Rondom Zwanger zet samen stap in gegevensuitwisseling

Het is een ingewikkelde combinatie: netwerksamenwerking en digitale gegevensuitwisseling. Beide onderwerpen zijn actueel en essentieel voor vrijwel elke zorgorganisatie. Zeker in een acuut werkveld als de geboortezorg. Want hoe doe je dat? Samenwerken op zichzelf is al een uitdaging. En dan moet je ook nog eens gaan nadenken over ICT. De mogelijkheden zijn legio en de ontwikkelingen volgen elkaar snel op. Hoe maak je als samenwerkende zorgverleners gedragen keuzes, die passend zijn voor het geheel? VSV Rondom Zwanger vroeg Connect4Care en Morgens om hulp.

De vraag

Rondom Zwanger wil een volgende stap zetten op het gebied van digitale gegevensuitwisseling binnen de integrale geboortezorg. Hiervoor is een beschrijving nodig van de gezamenlijke werkprocessen en bijbehorende gewenste ICT-functionaliteit. Connect4Care en Morgens zijn gevraagd een eerste inventarisatie te doen van de wensen en de mogelijkheden. Beoogde resultaten:

1. Een uitwerking van de eigen processen.
2. Een overzicht van gewenste ICT-functionaliteit.
3. Een inventarisatie van één of meerdere oplossingsrichtingen.
4. Een inschatting van wat er nodig is voor een mogelijk vervolg.

De aanpak

Het project bestond uit drie fases:

Fase 1: Hoe pakken we dit samen aan?

De eerste fase startte met het samenstellen van een kernteam, met daarin vertegenwoordigers vanuit de eerstelijns verloskundigen, het ziekenhuis en de kraamzorg. Met dit kernteam bepaalden we tijdens een kick-off het plan van aanpak. Gedurende het traject speelde het kernteam een belangrijke rol bij het bewaken van deze aanpak. Daarnaast gaven de kernteamleden feedback op tussenresultaten en zorgden zij voor de essentiële verbinding met de achterban.

Fase 2: Wat is ons proces en wat is daarbij belangrijk?

Fase 2 bestond uit het in kaart brengen van de huidige werkprocessen van Rondom Zwanger en de gewenste toekomstsituatie. Als kapstok hiervoor gebruikten we de procesbeschrijving die is opgesteld vanuit het landelijke versnellingsprogramma Babyconnect. Zo hoefden we niet alles opnieuw te bedenken en werden de overeenkomsten en verschillen tussen het Babyconnect-proces en het proces van Rondom Zwanger inzichtelijk.

Voor deze inventarisatie organiseerden we drie interactieve werksessies met vertegenwoordigers vanuit het hele VSV. De sessies vonden digitaal plaats met behulp van Zoom en Mural. Tijdens de sessies zijn we in multidisciplinaire groepjes stap-voor-stap door het geboortezorgproces heen gelopen. We gebruikten het Babyconnect-proces als basis om van daaruit te bespreken in hoeverre dit proces overeenkomt met het proces van Rondom Zwanger en waar de verschillen zitten. Ook vroegen we per processtap aan de deelnemers hoe zij de informatie-uitwisseling in de toekomst het liefst voor zich zien. De uitkomsten van deze sessies hebben we uitgewerkt en aan alle deelnemers voorgelegd ter validatie.

Fase 3: Welke oplossingen zijn er en wat past er bij ons?

In fase 3 bekeken we de mogelijke oplossingsrichtingen voor gegevensuitwisseling binnen Rondom Zwanger. Allereerst hebben we een overzicht gemaakt van alle ICT-functionaliteit die op dit moment wordt gebruikt voor informatie-uitwisseling, communicatie en samenwerking binnen het VSV. Daarnaast inventariseerden we voor welke oplossingen VSV’s in andere regio’s kiezen en waarom.

Hieruit kwam naar voren dat regio’s verschillende keuzes maken op basis van verschillende criteria. Naar aanleiding van deze inventarisatie hebben we drie oplossingsrichtingen geformuleerd ten aanzien van de toekomstige wijze van informatie-uitwisseling: niets doen, een platformoplossing of één gezamenlijk dossier.

Met het kernteam zijn criteria opgesteld voor het beoordelen en vergelijken van deze oplossingsrichtingen. Deels baseerden we dit op de uitkomst van fase 2 (wat is belangrijk voor de zorgverleners?) en deels op technische en organisatorische aspecten (zijn de oplossingen duurzaam inpasbaar?). Met het kernteam maakten we een eerste beoordeling van de drie oplossingsrichtingen op basis van de verschillende criteria.

Dit hebben we aan de leden voorgelegd tijdens een gezamenlijke bijeenkomst; ditmaal fysiek. Tijdens de bijeenkomst bediscussieerden we deze beoordeling om deze vervolgens in gezamenlijkheid aan te scherpen. Ook vroegen we de deelnemers om een weging toe te kennen aan de verschillende criteria. De sessie leverde een duidelijk en onderbouwd beeld op van de te kiezen oplossingsrichting: een platformoplossing, waarbij iedereen vanuit het eigen systeem werkt en gegevens via een platform kan ophalen uit andere systemen, is de meest passende oplossing voor VSV Rondom Zwanger.

De uitkomst van de sessie en alle voorgaande stappen verwerkten we in een bondig en visueel adviesrapport​. Dit rapport sluit af met een inschatting van wat er nodig is (financieel, technisch en procesmatig) om in een volgende fase de gekozen oplossingsrichting(en) verder uit te werken.

Het resultaat van het traject is dat Rondom Zwanger in gezamenlijkheid een gedragen en weloverwogen keuze heeft gemaakt over haar volgende stap in het onderling uitwisselen van gegevens. Het proces hier naartoe heeft een aantal concrete deelresultaten opgeleverd: