Actueel / Zorg
Datagedreven werken in een regionaal zorgnetwerk
Door gestructureerd en continu met data te werken is in regio Rotterdam-Rijnmond de coronacrisis op het vlak van zorgcontinuïteit inzichtelijk en beheersbaar gemaakt. Data in de vorm van indicatoren en prognoses zorgen voor een objectieve blik in alle hectiek. Hierdoor zijn we in staat snel te schakelen en zo goed mogelijk voorbereid te zijn op verschillende fases van de crisis. Hoe we dit voor elkaar hebben gekregen, vertel ik in deze blog.
Afgelopen zomer schreven we al over het inzetten van data tijdens de eerste coronapiek voor het ‘programma Corona’ van de GGD & GHOR in de veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (15 gemeenten). Daar zijn we niet gestopt! Ik heb als senior adviseur Data & Zorgcontinuïteit bijgedragen aan het vormgeven van datagedreven werken op gebied van zorgcontinuïteit. Deze werkwijze hebben we in de programmaorganisatie Corona van de GGD GHOR Rotterdam-Rijnmond ingebed.
Het programma Corona is anno 2021 uitgegroeid tot een organisatie van ruim 4000 medewerkers. De behoefte aan goede sturingsinformatie is onverminderd groot. De uitdaging is om zicht te houden op het virus en de toegang tot de zorg te behouden, in iedere coronagolf, voor elke burger. Vooruitkijken is noodzaak, ondanks de belemmeringen van de continu veranderende omstandigheden zoals nieuwe regels, onzekerheid rondom nieuwe varianten van het virus en maatschappelijke onrust. Maar dat is in alle hectiek nog behoorlijk lastig. Het zicht houden op en vooruitkijken hebben we opgepakt door:
- Een sterke regionale netwerksamenwerking op te zetten;
- Bestuurders te voeden met stevige adviezen op basis van data, prognoses en kwalitatieve informatie;
- Werken met signaalwaarden en een vroegsignaleringssysteem.
Overzicht door netwerksamenwerking binnen de niet-acute zorg
Samenwerking binnen de zorgsectoren is essentieel om zicht te krijgen in de druk op de totale keten van zorg. De directeur Publieke Gezondheid heeft een coördinerende rol voor o.a. het bewaken van de zorgcontinuïteit in de zorgketen via het Regionaal Overleg Acute Zorg (ROAZ) en het Regionaal Overleg Niet Acute Zorg (RONAZ). Het laatstgenoemde orgaan is een jaar geleden opgericht en is sindsdien het centrum voor besluitvorming over wat speelt op coronavlak in de niet-acute zorg. Het is het bestuurlijke coördinatiepunt met vertegenwoordiging vanuit verpleeg- en verzorghuizen, thuiszorg (VVT), huisartsenzorg, GGZ, gehandicaptenzorg, revalidatiezorg, jeugdzorg, zorgverzekeraars, GHOR en GGD. Door deze samenwerking zijn de lijnen veel korter geworden en is er een gezamenlijke ketencoördinatie.
“Er zit veel samenwerkingskracht in het RONAZ. We zijn met zijn allen aan tafel gaan zitten en zijn het gewoon gaan doen.”
Het RONAZ in regio Rotterdam-Rijnmond wordt gevoed door op data gebaseerde adviezen van een netwerkoverleg op tactisch niveau, genaamd ’de monitoringsgroep’. Hierdoor is vraag en aanbod in de hele niet-acute sector inzichtelijk te krijgen, van huisartsen- tot revalidatiezorg. Om zo tijdig op kritieke situaties – zoals de opkomst van de tweede en derde golf met COVID-19 besmettingen – in te spelen.
Figuur: Overzicht van de ketenpartners en onderwerpen die samenkomen in het monitoringsadvies.
Datagedreven adviseren
Aan het begin van de coronaperiode heb ik als voorzitter de monitoringsgroep opgericht en deze groep zowel tijdens de 1e als 2e golf getrokken. Deze netwerkgroep heeft als opdracht om de COVID-capaciteit (bedden, personeel, persoonlijke beschermingsmiddelen) te monitoren, advies uit te brengen naar de bestuurders in het RONAZ en aanvullende opdrachten vanuit het RONAZ uit te voeren. Hierin adviseren wij op basis van een vroegsignaleringssysteem over op- of afschalen tot ruim 200 extra bedden in de regio, wat nodig is in de keten op gebied van persoonlijke beschermingsmiddelen, personeel en capaciteit. Denk aan een plan voor crisiszorg in de derde golf en een wervingscampagne voor extra personeel.
Wekelijks stellen wij een gecombineerde rapportage op met zowel duiding van kwalitatieve gegevens als de harde data vanuit alle sectoren in de niet acute zorg. Verstevigd met informatie vanuit ROAZ, GGD en GHOR levert dit een volledig beeld, waarmee een stevig onderbouwd advies over op- of afschalen, personele (zorg)capaciteit en persoonlijke beschermingsmiddelen wordt gegeven. De bestuurders in het Regionaal Overleg Niet Acute Zorg zijn hiermee goed geïnformeerd en kunnen weloverwogen beslissingen nemen.
Weten wat de data zegt
Iedere sector heeft een afgevaardigde in de monitoringsgroep. Volgens de BOB-methodiek wordt er eerst een Beeld geschetst de huidige situatie. Samen creëren wij een gedeeld beeld over beddencapaciteit, druk op personeel en behoefte aan materialen als persoonlijke beschermingsmiddelen, naalden of zuurstof. Hierna geven wij betekenis aan de situatie via Oordeelsvorming. Hoe komt het en wat kunnen we eraan doen? Het actuele beeld wordt aangevuld met de informatie uit de prognoses en de indicatoren met signaalwaarden. Goede begeleiding van dit proces zorgt voor gelijke inbreng en optimale samenwerking. Als laatste nemen we geen Besluit, maar geven we een advies voor besluitvorming in het RONAZ.
Betekenis geven
Datagedreven werken gaat al snel over de middelen en de competenties. Wie kan uit de voeten met Excel? Wie kan een model programmeren? Wie weet er iets van koppelen met systemen? Maar minstens zo belangrijk is wát er met de data wordt gedaan. Uiteindelijk wordt ons succes bepaald door betekenis te geven aan de data en de mate waarin soepel de capaciteit wordt op- en afgeschaald als dat nodig is.
Objectief blijven tijdens crisissituaties
In een crisissituatie wordt er vaak gehandeld op gevoel of urgentie. Om in tijden van crisis de situatie objectief te beoordelen hebben we indicatoren met signaalwaarden ontwikkeld. Voor het op- of afschalen van de speciale coronabedden in coronacentra (opvang voor COVID-besmette patiënten die niet naar huis kunnen, maar ook niet meer in het ziekenhuis kunnen blijven) gebruiken we deze signaalwaarden:
- Percentage bedbezetting van coronacentra: hoger dan 50%
- Percentage toename van aantal besmettingen doelgroep 60-plussers: meer dan 20% per week
- Status personeelscapaciteit: beheersbaar/zorgelijk/kritiek/crisis
- Status voorraad persoonlijke beschermingsmiddelen: voorradig/gedeeltelijk voorradig/niet voorradig
Wordt één van deze waarden overschreden, dan wordt geadviseerd om bijvoorbeeld op- of af te schalen of waar mogelijk specifieke acties in te zetten. In sommige gevallen is een overschrijding verklaarbaar (zoals bij een uitbraak in een instelling) en is het effect slechts tijdelijk. Dan kan er beargumenteerd afgeweken worden van de afspraak om direct actie te ondernemen.
Vooruitkijken is noodzaak
Naast deze signaalwaarden is tijdens de tweede golf van de pandemie een prognosemodel voor de bezetting in de coronacentra gebouwd. Er waren landelijke prognoses beschikbaar, maar doordat Rotterdam-Rijnmond langdurig een hogere incidentie (het aantal nieuwe zieken of ziekten in een populatie over een bepaalde periode) had dan de rest van Nederland en we verder dan één week vooruit wilden kijken, zijn we fijnmaziger gaan prognosticeren. We gebruiken hiervoor data uit de regio. Parameters voor het voorspellen van de bezetting van de coronacentra:
- Het aantal besmettingen in de regio
- Instroom vanuit ziekenhuizen en huisartsen
- Gemiddelde ligduur in ziekenhuizen en coronacentra
Begin 2021 is de prognose ook aangevuld met regionale voorspellingen over de ontwikkeling en impact van de Britse variant. In een duidingsbijeenkomst met aanwezigen van het ROAZ, VVT en GGD GHOR wordt betekenis aan de prognoses gegeven om vanuit de duiding strategisch advies te geven over de te nemen besluiten.
Vroegsignaleringssysteem
Met de signaalwaarden en het prognosemodel staat de basis om datagedreven te werken, maar uiteindelijk komen we weer in een situatie waarin het aantal coronabesmettingen laag is. Juist dan is het belangrijk om supersnel in te spelen op een stijging. Op basis van de inzichten uit de eerste golf en de opkomst van de tweede golf hebben we voor Rotterdam-Rijnmond een vroegsignaleringssysteem ontwikkeld. Met een groep experts hebben we de belangrijkste indicatoren, signaalwaarden en handelingsperspectief opgesteld. Hierdoor kan bij een opleving van het virus regionaal snel gehandeld worden in plaats van af te wachten hoe de situatie zich gaat ontwikkelen.
Het proces inrichten
Als we terugkijken zijn vier randvoorwaarden nodig om datagedreven werken soepel te laten verlopen:
- Urgentiegevoel & commitment om samen deze crisis op te lossen, wat leidt tot gezamenlijke besluitvorming.
- Denken en handelen vanuit ketenzorg: alle spelers zijn van belang.
- Datateam om rapportages, dashboard en prognoses op te leveren die inzichtelijk maken wat de staat is van de infectieziekte (verspreiding/bestrijding) en de zorgcontinuïteit.
- De juiste mensen aan tafel om te zorgen voor een goede duiding van het verhaal.
Effectief datagedreven werken in een regionale netwerksamenwerking in de zorg is dus heel goed mogelijk. Dat hebben we afgelopen jaar met elkaar laten zien en zijn zo een inspiratie voor andere GGD’en en samenwerkingsverbanden in de zorg. Onderdelen hiervan zijn ook na de coronacrisis van grote waarde om te behouden, ook als de directe noodzaak voor centrale regie afneemt en wanneer de coronacrisis voorbij is.
Meer weten?
Denk je er zelf ook over na of de zorg beter georganiseerd kan worden en hoe data daarbij kan ondersteunen? Neem gerust contact op met Bibianne Geerts om daarover verder te praten, via geerts@morgens.nl.