Deze website maakt gebruik van cookies melding sluiten
Lean

Lean transitie in het onderwijs: 5 succesfactoren

Het afgelopen half jaar hebben Morgens-consultants Eva Kromhout en Maarten van der Molen samen geblogd over de successen en uitdagingen van een Lean Transitie in het onderwijs. In deze laatste blog bespreken zij welke vijf elementen bijdragen aan een succesvolle Lean Transitie.

1  Leiderschap is key

Het is al vaak gezegd en geschreven: leiderschap is cruciaal bij een organisatieverandering. Bij een Lean Transitie is dat niet anders. Zonder leiderschap geen transitie. Het gaat hierbij zowel om hiërarchisch als persoonlijk leiderschap. Wij hebben gemerkt dat op plekken waar men gelooft in Lean, de filosofie actief uitdraagt en successen deelt en viert, de transitie het meest succesvol is. Het enthousiasme en de energie die daardoor vrijkomt, breidt als een olievlek uit naar de rest van de organisatie. Wij besteden hier in onze opdrachten dan ook veel aandacht aan door leidinggevenden individueel en gezamenlijk te coachen op hun leiderschap.

De kern van Lean leiderschap is dat leiders top-down kaderstellend zijn, en de invulling bottom-up laten komen. Dit houdt in dat ze de richting aangeven, de juiste omstandigheden en randvoorwaarden creëren om daar te komen, terwijl ze de manier waarop dat gebeurt bij de mensen zelf laten.

Een mooi voorbeeld hiervan is de directeur die in elk gesprek en elke discussie refereert aan de ‘True North’ en steeds de vraag blijft stellen: wat kunnen we hiervan leren en hoe kunnen we dit beter, anders of slimmer doen? Of de opleidingsmanager die we laatst de vijf vragen van de coachings-kata hoorden stellen.

Door voorbeeldgedrag te tonen, duidelijke doelen te formuleren en een gemeenschappelijke taal te ontwikkelen, verandert een Lean Transitie van een beweging naar het nieuwe normaal.

2  Vier je successen

Een op het eerste gezicht simpele, maar oh zo belangrijke succesfactor: vier je successen . Organisatieverandering is lastig en weerbarstig. Wij merken dat het veel makkelijker is om te kijken naar wat nog niet goed gaat of wat nog niet bereikt is, dan om successen te vieren. Dat is zonde, want je ziet als een berg op tegen al het werk, terwijl de eerste verandering al gerealiseerd is.

Om de energie hoog te houden en mensen blijvend te enthousiasmeren, is het belangrijk dat je regelmatig stilstaat bij je successen, ze deelt en viert met elkaar. Het helpt om gezamenlijk SMART doelen te formuleren.

Een teamleider van een hogeschool die wij begeleiden, heeft zich bijvoorbeeld tot doel gesteld om dit jaar 10 processen te verbeteren. Hij maakt de voortgang hiervan visueel, hangt het op het weekstartbord en bespreekt dit regelmatig.

maak het visueel
Maak het visueel

Het voordeel van het visueel maken, is dat voortgang, successen en/of knelpunten in één opslag zichtbaar en duidelijk zijn voor iedereen. Visuele middelen prikkelen de nieuwsgierigheid en moedigen discussie aan. En als het team het doel heeft gehaald, is het tijd voor taart!

3  Maak het leuk

Zoals we in onze eerdere blog al adviseerden: gebruik inspirerende en afwisselende werkvormen en workshops. Wij ervaren dat dit echt verschil maakt. Regelmatig gebruiken wij de workshop CarWorks als kick-off bij een Lean Transitie. In twee uur tijd verbetert de groep een productieproces voor auto’s van Lego. Aan het begin van de workshop horen we mensen zuchten: “gaan we serieus met Lego spelen?” Maar tijdens de workshop wordt iedereen enthousiaster en fanatieker in het willen verbeteren en versnellen van het proces. Het gebeurt dat mensen twee maanden later nog aan de workshop refereren.

Er zijn natuurlijk ontzettend veel andere inspirerende werkvormen te bedenken. Het hoeft niet altijd groots en meeslepend te zijn, een snoeppot op tafel zetten tijdens een werksessie doet ook al wonderen!

Maak het leuk!
Maak het leuk!

4  Houd het klein

Zoals Rome niet in één dag is gebouwd, zo is een Lean Transitie ook niet in een dag gerealiseerd. Het gevaar ligt op de loer dat je het heel groot maakt waardoor het geheel niet meer te overzien is. Onze klanten in het onderwijs zien soms door de bomen het bos niet meer.

Wij hebben gemerkt dat het helpt om het steeds klein te maken. Hiervoor gebruiken we Kata. Kata is Japans voor patroon en komt oorspronkelijk uit de vechtsport. Je hebt twee soorten kata in Lean: de verbeter-kata en coaching-kata.

Verbeter-kata

Een verbeter-kata is een zich steeds herhalend patroon of routine om doelen te realiseren, waarbij je steeds leert van het voorgaande. Hierbij zet je steeds dezelfde vier stappen:

  1. Begrijp de richting of uitdaging: Waar gaan we naartoe?
  2. Begrijp de huidige situatie: Waar staan we nu?
  3. Stel je eerstvolgende doeltoestand vast: welke eerste resultaat gaan we behalen?
  4. Doe experimenten om er te komen: probeer uit, val en sta weer op.
Verbeter-kata
Verbeter-kata

Coaching-kata

De coaching-kata is een manier om mensen in een organisatie de verbeter-kata te leren. Je stelt steeds dezelfde vijf vragen:

  1. Wat is je doeltoestand?
  2. Wat is de huidige situatie?
  3. Welke obstakels verhinderen je nu om de volgende doeltoestand te bereiken?
  4. Wat is je volgende stap?
  5. Wanneer kunnen we samen gaan kijken wat je van deze stap hebt geleerd?

Deze manier van verbeteren kun je overal op toepassen: van strategie bepaling op organisatieniveau tot persoonlijke ontwikkeling van individuele medewerkers. Het grote voordeel is dat het alle grote vraagstukken simpel, behapbaar en overzichtelijk maakt.

5  Zorg voor goede borging

Wij zijn externe consultants, en gaan op een gegeven moment weer weg. Wij streven naar vooruitgangskracht, om organisaties zelf aan het stuur te zetten, slagvaardiger te maken en problemen te laten oplossen.

Wij hanteren het ‘train-de-trainer’-principe, we leiden interne Lean coaches op. Vanuit het principe ‘voordoen, samen doen, zelf doen’ leiden wij hen op tot zelfstandige coaches, die in staat zijn het Continu Verbeteren Programma te dragen.

Daarnaast worden er Lean GreenBelts opgeleid, die tijd krijgen voor het verbeteren van processen binnen de eigen academie of dienst. Op meerdere plekken binnen de organisatie zien we “Verbeterteams” ontstaan. Een clubje GreenBelts binnen een academie of dienst die samen gaan werken aan het verbeteren van processen. Ze worden hierin gefaciliteerd in de vorm van tijd door hun leidinggevende. Ze gaan gezamenlijk een weekstart houden, spreken onderling doelen af en fungeren als ambassadeur van Lean binnen het organisatieonderdeel. Het leuke hiervan is dat dit idee door de GreenBelts zelf bedacht is en uitgevoerd wordt. En het management dit initiatief actief ondersteunt en aandacht geeft!

Door dit soort initiatieven blijft het niet “ons ding”, maar wordt Lean iets van de organisatie en beklijft de ingezette verandering echt.

Alles op een rijtje

We zeiden het al: een Lean Transitie is niet iets wat je eventjes doet. Het vergt tijd en doorzettingsvermogen. Soms zie je al snel resultaten en loopt alles van een leien dakje, op andere momenten verloopt het proces stroef. Dat hoort erbij en dit is ook de charme van organisatieveranderingen. Elke organisatieverandering is anders en heeft zijn eigen uitdagingen.

De vijf hierboven beschreven succesfactoren zijn wat ons betreft universeel:

  1. Leiderschap is key
  2. Vier je successen
  3. Maak het leuk
  4. Houd het klein
  5. Zorg voor goede borging

Meer weten?

Hiermee komt een einde aan onze serie blogs over Lean in het onderwijs.

Wil je meer weten, successen delen of uitdagingen met ons delen? Neem contact op met Maarten van der Molen of Eva Kromhout.
 

Ontvang gratis Morgens Magazine

Ontvang gratis inspiratie, kennis en updates! Schrijf je in op onze nieuwsbrief & ontvang Morgens Magazine gratis in je mailbox.

Door op verzenden te klikken ga je akkoord met de Privacyverklaring van Morgens