Lean reis naar Toyota: de top 3 lessen voor onderwijsinstellingen

Morgens helpt organisaties in het hoger onderwijs aan Vooruitgangskracht. Dit doen we onder andere door Lean transities te begeleiden bij verschillende onderwijsinstellingen in Nederland. Morgens-partner Koen Janmaat ging naar het toonaangevende Toyota om ideeën op te doen voor onderwijsinstellingen.

Koen: “Hoewel ik al een aantal Lean organisaties van binnen heb gezien, was dit bezoek ook weer inspirerend. Hieronder de drie punten die er deze reis voor mij het meest uitsprongen, waarbij ik iedere keer het bruggetje maak naar het onderwijs.”

1. Kracht van iedere medewerker en duidelijke kaders

Lean gaat over de kracht van de gemba (werkvloer), respect voor de medewerkers en voorbeeldgedrag. Maar Toyota bevestigde dat dit niet kan zonder kaders. Zo hangt er in de fabriek een groot digitaal bord waarop staat hoeveel motoren er die dag zijn geproduceerd. Als de productie te ver achter loopt op schema (de norm) dan werkt iedereen die dag door tot het af is. Dit gebeurt enerzijds vanuit een duidelijk kader (de gezamenlijke afspraak om dit te doen) en anderzijds vanuit de betrokkenheid en het eigenaarschap van medewerkers (om het werk af te krijgen en het goed te doen voor de klant).

Vertaalslag naar onderwijs
Dit is een extreem voorbeeld, maar ik zie bij beginnende Lean onderwijsorganisaties dat besturen moeite hebben met het stellen van duidelijke (impopulaire) kaders. Denk aan kaders voor het ontwikkelen van onderwijs en kaders ten aanzien van logistieke processen (roosteren, toetsen, etc.). Met als gevolg een wirwar aan werkwijzen waar de student én docent last van heeft.

2. Opleiden en inwerken van collega’s

Toyota steekt erg veel effort in het aannemen van de juiste mensen. En als medewerkers eenmaal in dienst zijn, dan is er veel aandacht voor opleiding. Er is een grote trainingsruimte op de productievloer. Als medewerkers in opleiding zijn dan zorgt het trainingscentrum voor vervangers op de werkvloer. Er is een uitgebreide opleidingsmatrix en pas als je voldoende kennis hebt, kom je in aanmerking om door te stromen.

Vertaalslag naar onderwijs
Helaas kom ik nog te vaak tegen dat docenten of andere medewerkers enkel worden aangenomen op basis van hun inhoudelijke ervaring. Waarbij vaak niet wordt gekeken of zij ook passen binnen de waarde van de organisatie en kunnen bijdragen aan het realiseren van de ambitie. En als medewerkers eenmaal gestart zijn, is er weinig tijd voor onboarding: het echt leren kennen van de organisatie, ontdekken wat hij of zij kan bijdragen aan de ambitie. Hierin zou HR (wat mij betreft) een veel stevigere rol moeten hebben.

3. Kleine teams

Toyota heeft teams van een man of 8. De teamleider is er om teamleden te ondersteunen. Ieder team heeft een dagstart van 10 minuten. Vervolgens hebben de teamleiders weer een dagstart met de manager. En de managers met de directie.

Vertaalslag naar onderwijs
Bij onderwijsinstellingen kom ik (niet bij uitzondering) teams tegen tot wel 60 medewerkers. Wat effectief overleggen, gezamenlijk werken aan prestaties, elkaar echt leren kennen en de ontwikkeling van individuele medewerkers, bijna onmogelijk maakt.

De kracht en voordelen van kleine teams worden onderschat. Kleinere teams bekent niet automatisch meer management. Denk bijvoorbeeld aan autonome, resultaatverantwoordelijke teams. Waarbij collega’s verschillende rollen hebben en zo de management taken verdelen.

Lean in het onderwijs
Ben je benieuwd wat Lean binnen jouw onderwijsinstelling kan betekenen? Neem contact op met Koen Janmaat.