken. Moedig elkaar aan om scherpte aan te brengen en niet te stoppen voordat je er met elkaar uit bent. Graaf het verschil op, spreek het door en los het vervolgens op.

Betrokkenheid binnen je team

Gezond en optimaal conflict op de inhoud zorgt ervoor dat meningsverschillen op tafel komen en stelt teams in de gelegenheid om goede en heldere besluiten te nemen. Hiermee zorg je voor een hoge mate van betrokkenheid binnen je team. Het is hiervoor dus noodzakelijk dat iedereen tijdens het overleg hetzelfde beeld heeft. Je dient met elkaar te sturen op volledige duidelijkheid bij iedereen. 

Juist hier zit een risico binnen het digitale werken. Normaliter spreken mensen elkaar voor, tijdens en na het overleg. In het digitaal werken klikken we vooral van meeting naar meeting. Als er dus geen expliciete en volledige duidelijkheid heerste tijdens het overleg, dan is de kans groot dat dit ook niet meer wordt gecorrigeerd tijdens het napraten of bijvoorbeeld bij het koffiezetapparaat. Vaagheid en onduidelijkheid is dan het gevolg en dit is desastreus voor de betrokkenheid binnen teams. Als mensen niet weten waarom zij iets moeten doen, of wat er van hen verwacht wordt, dan kun je weinig betrokkenheid van hen verwachten. 

Duidelijkheid creëren 

De oplossing is dus om expliciet duidelijkheid met elkaar te creëren tijdens het overleg. Neem met elkaar de tijd om te checken of iedereen op één lijn zit, bijvoorbeeld aan het eind van een meeting. Een digitale meeting eindigt nu vaak omdat de tijd om is en de nieuwe meeting alweer staat te beginnen. Actief ruimte maken om duidelijkheid te creëren is dus in veel gevallen nodig. Wat hierin helpt is dat een digitale manier van overleggen de mogelijkheid geeft om samen in een document te werken en dit zichtbaar voor iedereen te laten zijn. Dit helpt enorm als het gaat over absolute helderheid. 

Verantwoordelijkheid nemen

Bij een hoge mate van betrokkenheid zijn teamleden makkelijk bereidt om verantwoordelijkheid te nemen. Grote betrokkenheid betekent immers dat iets belangrijk voor je is. Door op bovenstaande manier duidelijkheid te creëren en daarmee betrokkenheid te vergroten, leg je gelijk de basis voor verantwoording binnen je team. Met verantwoording bedoel ik zowel het nemen van verantwoordelijkheid, als het verantwoording afleggen aan je teamleden. 

In een hecht team nemen mensen graag verantwoordelijkheid op zich en zijn zij bereidwillig om hier verantwoording over af te leggen. Teamleden houden elkaar dus verantwoordelijk op een prettige en constructieve manier en komen als team verder. Een goede verantwoording is essentieel om prestaties te leveren en je ambities als team waar te maken. 

Heldere afspraken zijn belangrijk voor goede verantwoording

Goede verantwoording aan je collega’s of het bespreekbaar maken van niet constructief gedrag (aanspreken) lukt dus alleen als je hele heldere afspraken met elkaar maakt. Zorg tijdens digitale sessie dan ook voor het helder vastleggen en terugkoppelen van (resultaat)afspraken en maak resultaten inzichtelijk en beschikbar in het overleg. Zo creëer je een gezamenlijke meetlat waarlangs je met elkaar kunt samenwerken. 
Elkaar ter verantwoording roepen (of aanspreken) is belangrijk en nodig om scherpte te ontwikkelen binnen je team, maar dit is best ingewikkeld. Elkaar aanspreken is nog moeilijker dan een conflict of discussie aangaan. Aanspreken op prestaties of gedrag is namelijk veel persoonlijker dan de discussie aangaan over een mening of probleem. Over het algemeen vinden mensen het daarom al moeilijk om elkaar fysiek aan te spreken, maar digitaal is dat nog moelijker. 

Komt je boodschap wel aan?

Digitaal samenwerken voelt voor veel mensen onpersoonlijker en zoals al eerder aangegeven hebben veel mensen de neiging om zich als toeschouwer te gedragen. Hierbij speelt ook mee dat je moeilijker kunt inschatten hoe jouw boodschap aankomt en dat nazorg en/of nuancering regelmatig ontbreekt omdat mensen vaak snel doorgaan naar de volgende digitale meeting. Nadien kom je elkaar niet zo snel meer tegen, tenzij je hier actief iets voor organiseert. Het is dus belangrijk om je van deze facetten bewust te zijn en te overwegen om mensen een op een aan te spreken en niet tijdens meetings. Je kunt dan beter aanvoelen en checken hoe de boodschap aankomt en je kunt ruimte geven of aandacht besteden aan het constructief oplossen van eventuele knelpunten. Als je besluit om wel in de groep aan te spreken check dan expliciet hoe jouw boodschap bij de ander aankomt en of hij/zij begrijpt wat je bedoelt. 

Goede resultaten behalen

Het behalen van goede resultaten is uiteindelijk afhankelijk van de optelsom van de voorgaande dimensies. Hoe beter je invulling geeft aan deze dimensies, hoe groter de kans is dat een team goede resultaten behaalt. Voor het inzichtelijk maken van doelstellingen en resultaten is het raadzaam om dit te doen via een digitaal en visueel aantrekkelijk dashboard, wat je tijdens een meeting met elkaar bekijkt en evalueert. Om resultaten overzichtelijk en digitaal te presenteren zijn goede online tools beschikbaar, waaronder Mural, Mirro, Padlet, Trello en Whiteboard.
Gezamenlijke resultaten belangrijker dan individuele resultaten

Naast het inzichtelijk maken van de resultaten van een team, is het van belang om een cultuur te creëren waarin de gezamenlijke resultaten boven individuele resultaten gaan. Ieder teamlid, inclusief de leider, zal hierin objectief en onzelfzuchtig moeten opereren. Beloning en waardering komt toe aan de leden die daadwerkelijk een bijdrage hebben geleverd aan het realiseren van een groepsdoelstelling. Door successen en goede prestaties altijd met elkaar te vieren ontstaat er een gezamenlijke drive om als team succesvol te willen zijn. 

Ieder team kan succesvol zijn

Door opnieuw te kijken naar de dimensies van Lencioni, maar dan toegespitst op digitaal samenwerken, kan ieder team in mijn optiek de verbinding met elkaar terugvinden en succesvol zijn. Het digitale werken vraagt net iets anders van ons. Met name op de zachte kant van samenwerking. 
Teamontwikkeling vanuit het model van Lencioni geeft veel handvatten om op de harde en de zachte kant als team te groeien. De genoemde inzichten en adviezen zijn in naar mijn mening onafhankelijk van de inhoud van het werk en kunnen toegepast worden binnen alle teams, los van de sector waarin het team werkzaam is. 

Samenwerken en teamontwikkeling is bij uitstek mensenwerk en het gaat erom dat teamleden vastberaden en gedisciplineerd aan het werk gaan op de vijf dimensies die Lencioni beschrijft. Dit wisten we al bij fysieke samenwerking, maar geldt in mijn ogen ook voor digitale samenwerking. Zo is het ‘Lencioni all over again’, maar dan in een nieuw jasje. 

Meer weten?

Herken jij je de genoemde knelpunten en uitdagingen? Wil je eens verder praten over mogelijkheden voor digitale teamontwikkeling? Of ben je op zoek naar hulp? Ik ga graag vrijblijvend met je in gesprek. Bel of mail mij via reitsma@morgens.nl, tel. 071 - 3313 640.

 

Ontvang gratis Morgens Magazine

Ontvang gratis inspiratie, kennis en updates! Schrijf je in op onze nieuwsbrief & ontvang Morgens Magazine gratis in je mailbox.

Door op verzenden te klikken ga je akkoord met de Privacyverklaring van Morgens