Actueel / Zorg
De afgelopen drie jaar was ik programmamanager in de regio Zuid-Holland en Zeeland. Een leerzame en leuke periode. Inmiddels heb ik het stokje overgedragen en is het tijd voor reflectie. Graag deel ik drie lessen die in mijn ogen bepalend zijn geweest voor het succes van het programma.
Deze inzichten zijn relevant voor iedereen die werkt aan regionale samenwerking, digitalisering en programmasturing in de zorg. Hopelijk herken je er iets in voor je eigen praktijk, of krijg je inspiratie om het net even anders aan te pakken. Uiteraard zijn er veel meer lessen te leren dan drie. Ik kies bewust voor deze lessen omdat dit volgens mij de kritische succesfactoren zijn van het programma.
WeConnect is een programma met tien ziekenhuizen en een revalidatiecentrum in de regio Rijnmond. Het heeft als doel om de uitwisseling en beschikbaarheid van patiëntgegevens te verbeteren en de regionale samenwerking te bevorderen. Meer over het programma is te vinden op de website van RijnmondNet. Daarnaast is eerder op Skipr een artikel verschenen over één van de resultaten.
In de praktijk hadden we tien projectleiders voor elf verschillende organisaties. Het bij elkaar brengen van een aantal projectleiders maakt het nog niet automatisch een team. Elke organisatie heeft een eigen dynamiek en eigen belangen die de projectleiders meebrengen naar het overleg. Een situatie die veel voorkomt bij regionale samenwerking. Elke gekozen aanpak bleek voor een aantal ziekenhuizen niet wenselijk of mogelijk. We zaten gevangen in een klassieke kip-ei-situatie. Iemand moet als eerste stappen zetten terwijl de toegevoegde waarde er dan nog niet is. Die komt pas als iedereen een stap heeft gezet.
Om deze situatie de te doorbreken kan het helpen om een ‘gezamenlijke vijand’ te creëren. In dit geval was ik dat zelf, met een beetje hulp van de regionale stuurgroep. Het lukte maar steeds niet om een goede koers te vinden waar iedereen blij mee was. Uiteindelijk heb ik een koers gekozen met de mededeling ‘we houden hieraan vast, totdat ik een beter plan hoor’. In eerste instantie leverde dat veel gemopper op bij de betrokkenen, totdat ze samen een beter plan gingen bedenken. Het resultaat? Een breed gedragen sprintaanpak die écht van betrokken projectleiders zelf voelde. Daardoor was er veel meer commitment en eigenaarschap ontstond voor de uitvoering.
Een tweede belangrijke les gaat over het gebruik van data om gericht te kunnen sturen. In het begin van het programma hadden we weinig zicht op hoe goed we het eigenlijk deden. Was de toestemmingsregistratie van patiënten op orde voor gegevensuitwisseling? Werden verwijzingen daadwerkelijk via de afgesproken digitale route afgehandeld? Zonder inzicht bleven deze vragen te veel in de lucht hangen, terwijl het voor het draagvlak juist belangrijk was om te kunnen laten zien wat er bereikt werd. Daarnaast verschilde het per organisatie welke data beschikbaar was en hoe deze werd geïnterpreteerd.
Om meer grip te krijgen, hebben we de hulp ingeroepen van BI-specialisten uit de deelnemende ziekenhuizen en een dataconsultant. Samen werkten zij aan een regionaal dashboard, met indicatoren die we vooraf als programmateam hadden benoemd. Belangrijk was ook de ontwikkeling van een uniforme aanlevergids, zodat duidelijk was welke gegevens op welke manier moesten worden verzameld en aangeleverd. Dat vergde afstemming en maatwerk per ziekenhuis, maar zorgde wel voor een gezamenlijke standaard.
Het resultaat was een regionaal dashboard waarin op thema’s als toestemmingen en verwijzingen gestuurd kon worden. Niet alleen het programmateam, maar ook de lokale projectleiders en stuurgroepleden konden nu voortgang zien en gericht acties ondernemen. Dit maakte het gesprek over doelen en voortgang concreter en leidde tot meer urgentie en betrokkenheid.
De derde les draait om het belang van duurzame relaties. In het begin merkten we dat de meeste betrokkenen vooral gericht waren op hun eigen organisatie. Begrijpelijk, want daar lag hun primaire verantwoordelijkheid. Maar regionale samenwerking vraagt om iets extra’s: tijd, aandacht en vertrouwen in anderen, terwijl je elkaar vaak nauwelijks kent. Zonder dat, blijft het vooral een formele samenwerking die stopt zodra het programma eindigt.
We hebben daarom bewust geïnvesteerd in het versterken van onderlinge relaties. We organiseerden gezamenlijke heidagen, waar ruimte was voor reflectie, informele gesprekken en gezamenlijke verdieping. We hielden structurele check-ins via Teams, waarbij we niet alleen de voortgang bespraken, maar ook oog hadden voor wat er speelde bij mensen persoonlijk. Daarnaast moedigden we het delen van successen en dilemma’s aan, zodat het niet alleen over techniek ging, maar ook over menselijk contact.
Deze investering in mensen bleek goud waard. Er ontstond meer begrip voor elkaars context en uitdagingen. Mensen zochten elkaar sneller op buiten de formele lijnen van het programma. En wellicht het mooiste resultaat: er zijn nieuwe samenwerkingen ontstaan buiten de oorspronkelijke programmadoelen om. Die duurzame verbindingen zijn een waardevol fundament voor toekomstige regionale initiatieven.
Er zijn veel lessen te leren in drie jaar programmamanagement: over het betrekken van eindgebruikers, het organiseren van evaluatiemomenten, het effectief werken met een stuurgroep, en ga zo maar door. Toch kies ik ervoor om juist deze drie lessen te delen: het vormen van een team, sturen op basis van data en bouwen aan duurzame relaties. Omdat deze lessen voor mij de kern vormden van het succes van WeConnect.
Werk je zelf aan een programma binnen de zorg en herken je deze dilemma’s of vraagstukken? Of zoek je iemand om eens te sparren over samenwerking, datagedreven sturen of regionale digitale transformatie? Neem vooral contact met me op! Ik deel mijn ervaringen graag, denk graag mee én leer net zo graag van anderen. Zo helpen we samen de zorg vooruit.