Cases / Zorg
Het Radboudumc wil vooroplopen in de vorming van een duurzame, innovatieve en betaalbare gezondheidszorg, die er ook nog is voor de kinderen van onze kinderen. Om dat mogelijk te maken wil het Radboudumc beter kunnen inspelen op de vraag van patiënten, medewerkers, studenten, onderzoekers en de maatschappij. Dat vraagt om een organisatiemodel dat maximale ondersteuning biedt. Het circa 11.000 medewerkers tellende academisch ziekenhuis is in een transitie, en heeft in 2021 Morgens gevraagd om hen daarbij te ondersteunen.
Het Radboudumc biedt patiënten topklinische en topreferente zorg. Daarnaast heeft het Radboudumc een belangrijke taak in vergroten en verspreiden van kennis en kunde. Het academisch ziekenhuis bestaat uit ongeveer 11.000 medewerkers en wil voorop lopen in het vormgeven van de gezondheidszorg van de toekomst.
In het nieuwe organisatiemodel vindt de verandering plaats van ongeveer vijftig afdelingen naar elf multidisciplinaire zorgcentra, een instituut per kerntaak (zorg, onderzoek en onderwijs), achtendertig medical departments, vooralsnog drie science departments, een innovatie hub en ondersteunende diensten. Het doel van de transitie is om een vraaggerichte netwerkorganisatie te worden waar professionals samenwerken over de grenzen van de afdeling heen en daarmee beter voorbereid zijn op de uitdagingen van de toekomst.
Deze transitie heeft een lange geschiedenis, maar een belangrijke stap was dat er een regieteam de contouren heeft geschetst van het nieuwe organisatiemodel. In juli 2020 is de ‘Contourennota Fit for the Future: Toekomstbestendig model voor organisatie en besturing’ gepresenteerd. Na een positief medezeggenschapstraject werd in maart 2021 het programma Fit for the Future geboren. In de eerste fase van het programma hebben alle nieuwe organisatieonderdelen een start gemaakt met het inrichten en beschrijven hoe hun nieuwe organisatieonderdeel eruit moest komen te zien in de nieuwe organisatie. In november 2021 ging de tweede fase van het programma van start en werd de verdere detaillering aangebracht in het organisatieontwerp en is er een eerste start gemaakt met de implementatie. Het programmateam Fit for the Future stond gedurende de twee fases onder externe leiding met veel interne inzet vanuit Radboudumc.
Morgens is in verschillende fases van het programma Fit for the Future betrokken geweest. In maart 2021 zijn we gestart met vier adviseurs, elk in de rol van procesbegeleider. De vraag aan onze procesbegeleiders was om een aantal van de toekomstige directeuren van nieuwe organisatieonderdelen te ondersteunen bij het schrijven van inrichtingsplannen. In de tweede fase van het programma zijn we betrokken geweest in de rol van verander- en implementatieadviseur. In deze fase verschoof de focus van het programma naar de daadwerkelijke ontwikkeling van de nieuwe organisatieonderdelen.
In de eerste fase van het programma hebben we in de rol van procesbegeleider een aantal toekomstige directeuren begeleid om te komen tot inrichtingsplannen met uitwerkingen op de volgende onderdelen:
In de tweede fase van het programma stond de stap naar de naar concrete organisatiewijziging centraal. In het programma werd gewerkt aan de totstandkoming van uniform beleid, kaders, inrichtingskeuzes en producten voor de nieuwe organisatie, zoals formatieplannen, stuurinformatie, overlegstructuren, besluitvormingsprocessen etc. Naast deze hardere kant was er in het programma een veranderteam actief dat verantwoordelijk was voor het begeleiden van de verandering in de organisatie en de centrale coördinatie van de implementatie. Morgens was lid van het veranderteam en gaf daarmee mede vorm aan de verandering.
Bij de start van het veranderteam hebben we samen met de organisatie eerst een implementatieaanpak uitgedacht. Eén van de belangrijkste uitgangspunten daarbij was: ‘De verantwoordelijkheid en het eigenaarschap daar beleggen waar hij hoort’. Dat betekende dat het ‘centrale’ veranderteam een faciliterende en ondersteunende rol moest gaan spelen in implementatie die ‘decentraal’ tot stand moest gaan komen.
Besef dat een dergelijke grote verandering in zo’n grote en complexe organisatie een lange route is. Er is veel neergezet, maar ook nog een weg te gaan. Een breed draagvlak en samen leren en doen blijft daarbij cruciaal.
Er is een werkwijze gecreëerd om van elkaar te leren, naar elkaar te luisteren en knelpunten en weerstand te bespreken
Er is een stap gezet in het toekomstbestendig maken van het Radboudumc. De organisatie heeft een volgende stap gezet in het kantelen naar een nieuwe organisatievorm.
Door goed te luisteren naar de organisatie heeft het veranderteam samen met de Raad van de Bestuur bijgestuurd en richting gegeven aan de verandering.
Er is een implementatieaanpak neergezet waarbij de verantwoordelijkheid en eigenaarschap ligt bij de nieuwe organisatieonderdelen.
Kenmerkend in de ondersteuning van Morgens is het organiseren van een brede betrokkenheid van de organisatie om tot goede uitwerkingen en gedragen resultaat te komen. Dit hebben we gedaan door interactieve (werk)sessies te organiseren met relevante stakeholders. Morgens maakt hierbij veelvuldig gebruik van Liberating Structures. Wil je weten hoe je Liberating Structures kunt inzetten bij een grote organisatietransitie en welke resultaten dat oplevert? Lees dan: Een verfrissende samenwerking met Liberating Structures.
Wil je meer weten over onze aanpak op het gebied van organisatietransities? Of wil je doorpraten naar aanleiding van deze case? Neem gerust contact op, we vertellen je graag meer.