Cases / Onderwijs
"Wat jullie heel goed hebben gedaan is de weerstand wegnemen om UvA-breed naar één tijdlijn en applicatie te gaan. Vanuit hier kunnen we de overstap maken naar een betrouwbaar systeem en dezelfde werkwijze. Deze tussenstap heeft enorm geholpen om de UvA samen te brengen."
Procescoördinator, Faculteit Geesteswetenschappen, UvAIn 2025 voerden de faculteiten van de Universiteit van Amsterdam (UvA) het minoraanmeldsproces voor het eerst uit volgens één uniforme tijdlijn binnen één aanmeldsysteem. Waar de tijdlijn en gebruikte systemen voorheen per faculteit, domein, opleiding of minor verschilden, is nu gekozen voor één UvA-brede standaard. Morgens Conclusion was nauw betrokken bij de analyse en het procesontwerp, en begeleidde de implementatie en borging in de organisatie. Het beoogde resultaat: een geharmoniseerd minoraanmeldproces met meer duidelijkheid voor studenten en minder handwerk voor medewerkers.
In deze klantcase lees je hoe Morgens de UvA ondersteunde om een belangrijke stap te zetten naar een geharmoniseerd minoraanmeldproces. Ook lees je over de tegenvallers en uitdagingen.
De Universiteit van Amsterdam (UvA) is van alle universiteiten in Nederland degene met de meeste studenten en het grootste aanbod in opleidingen. De onderzoeksuniversiteit telt ruim 40.000 studenten, 6.000 medewerkers en 6 faculteiten. Binnen het programma Studieplan 2024–2027 werkt de UvA aan het verbeteren van onderwijslogistieke processen.
Studenten gaven het minoraanmeldproces in 2024 een magere voldoende, onder andere vanwege de uiteenlopende richtlijnen en informatievoorziening van verschillende faculteiten. Medewerkers waren niet ontevreden, maar ervoeren het handwerk in het proces als onnodig intensief. De UvA wilde toe naar meer duidelijkheid voor studenten en minder handwerk voor medewerkers. Morgens werd gevraagd om dit proces samen met de UvA vorm te geven: van analyse en ontwerp tot implementatie en evaluatie.
Het projectteam startte met het in kaart brengen van de bestaande processen en het verzamelen van data. Via interviews en enquêtes onder studenten en medewerkers werd inzicht verkregen in tevredenheid, werkvoorraden, handwerk en knelpunten. Een analyse van data uit de aanmeldsystemen onderbouwde deze inzichten. Deze nulmeting vormde de basis voor het procesontwerp.
Samen met medewerkers van faculteiten ontwierp het team in diverse workshops een nieuwe procesflow. Belangrijke keuzes waren: één aanmeldformulier, één tijdlijn, één systeem en duidelijke informatievoorziening richting studenten.
Morgens begeleidde de implementatie van het procesontwerp en de ontwikkeling van een systeem voor de aanmelding en verwerking. Ook coördineerde Morgens de operationele uitvoering en de borging in de lijnorganisatie.
In samenwerking met afdeling communicatie kregen de websites een update en werd een communicatiecampagne opgezet. Tijdens de aanmeldperiode was er intensieve ondersteuning, monitoring en regelmatige afstemming met betrokkenen.
Na afloop voerde Morgens een 1-meting uit en vergeleek de resultaten met de nulmeting. Deze evaluatie leidde tot een serie verbeterpunten en concrete adviezen voor borging en doorontwikkeling.
Om mensen mee te krijgen in de verandering gebruikten we formele en informele communicatie. De project- en communicatieaanpak vormden de formele kant. Dankzij groepsinterviews bij de faculteiten konden we inspelen op hun specifieke situatie en die kennis gebruiken om breed gedragen oplossingen te ontwikkelen. Dit versterkten we met nieuwsberichten, reviewsessies, projectupdates, presentaties aan managementteams en break-outsessies op het jaarlijkse medewerkersevent. Hierdoor waren alle lagen van de organisatie goed geïnformeerd over de veranderingen.
Aan de informele kant investeerden we in de relatie met de betrokken medewerkers en bleven we continu met hen in contact. Dat deden we bijvoorbeeld door een dag op locatie te werken om de medewerkers en hun omgeving beter te leren kennen. Of door hen te vragen informeel mee te denken in uitdagingen waar we als projectteam tegenaan liepen.
Het beoogde resultaat was een geharmoniseerd minoraanmeldproces met meer duidelijkheid voor studenten en minder handwerk voor medewerkers. Deze vraag was complex: het realiseren van een uniform, bestendig proces met een tijdelijke IT-oplossing, binnen beperkte financiële kaders en met een inhoudelijk complexe lotingsmethodiek. Binnen deze randvoorwaarden is in korte tijd veel bereikt, vooral in de veranderbereidheid van de verschillende faculteiten.
Is er dan nu sprake van een geharmoniseerd minoraanmeldproces? Ja en nee! Er is nu een UvA-brede tijdlijn voor studenten en faculteiten, er zijn gemeenschappelijke kaders waarbinnen faculteiten het proces uitvoeren en er is een tijdelijke applicatie waar alle faculteiten in werken. De tevredenheid van studenten over de informatievoorziening is dan ook iets toegenomen.
Daar tegenover staat dat de uitvoering kwetsbaarheden kent. Het proces is niet gemakkelijk te herhalen, onder andere door onvoldoende dekkende werkinstructies. Bij elke aanmeldronde zijn aanpassingen nodig in proces en systeem om het te laten werken, deels uitgevoerd door extern ingehuurde krachten. Voor medewerkers is er handmatig werk bijgekomen – in tegenstelling tot het gestelde doel. Verder zijn er extra FTE’s nodig voor de voorbereiding en centrale coördinatie van het proces. Bovendien stelt het proces hoge eisen aan de zorgvuldigheid van medewerkers om aan privacy-eisen te voldoen.
Het benoemen van deze aandachtspunten doet geen afbreuk aan de inspanning die de UvA en Morgens Conclusion samen hebben geleverd, maar geeft juist een realistisch totaalbeeld. Het benadrukt dat de begeleiding van Morgens Conclusion vooral waardevol is geweest om faculteiten samen te brengen en te laten werken binnen één tijdlijn en in één applicatie.
Bij de implementatie van een uniforme tijdlijn krijgt de lijnorganisatie een extra taak, namelijk de centrale coördinatie van de uitvoering en doorontwikkeling van het proces. Scherpe centrale coördinatie is van groot belang om het verloop van de aanmelding en gezamenlijke verwerking steeds weer tot een succes te maken. Hierin is het essentieel om duidelijkheid te hebben over de handelingen die moeten worden verricht en de taakverdeling. Is de volgorde of taakverdeling onduidelijk, dan ontstaat verwarring.
De volgende keer nemen we de coördinatie van het proces mee in het procesontwerp, met een draaiboek als deliverable van de implementatie. In dat draaiboek nemen we verwijzingen op naar helder gedocumenteerde werkafspraken.
Tijdelijke software moet binnen beperkte tijd en budget worden ontwikkeld, maar wel aan dezelfde eisen voldoen als permanente software. Denk aan eisen voor architectuur, user experience en privacy. Een ervaren ontwikkel- en beheerteam is cruciaal om aan die eisen te voldoen en te blijven voldoen. Het is daarin de vraag of het slim is om de vaak schaarse capaciteit in te zetten voor tijdelijke software. De volgende keer wegen we zorgvuldig af of de ontwikkeling van tijdelijke software de moeite waard is.
Morgens heeft de UvA geholpen om de eerste stappen te maken in de beweging naar een geharmoniseerd minoraanmeldproces. De faculteiten werken binnen gemeenschappelijke kaders, in één tijdlijn en in één applicatie. Maar voor de UvA is deze beweging nog niet klaar.
Heb je vragen naar aanleiding van deze klantcase? Neem dan contact op met Niels Lammers.