Digitaal vormt de norm bij gemeente Altena

In de serie ‘de overheid van Morgen’ duiken we vandaag in het verhaal van een gemeente die er eigenlijk nog niet is. Gemeente Altena ontstaat per 1 januari 2019 door een fusie van de gemeenten Aalburg, Werkendam en Woudrichem. Hoe ziet die gemeente er dan én over vijf jaar uit? En welke ontwikkelingen zijn te verwachten in de gemeentelijke dienstverlening?

Hierover ging Morgens in gesprek met Annette van der Werf. Zij startte in het voorjaar van 2018 als beoogd gemeentesecretaris van deze fusiegemeente. Over haar baan zegt ze: “Dit is echt de hoofdprijs, wat een super leuke baan!” Met een rijke ervaring binnen diverse gemeenten, heeft zij kunnen zien hoe de dienstverlening zich door de jaren heen heeft ontwikkeld. Zij heeft daardoor een goed beeld van de ontwikkeling die de gemeente de komende jaren door gaat maken.

“Digitaal vormt de norm, maar houd rekening met de digitale tweedeling.”

De gemeente van Morgen

Eerst vijf jaar terug kijken

“Om vijf jaar vooruit te kijken, is het goed om eerst vijf jaar terug te kijken. Dan zie je goed hoe snel de ontwikkelingen gaan. En wat dat betreft is vijf jaar vooruit kijken bij dienstverlening, zeker digitale dienstverlening, enorm lang. Wie had vijf jaar geleden bedacht dat we zouden gaan chatten met inwoners?”, zo stelt Annette. “In het dienstverleningsconcept van onze nieuwe gemeente is ‘Digitaal, tenzij…’ één van de fundamenten. Dat was in eerdere trajecten waarbij ik betrokken was lang niet zo vanzelfsprekend als dat het nu is. En in de toekomst zal zijn. Digitaal vormt steeds meer de norm.”

Gelijktijdig is het relevant om de ‘tenzij’-component in het oog te houden. Annette koppelt dit aan de tweedeling die zij tegenwoordig vaak in de samenleving ziet. “Bijvoorbeeld tussen arm en rijk of hoog en laag opgeleid. Die tweedeling voorzie ik in toenemende  mate ook bij digitale dienstverlening.”

“Wij kunnen als gemeente niet, à la de Coolblue’s en bol.com’s van deze wereld, zeggen ‘dan missen we maar een bepaald segment van de markt’ “.

Nooit digitaal genoeg

Annette schetst een groep waarvoor het nooit digitaal genoeg kan zijn. Voor die groep bieden kantoortijden nooit voldoende bereikbaarheid. Daartegenover staat een groep die in het digitale tijdperk niet mee komt. “Wij kunnen als gemeente niet, à la de Coolblue’s en bol.com’s van deze wereld, zeggen: ‘dan missen we maar een bepaald segment van de markt’. Of: ‘het is toch niet het kapitaalkrachtigste groepje’.

Dat kan niet vanuit het algemeen belang dat wij dienen; we willen het niet en we kunnen dat simpelweg niet maken!” Annette denkt dat gemeenten – meer nog dan nu – over een aantal jaar een vangnet-functie hebben voor de ‘tenzij-groep’, die verder van de digitale norm verwijderd raakt.

Gemeente Altena

In het westelijk deel van Noord-Brabant vormen de gemeenten Aalburg, Werkendam en Woudrichem vanaf 1 januari 2019 samen de gemeente Altena. Op haar website is te lezen dat de toekomst ‘een smeltkroes van drie gemeenten met 21 woonplaatsen’ wordt, ‘met elk een eigen identiteit en karakter, eigen eisen, wensen en eigenschappen’.

Annette roemt de medewerkers van de drie gemeenten om hun houding en bijdragen: “De blik is vooruit. Vanaf het moment dat het besluit voor de herindeling erdoor was, wordt er vol betrokkenheid en inzet aan de nieuwe gemeente gewerkt.” Veel doet de gemeente in contact of samen met haar inwoners, organisaties en bedrijven. Deze inbreng blijft de nieuwe gemeente vragen, want zij werkt ‘van buiten naar binnen’ aan de ontwikkeling van haar diensten, zoals in de visie is vastgelegd.

‘Van buiten naar binnen’ werken

Het ‘van buiten naar binnen’ werken betekent voor de medewerkers van de gemeente Altena een verandering. Daar is geduld voor nodig: “Van buiten naar binnen werken is makkelijker gezegd dan gedaan. Maar ik geloof wel dat dit de toekomst heeft. Veel inwoners, ook als ze hulp nodig hebben, willen zelf de regie hebben over hun leven en hun leefomgeving. Het zal een lange weg zijn om het vorm te geven. Het is een kwestie van uitproberen, successen boeken, fouten maken en leren. Ook moet je af en toe het geluk hebben dat net de juiste persoon of het juiste bedrijf op je pad komt.”

Schuilt er dan geen les in hoe andere gemeenten dit eerder deden? “Vanzelfsprekend, wel ben ik er altijd voorzichtig in. Je wil niet het wiel opnieuw uitvinden, maar ook niet kopiëren, omdat de omgeving waarin je werkt een andere is. Het zelf  innoveren of doorontwikkelen mag  niet achterwege blijven.” Daarom gelooft Annette in diversiteit in het eigen personeelsbestand: “Je hebt voorlopers nodig. Maar vraag niet van alle mensen dat ze voorop lopen en die visie even scherp hebben. Je hebt ook mensen nodig die in de organisatie de basis op orde houden en daar heel veel plezier in hebben.”

Gemeente Altena ontstaat per 1 januari 2019 door een fusie van de gemeenten Aalburg, Werkendam en Woudrichem.

De gemeente van vandaag

Meer regie nemen en oude structuren loslaten

“We hebben binnen onze gemeenten veel goede mensen rondlopen. De betrokkenheid is groot. Maar gemeenten hebben een moeilijke tijd achter de rug, met bijvoorbeeld de nodige bezuinigingen. Dit heeft bij onze drie gemeenten effect gehad op onder meer de aandacht voor de ontwikkeling van de organisatie. Sowieso start je niet twee jaar voor een herindeling allerlei veranderingstrajecten of wijzig je grootschalig de structuren van de organisatie.”

Daarnaast denkt Annette ook dat de medewerker van vandaag een aantal stappen moet maken: “Medewerkers mogen meer regie nemen en daarbij oude structuren en hiërarchieën verder loslaten. Wij moeten daar als organisatie en leiding de kansen toe bieden.”

Ook in dat proces hint Annette op het belang van een wisselwerking tussen generaties en personeel van diverse leeftijden. “Het is belangrijk een divers personeelsbestand te hebben. Iedere generatie legt z’n eigen accenten in het beantwoorden van vragen. En we moeten als organisatie wel in staat zijn die diverse geluiden op te vangen. Zo waren we  in de vorige gemeente waar ik werkte vlogs gaan maken van de belangrijkste punten van de directievergaderingen. Iets waar ik persoonlijk minder behoefte aan had en dat door anderen enthousiast werd opgepakt.”

Rol voor de nieuwe leidinggevenden van gemeente Altena

“De jongere generaties vragen om dit soort vernieuwing en gedijen bij informelere structuren. Zij brengen ook nieuwe impulsen en andere prioriteiten. De oudere generaties helpen in de balans. Denk aan de borging van bestaande prioriteiten en het gezamenlijk afwegen van de nieuwe. Het is zaak dat de oudere generatie erbij stilstaat dat de toekomst er met name is voor de jongere collega’s.”

Annette zet zich ervoor in dat hier in de nieuwe gemeente aandacht voor is: “Hier ligt ook echt een rol voor de nieuwe leidinggevenden. Deels komen zij van binnen en deels vanuit andere organisaties. Die mengeling gaat voor een nieuwe dynamiek zorgen en helpt om formele structuren en gewoontes soms wat te laten vieren. Daaraan zullen de nieuwe locatie en het flexwerken ook bijdragen.”

“Van buiten naar binnen werken is makkelijker gezegd dan gedaan. Maar ik geloof wel dat dit de toekomst heeft.”

De gemeente ‘van vandaag naar morgen’

In de verandering naar de toekomst, heeft het personeel de volste aandacht. “Zonder goede medewerkers immers ook geen goede dienstverlening, digitaal en persoonlijk.  In de komende vijf jaar gaat bij ons een groot aantal mensen met pensioen. We moeten dus goed nadenken hoe we nieuwe mensen aan ons willen binden.

Ook de gemeente Altena zal zich moeten mengen in de slag om medewerkers. Dat klinkt bijna als oorlog? “Nee, dat niet. Maar we moeten niet op ons eiland blijven zitten. Want één van onze krachten is de lokale betrokkenheid van onze medewerkers, die veelal in de gemeente zelf wonen. De jonge mensen die nu afstuderen in de steden stellen bepaalde eisen aan een werkgever. En wij hebben ze de komende jaren hard nodig. Hoe gaan we ze dat bieden? Dat is best een uitdaging.”

De gemeente Altena heeft nog geen zwart-op-wit strijdplan, maar denkt deze groep aan te trekken door werk te bieden waar ze goed in zijn, binnen een prettige werkomgeving en met eigen regie en verantwoordelijkheid. “Dat moet in alle lagen van de organisatie worden gevoeld.”

Maatwerk neemt een vlucht bij gemeente Altena

Ook stelt Annette dat maatwerk een vlucht zal nemen. “We beginnen steeds vaker en beter te denken vanuit klantperspectief en inwonersperspectief. Al in de back-office is het zaak om te bedenken waarom bepaalde dingen niet zouden mogen of kunnen. Het gesprek gaat nu, en in de komende jaren, vaker over impact op de inwoner en de omgeving. Enerzijds wil je dingen mogelijk maken,  anderzijds mag je niet naïef zijn. Slimme initiatieven wil je niet de nek omdraaien, maar je wil ook niet dat maatwerk doorslaat naar ‘slechte initiatieven’.” Een spanningsveld waarin we moeten leren acteren.

Annette van der Werf presenteert een gemeente van Morgen waarin de vlucht van digitalisering nieuwe verantwoordelijkheden brengt voor de gemeente. Een Morgen waarin de jonge en oudere generaties elkaar aanvullen in een organisatie met meer eigen regie. En een Morgen met meer klantperspectief, waarbij het algemeen belang gediend wordt en het slimme initiatief mogelijk wordt gemaakt.