Deze website maakt gebruik van cookies melding sluiten
Lean

Met data naar een Lean organisatie

In onze klantcase over de transitie bij de Haagse Hogeschool beschreven we de drie pijlers (Lean Leiderschap, Lean in Projecten en Lean in Teams) om tot een ‘Continu Verbeteren’-organisatie te komen. In deze blog leggen we uit hoe de inzet van data je helpt in deze transitie.

Cijfers geven inzicht

Steeds meer organisaties zetten de stap naar een Continu Verbeteren-cultuur. De Lean-methodiek geeft hier goede tools voor, van dag en weekstarts tot waardestroom analyses. Deze tools gaan pas echt leven wanneer ze worden aangevuld met meetbare cijfers.

Door de prestaties van je proces inzichtelijk te maken met cijfers, zie je duidelijk waar de knelpunten en verspillingen zitten en welke weerslag de vervolgens ingevoerde verbeteringen hebben op de prestaties. Als je continu inzicht hebt in de prestaties, kun je er ook beter op sturen.

Meetbare visie vanuit Lean Leiderschap

Als we aan de slag gaan met Lean Leiderschap, starten we met het doel en de visie van de organisatie of het organisatieonderdeel. Als we deze visie vervolgens vertalen naar meetbare doelstellingen, kunnen we erop gaan sturen. Misschien wil je wel een hogere klanttevredenheid. Hoe hoog wil je dat die tevredenheid is en hoe ver staan we daar nu vanaf? Bij die vragen speelt data een rol.

Als je je data op orde hebt, zijn deze vragen snel beantwoord. Misschien lees je ze makkelijk af in jouw persoonlijke dashboard, of heb je ze visueel gemaakt op de muur. Wekelijks of maandelijks stilstaan bij de score van jouw doelen, zorgt ervoor dat je op tijd kunt bijsturen en de juiste projecten opzet. Misschien kom je er bij het meten achter dat jouw data niet juist bijgehouden worden en daarom niet ‘schoon’ zijn. Dit biedt een mooie gelegenheid om aan de slag te gaan met datamanagement, en te bepalen welke data jouw organisatie met één druk op de knop moet kunnen ophalen.

Cijfers als basis voor Lean projecten

Weten hoe je proces presteert, is een belangrijke stap om aan de slag te gaan met een projectmatige verbetering. Als je voldoende data verzamelt over je proces kun je de prestaties in kaart brengen. Process mining is bijvoorbeeld een goede tool die je inzichten kan geven over het verloop en de prestaties van jouw processen. Deze prestaties kunnen vervolgens input zijn voor verbeterprojecten.

Je kunt beginnen met een scan waarmee je een beeld vormt van jouw processen. Dit deden we ook bij een ziekenhuis, zoals je kunt lezen in het praktijkvoorbeeld (zie kader). Gaat er veel fout in een proces waardoor je veel opnieuw moet doen? Of duren processen misschien langer dan verwacht – of belangrijker nog: dan de klant wenst? Dit zijn redenen om een Lean project op te starten. De cijfers die uit de scan komen, zetten mensen in beweging doordat het gat tussen wens en prestatie duidelijk zichtbaar wordt.

Met de data die je toch al aan het verzamelen bent kun je, na het doorvoeren van een verbetering (experiment), opnieuw kijken hoe het proces presteert. Zie je verbetering? Tijd om dat te vieren! Zie je geen verbetering? Tijd om een nieuw experiment te starten.

Een praktijkvoorbeeld: Met data aan de slag in het ziekenhuis

Op een afdeling binnen het ziekenhuis was er een behoefte om te verbeteren. Wat precies was nog de vraag. Daarom hebben we de OEE analyse ingezet (overall equipment effectiveness). Door middel van observaties en het gebruik van een App hebben we data verzameld dat ons en de klant inzicht heeft gegeven in:

1. % gebruik van de behandelkamer
2. % tijd dat scans gemaakt worden (waar de klant voor komt).

Deze uitkomsten heeft het team in beweging gebracht, omdat duidelijk is geworden waar en hoeveel verbeterpotentieel er is. Een bijkomend voordeel: door de observaties leer je de medewerkers goed kennen en doordat je op de werkvloer bent verzamel je veel inzichten in verspillingen en verbeterrichtingen. Een praktische tool die data en medewerker met elkaar verbindt.
 

Dagelijkse data in Lean teams

Een Lean team is continu bezig met het verbeteren van zijn processen, met een focus op de waarde voor de klant. In weekstarts bespreken zij de werkzaamheden met elkaar. Vragen als “hoe hebben we het vorige week gedaan?”, “wat gaan we deze week doen?” en “hoe doen we het ten opzichte van de jaardoelstellingen?” komen voorbij. De antwoorden op deze vragen krijg je met behulp van data.

Door duidelijke TPI’s (Team Prestatie Indicatoren) te bepalen en deze visueel te maken op je weekstartbord en persoonlijke dashboard, weet je hoe goed je presteert. Zo houd je zichtbaar welke processen aandacht nodig hebben. Daarnaast is ook hier meteen duidelijk welke doelstellingen behaald zijn en kunnen we successen vieren.

Data in jouw organisatie?

Weet jij wanneer je met het team een goede week hebt gehad, of wanneer je project succesvol is? Heb jij inzichtelijk waar de grootste verbeteringen te halen zijn? We gaan er graag met je over in gesprek! Neem contact op met Lianka Bruijnen of Jos van Peperstraten.

 

Meer over datamanagement
Ontvang gratis Morgens Magazine

Ontvang gratis inspiratie, kennis en updates! Schrijf je in op onze nieuwsbrief & ontvang Morgens Magazine gratis in je mailbox.

Door op verzenden te klikken ga je akkoord met de Privacyverklaring van Morgens