De vraag
De uitdaging was om een herijkt plan van aanpak te maken voor het project, een haalbare mijlpalenplanning te hanteren en om de vernieuwde website van de TU Delft te lanceren in samenwerking met het projectteam. De bestaande website van de TU Delft Library raakte achterhaald. De inhoud was verouderd, de navigatie onduidelijk en gebruikers vonden lastig wat ze zochten. De nieuwe website moest de gebruiker centraal stellen en de kernwaarden ‘open, trusted, inspiring’ reflecteren. Het moest een plek worden waar gebruikers eenvoudig taken konden uitvoeren: van het vinden van wetenschappelijke bronnen tot het voorbereiden van hun master thesis.
Wat TU Delft nodig had
Sinds 2023 werkte TU Delft aan het redesign, maar helaas verliep het project niet geheel volgens planning. Het team had behoefte aan:
- Een duidelijke werkstructuur om samen te bouwen aan het product.
- Een aangescherpte scope, zodat alleen de content die gebruikers echt nodig hebben bovenaan op de website terechtkomt.
- Een duurzaam beheerplan voor na de oplevering, om te voorkomen dat de site weer veroudert.
TU Delft vroeg Morgens om het project weer op gang te brengen en richting livegang te leiden.
De aanpak
Morgens heeft zich gericht op vier pijlers om te komen tot het gewenste eindresultaat.
1. Teamontwikkeling, van versnipperd naar verbonden
We begonnen met het versterken van het teamgevoel en de samenwerking. Het team werkte verspreid door het gebouw, zonder vaste overlegmomenten. We kozen voor een vaste fysieke werkdag per week, wat verbinding, focus en snelheid bracht.
2. Agile werken: testen, leren en bijsturen
We introduceerden een agile werkwijze met korte sprints, wekelijkse check-ins en regelmatige presentaties aan de stuurgroep. Zo hielden we het tempo hoog en konden we snel bijsturen op basis van feedback. Dankzij user testing stuurden we continu bij. We maakten de voortgang tastbaar met een grote brown paper die in de werkruimte hing, met gekleurde post-its die overeenkwamen met de diverse rollen in het team. Door hier regelmatig met zijn allen naar te kijken hielden we grip op wat er gedaan moest worden en konden we het overzicht bewaren.
3. Scope: alleen wat echt nodig is
Het bepalen van de scope bleek een grote uitdaging. De neiging bij veel organisaties is om alles op de website te willen zetten. En iedereen wil natuurlijk ook dat ‘hun’ content bovenaan de homepage te vinden is, maar dat maakt het platform juist log en onoverzichtelijk. Samen met stakeholders en contenteigenaren brachten we in kaart wat gebruikers echt nodig hebben en welke content waar het beste terug kon komen. We toetsten alles aan één visie: The Library website provides access to trusted knowledge and services to help visitors get their work done and inspire them along the way. Wat daar niet aan bijdroeg werd bijvoorbeeld samengevoegd, herschreven of kwam niet op de homepage of elders op de website terug. Zo ontstond een taakgerichte website die gebruikers stap voor stap begeleidt.
4. Borging: eigenaarschap en continu verbeteren
We lanceerden de Minimal Viable Product (MVP): een eerste versie die direct waarde bood. Dit betekende ook dat er nog werk nodig was om naar een ‘gouden’ versie van de website te gaan. En al heb je een gouden versie, dan nog ben je nooit helemaal klaar: content moet worden vernieuwd, nieuwe onderwerpen worden belangrijk, content raakt verouderd, etc.
Om te voorkomen dat na oplevering niemand verantwoordelijk is voor het beheer en de doorontwikkeling van de website richtten we het Website Board op: een team bestaande uit twee projectleden (de technical content manager en de UX designer) en de manager Communicatie. We trainden hen om als zelfsturend orgaan verder te werken. Zo zorgen zij ervoor dat de website beheerd blijft en verder wordt doorontwikkeld. Ook is er samen met het website board een werkwijze ontwikkeld waarin duidelijk wordt wat de nieuwe ‘way of working’ is, waarom welke keuzes zijn gemaakt en hoe toekomstige (satelliet)pagina’s van de website gegroepeerd, ontworpen en onderhouden moeten worden. Elke pagina kreeg tot slot een eigenaar, aangestuurd door de technical content owner vanuit het board. Op deze manier is er altijd iemand verantwoordelijk voor de actualiteit en kwaliteit van de content.
Het resultaat
Een website die werkt! De gebruikers reageerden enthousiast op de MVP. Vooral de taakgerichte ‘user journeys’ vielen in de smaak. Bijvoorbeeld: ‘Towards your master thesis’, waarin studenten stap voor stap worden begeleid naar een geslaagde masterscriptie.
Met duidelijk eigenaarschap en een robuust beheerplan is de TU Delft Library Website nu klaar voor de toekomst.
Geleerde lessen
Het succes van dit project zat niet in één magische ingreep, maar in de combinatie van:
- Structuur en ritme aanbrengen in het team.
- De gebruiker centraal stellen in elke beslissing.
- Eigenaarschap beleggen om duurzaamheid te borgen.