Deze website maakt gebruik van cookies melding sluiten

Havenziekenhuis sluit, Morgens begeleidt ontmanteling ziekenhuisorganisatie

In oktober 2017 is het Havenziekenhuis in Rotterdam gesloten. Morgens heeft het Havenziekenhuis in Rotterdam begeleid in de afbouw van de bedrijfsvoering. Het voormalige Havenziekenhuis was gespecialiseerd in tropenziekten. 

De vraag

Ontmanteling van het Havenziekenhuis

De zeelui die aanmeerden in de Rotterdamse Haven met onverklaarbare klachten werden regelrecht in quarantaine geplaatst in het Havenziekenhuis. Ook stond het ziekenhuis bekend om zijn gastvrije en toegankelijke Rotterdamse karakter; het ‘niet lullen, maar poetsen’-principe stroomde door de aderen. Huisartsen uit de wijken Kralingen en Crooswijk verwezen hun patiënten het liefst naar het Havenziekenhuis.

Ondanks de goede reputatie van het ziekenhuis leidde de kleinschaligheid in combinatie met noodzakelijke investeringen in gebouw en ICT tot financiële problemen. Na een mislukt fusietraject heeft de directie daarom besloten het ziekenhuis definitief te sluiten en samen met partnerziekenhuizen in de regio afspraken gemaakt om de zorg te continueren. Een unieke samenwerking uitgevoerd door de verschillende Rotterdamse ziekenhuisbestuurders.

Morgens is gevraagd om de ziekenhuisorganisatie volledig af te bouwen, nadat het grootste deel van de zorg en het zorgpersoneel aan ziekenhuizen in de regio was overgedragen.

Het Havenziekenhuis en Instituut voor Tropische Ziekten zijn twee zelfstandige dochterondernemingen van het Erasmus MC. In 2016 werd duidelijk dat het Havenziekenhuis als volwaardig zelfstandig ziekenhuis geen duurzaam en toekomstbestendig karakter meer had.  Op 1 oktober 2017 is het ziekenhuis definitief gesloten.

Het Havenziekenhuis was specialist op het gebied van tropen- en reizigersgeneeskunde, ouderenzorg en algemene basiszorg. De locatie van het voormalige Havenziekenhuis is omgedoopt tot de Havenpolikliniek. De Havenpolikliniek is een samenwerking van vier Rotterdamse partnerziekenhuizen uit de regio.

De aanpak

Ziekenhuis sluit en de zorg wordt overgedragen aan ziekenhuizen in de regio

Vier ziekenhuizen uit de regio hebben naar aanleiding van de sluiting van het Havenziekenhuis de handen in één geslagen om de zorg te continueren. Dat zijn het Franciscus Vlietland, IJsselland Ziekenhuis, Erasmus MC en Maasstad Ziekenhuis. Samen met het Oogziekenhuis Rotterdam en het Ikazia Ziekenhuis bieden deze partnerziekenhuizen op de locatie van het voormalige Havenziekenhuis poliklinische zorg aan op de Havenpolikliniek.

De doorstart gaf de afbouw een extra interessante dimensie. Enerzijds werd de ziekenhuisorganisatie afgebouwd en anderzijds moest er rekening gehouden worden met de doorstart van de Havenpolikliniek in het pand, bijvoorbeeld als het gaat om infectiepreventie of Wifi-voorzieningen.

Bedrijfsvoering naar nul

De opbouw van de Havenpolikliniek was al snel een feit in het voormalige gebouw van het Havenziekenhuis. De ziekenhuisorganisatie, die aan meer dan 150.000 patiënten per jaar ziekenhuiszorg verleende, moest echter nog ontmanteld worden.

Stap 1 om de organisatie op een gedegen, geleidelijke en gecontroleerde manier af te bouwen, was per organisatieonderdeel inzichtelijk maken wat er gerealiseerd moest worden om tot afronding te komen. Er is daarbij onderscheid gemaakt in de organisatieonderdelen P&O, Financiën, ICT, Juridische zaken, Facilitair en Inventaris, Archief, Kwaliteit & Veiligheid en Operationele zaken. 


Visueel management op basis van de Lean- en scrum-methodiek bleek een belangrijke sleutel in dit transitieproject.

Visueel management als sleutel voor de afbouw

In de veranderkunde wordt regelmatig gebruik gemaakt van methodes als visueel management op basis van de Lean- en scrum-methodiek om processen snel duidelijk te maken en te verbeteren. Deze methode bleek ook een belangrijke sleutel in dit transitieproject.

In de afbouw van de organisatie is een klein programmateam samengesteld dat met visueel management op een kort cyclische manier de ziekenhuisorganisatie heeft afgebouwd. Dit team bestond uit een combinatie van externe projectleiders en voormalige interne managers.

Toepassing van visueel management
Toepassing van visueel management

Het visueel management maakte veel zaken inzichtelijk, zoals de te bereiken doelen en resultaten, prioriteiten en verantwoordelijken. Ook hielp dit de ‘onzichtbare’ zaken zichtbaar en inzichtelijk te maken, wat onnodige discussies in het (programma)overleg voorkwam. De voortgang werd wekelijks besproken, waarbij gewenste interventies werden ingezet. Daarnaast werden er scenario’s uitgewerkt op basis waarvan de directie besluiten kon nemen. 

Drie harde deadlines

Naast het voorkomen van extra kosten en beheersen van alle risico’s, zijn er in de ontmanteling van het ziekenhuis twee belangrijke uitgangspunten door de directie geformuleerd:

  1. Borging van de kwaliteit en veiligheid van de zorg van het oude Havenziekenhuis bij de partners;
  2. Zorg voor het personeel.

Er waren ook drie belangrijke peildata om deze uitgangspunten te borgen:

  • Op 1 oktober 2017 is het grootste deel van de zorg en het zorgpersoneel overgedragen naar de partnerziekenhuizen. Op 31 december 2018 volgen de laatste zorgonderdelen en medewerkers.
  • Op 1 januari 2018 verliest het Havenziekenhuis zijn WTZI toelating. Het Havenziekenhuis kan vanaf dat moment officieel geen zorg meer leveren en/of declareren bij de zorgverzekeraar. Er kan vanaf dat moment gestart worden met de afhandeling van de vele administratieve en financiële  processen. De zorg die op de Havenpolikliniek wordt geleverd, wordt vanaf dat moment vanuit de partnerziekenhuizen verleend en gedeclareerd.
  • Op 31 december 2018 verloopt het Sociaal Plan voor alle medewerkers van het Havenziekenhuis. Per 31 juli 2018 is in afstemming met de partnerziekenhuizen en de vakbonden al het resterende boventallige personeel herplaatst bij één van de partnerziekenhuizen.

Bijdrage Morgens

In de afbouw van de ziekenhuisorganisatie heeft Morgens drie rollen mogen vervullen, namelijk die van transitiemanager (Petra van Zeeland), projectsecretaris (Annouck de Boer) en projectleider archief en inventaris (Nadine Keunen).


De ambities van de vier partners reiken verder dan alleen de regio voorzien van poliklinische zorg. Zij ontwikkelen voor de kwetsbare oudere Rotterdammer een nieuw integraal zorgconcept.

Resultaat

Veel activiteiten van het ziekenhuis zijn inmiddels ontmanteld en volledig afgerond. Een aantal activiteiten moest echter geborgd worden. Deze activiteiten zijn ondergebracht bij de nieuwe entiteit, genaamd Haven Service B.V.

De kernactiviteit van Haven Service B.V. is het beheer van het vastgoed en een team van zestien medewerkers, die verantwoordelijk zijn voor de facilitaire dienstverlening van de Havenpolikliniek. Daarnaast zijn in de B.V. de volgende taken van de voormalige ziekenhuisorganisatie geborgd:

  • Archieffunctie conform bewaarplicht, bijvoorbeeld van medische gegevens en bedrijfsmatige gegevens;
  • Afhandeling en verzekering van oude klachten en claims;
  • Afhandeling van de afrekening van zorgverzekeraars;
  • Personeelszaken van het facilitair bedrijf en aansturing van externe leveranciers;
  • Beheer van de nog resterende apparatuur, ICT infrastructuur en inventaris, ten behoeve van de Havenpolikliniek.

Samenwerking ontwikkeling nieuw zorgconcept

De ambities van de vier partners reiken verder dan alleen de regio voorzien van poliklinische zorg. De partners ontwikkelen voor de kwetsbare oudere Rotterdammer een nieuw integraal zorgconcept waar verschillende lijnen van welzijn en zorg met elkaar verbonden worden onder hetzelfde dak.

Het pand van het oude Havenziekenhuis wordt gebruikt om een proeftuin te lanceren voor de ontwikkeling van dit nieuwe zorgconcept. De partners hebben hiermee de sluiting van het Havenziekenhuis omgebogen naar een kans om samen te werken en veelbelovende ontwikkelingen in de zorg te implementeren.

Tien lessen voor de ontmanteling/transformatie van een ziekenhuis

  1. Blijf communiceren met de interne en externe stakeholders over de voortgang, ook als er geen nieuwe informatie is;
  2. Informeer de autoriteiten en neem hen mee in alle stappen in het proces;
  3. Geef medewerkers, patiënten en stakeholders ruimte voor rouw;
  4. Maak een risicoanalyse van elke fase van de afbouw. Kennis van de bestaande/oude processen is van cruciaal belang bij een gecontroleerde afbouw;
  5. Wees bewust van het effect van een scheiding tussen personeel dat bij een eventuele doorstart betrokken is (en dus niet boventallig is verklaard) en andere collega’s voor wie dat wel geldt;
  6. Leg alle genomen besluiten rondom de ontmanteling gestructureerd, correct en herleidbaar vast. Dit geldt voor zowel het transitieteam en directieteam als de aandeelhouder;
  7. Zeg alle contracten, abonnementen en lidmaatschappen schriftelijk op;
  8. Zorg bij de overdracht van patiëntgegevens direct voor een duidelijk toestemmingsproces;
  9. Houdt er rekening mee dat het ontmantelen van een ziekenhuis op een gedegen manier minstens een jaar kost;
  10. Zorg voor een juridische entiteit of partner waar processen geborgd worden die niet ontmanteld kunnen worden in verband met de geldende wettelijke verplichtingen.

"Het Havenziekenhuis is een begrip in Rotterdam, in Nederland en andere plekken op de wereld. Ik heb medewerkers, patiënten, verwijzers en externe stakeholders ‘hun’ Havenziekenhuis zien verlaten en loslaten. Iedere betrokkene heeft hierbij zijn eigen verhaal. Ik vond het een eer om met hen deze afbouw succesvol te kunnen afronden op 31 december 2018. Dit is niet voor iedereen altijd even makkelijk geweest."

Petra van Zeeland
Petra van Zeeland

De partners hebben hiermee de sluiting van het Havenziekenhuis omgebogen naar een kans om samen te werken en veelbelovende ontwikkelingen in de zorg te implementeren.

Meer weten?

Wil je meer informatie over de sluiting van het Havenziekenhuis? Neem dan contact op met Morgens-partner Petra van Zeeland.

Ontvang gratis Morgens Magazine

Ontvang gratis inspiratie, kennis en updates! Schrijf je in op onze nieuwsbrief & ontvang Morgens Magazine gratis in je mailbox.

Door op verzenden te klikken ga je akkoord met de Privacyverklaring van Morgens