Deze website maakt gebruik van cookies melding sluiten
Overheid

De gemeente van Morgen: buiten het verschil maken

“De gemeente van Morgen is een wendbare organisatie, die oude gewoonten heeft afgeleerd. De medewerker, de ambtenaar, die écht buiten het verschil wil maken, samen met de Capellenaren en andere partners, die krijgt alle ruimte”, aldus gemeentesecretaris Anne de Baat.

Anne de Baat (Capelle a/d IJssel) over de gemeente van Morgen

Buiten het verschil maken

In gesprek met Anne de Baat, gemeentesecretaris van Capelle aan den IJssel over de gemeente van Morgen. Zodra Jeske Gunterman en Peter-August Keur de kamer binnen stappen, biedt Anne de Baat hen direct de zitplaatsen aan met uitzicht op Capelle. Want daar gaat het volgens hem om: buiten het verschil maken.

“Dat moet je op alle terreinen van het openbaar bestuur realiseren. Dit is voor mij het motto. Het richt onze aandacht erop dat we elkaar niet binnen de muren van het gemeentehuis bezighouden, maar dat we buiten de muren van dit huis het verschil maken. Niet alleen, maar samen met onze inwoners, de Capellenaren. Met onze collega-maatschappelijke organisaties en het bedrijfsleven. De gemeente is een van vele spelers in het publieke domein.”

Eigenaarschap bij de inwoner

De inwoner maakt het verschil. Anne de Baat vertelt dat in Capelle aan den IJssel iedere wijk een Wijk Overleg Platform heeft, een WOP. Inwoners denken niet alleen mee, maar doen ook echt mee. Iedere wijk doet dit op zijn eigen manier. “Het is niet ‘one size fits all’, iedere wijk weet het beste wat bij de wijk past. In de wijken zitten de mensen met verstand van zaken.”

Zo heeft bijvoorbeeld een van de wijken een eigen strategische agenda gemaakt. De gemeente is hierin ondersteunend, maar de inwoners blijven eigenaar van het product. De gemeente is partner om dit te realiseren. “Dit vergt dus een andere mindset van de gemeente. Je zegt niet meer: ‘Bedankt voor het meedenken, lever maar in, wij gaan er mee aan de slag.’ Als gemeente geef je de inwoner eigenaarschap en ruimte om het uit te voeren. De Capellenaar moet dus niet alleen kunnen aangeven wat hij wil, maar moet ook zelf iets gaan doen. De initiatiefnemer moet zichzelf verantwoordelijk voelen en ervoor gaan zorgen dat het initiatief gerealiseerd wordt.

Inwoners nemen de verantwoordelijkheid voor het gebied waar ze zelf wonen. Ik zeg wel eens gekscherend: de 100 meter rondom je woning. Dat is buitengewoon belangrijk. Daar heb je als inwoner een verantwoordelijkheid voor.

We stimuleren de inwoners ook echt om mee te doen. We hebben bijvoorbeeld nu al het ‘denk en doe mee’-fonds. Dat fonds is bedoeld voor inwoners of organisaties in Capelle aan den IJssel om maatschappelijke initiatieven te realiseren die anders niet van de grond komen.”

Denk & Doe mee!-fonds stimuleert maatschappelijke initiatieven
Denk & Doe mee!-fonds stimuleert maatschappelijke initiatieven

Hoe ziet de gemeente er over 5 jaar uit?

“De gemeente over 5 jaar is wendbaar. Dat vraagt nogal wat. Het betekent ook dat je als gemeente en ambtenaar je rol vindt in het netwerk. Daarmee bedoel ik het netwerk van inwoners, maatschappelijke organisaties, andere overheden, bedrijfsleven, de zorg en corporaties; het netwerk in de samenleving.

Daarnaast is ook de houding van de ambtenaar veranderd, het is dan echt van buiten naar binnen. Niet vanachter je bureau, vanachter je laptop. Maar echt buiten ophalen. Er zit namelijk ontzettend veel denkkracht en capaciteit in de samenleving.

In die wendbaarheid zijn nog stappen te maken. Nu zijn we, zoals veel ambtelijke organisaties, nog vanuit de specialiteit georganiseerd. Op ruimtelijk gebied, maatschappelijk gebied, of in de buitenruimte. En dat zijn we ook echt: deskundig. We worden aangesteld om deskundig te zijn.”

Op de vraag of die deskundigheid blijft, antwoordt hij: “Ik denk dat de medewerker over vijf jaar veel beter in staat is om die deskundigheid bij partners op te zoeken, te herkennen, dat te combineren en in te zetten voor het uiteindelijke resultaat. Die medewerker kan ook een stapje terugdoen wanneer anderen deskundiger zijn.”

vernieuwing Capelle ad IJssel

Opgavegericht werken

Ook ziet De Baat steeds meer ontwikkeling naar opgavegericht werken. Hij benadrukt: “Dit betekent dat wij niet als gemeente bepalen welke opgave er is voor een wijk, maar dat haal je op uit de wijk, dat haal je op bij je inwoners en maatschappelijke partners. Dan pel je dat vraagstuk af, je ‘stelt’ met elkaar de opgave en je gaat die opgave samen realiseren. Zo boek je het maatschappelijk rendement voor die wijk. De duider van die opgave hoeft dus niet altijd de gemeente te zijn. De Wijk Overleg Platforms krijgen een veel meer bepalende rol. Zij zien de gemeente als realisatiepartner, ook wanneer het gaat om budgetten.”

We vragen Anne de Baat wat dat betekent voor de rol van de gemeenteraad. “De gemeenteraad stelt kaders, dat vraagt ideeën op visieniveau. De raad houdt zich ook bezig met budgetten en wat belangrijk is voor de stad. De raadsleden zijn dus veel meer vooraf betrokken.”

De Capelse ambtenaar van de toekomst

“De Capelse ambtenaar is uitnodigend naar de samenleving. Die stimuleert inwoners om initiatieven in te brengen en om mee te doen. Dit is wennen, want de ambtenaar  stelt zichzelf de vraag: ‘Hoe ga ik met zo’n initiatief om?’ Want enerzijds: leuk, een initiatief, maar anderzijds ook: ik heb ook nog veel ander werk te doen.

Als gemeentesecretaris moedig ik het dan aan om voor dat initiatief uit de samenleving te kiezen, dát moet voorrang krijgen. We moeten zuinig zijn op initiatieven die uit de samenleving komen. Dat betekent dat we veel vragen van onze medewerkers en dat is ook niet in één dag geregeld. Als organisatie moeten we onze medewerkers trainen en opleiden. Faciliteren om klaar te zijn voor de toekomst.”

foto samen maken we het verschil in Capelle

Wat is er nodig om hier te komen?

Wij hebben met elkaar een ambitie geformuleerd, bottom-up. Niet het management heeft aangegeven wat er nodig is, maar de medewerkers. Medewerkers willen wendbaar zijn, maar moeten ook de ruimte hiervoor krijgen vanuit de organisatie. Zij gaven een top 3 aan van wat zij nodig hebben:

  1. Middelen: Allereerst hebben zij middelen nodig. Denk aan de juiste ‘devices’ en applicaties, de mogelijkheid tot thuiswerken, flexibele huisvesting, zodat je volledig toegerust en wendbaar je werk kunt doen;
     
  2. Organisatie: medewerkers en partners geven aan de gemeente stroperig te vinden. De partners willen één gezicht, één aanspreekpunt dat ook verantwoordelijk is voor hun vraag. Medewerkers willen die positie ook kunnen innemen;
     
  3. Leiderschap: medewerkers hebben behoefte aan inspirerend leiderschap. Wat dat is, zijn we aan het ontdekken. Het gaat om het leiderschap dat je ontvangt en om wat je geeft. Het gaat ook om persoonlijk leiderschap.

Die ambitie, daar zijn we nog niet. We focussen ons eerst op deze 3 punten.

De organisatie van nu

Hoe zou je de organisatie zoals deze nu is, beschrijven? Hoe gaat het eraan toe? Bijvoorbeeld de bureaucratie?

“Dan ben ik geneigd de gemeente in zijn algemeenheid te beschrijven. Er zijn een aantal standaard processen in dienstverlening. We doen wat we moeten doen. Door digitalisering en online dienstverlening maken we stappen om ons werk meer toe te spitsen op wensen en eisen van burgers.

In de openbare ruimte, doen we de dingen die nodig zijn om het goed te onderhouden (op, in en onder de grond)  Alles via de gebruikelijke processen van het beheerprogramma: uitrollen en tussendoor evaluatie. Als overheid doen we dat zoals het zou moeten, wel steeds meer in overleg met bewoners.

In overleg: een voorbeeld

Als een inwoner bijvoorbeeld klaagt over iets in de openbare ruimte, dan kun je twee dingen doen:

Je kijkt naar de klacht en betrekt deze in  het beheerprogramma. De bewoner is dan het zicht kwijt, want de melding is afgedaan. Die inwoner ziet alleen nog geen resultaat.

Wat we nu doen, is het volgende: je belt op, of gaat gewoon langs, en vraagt: “Wat is er precies aan de hand?” Dat kost misschien tijd, maar het contact is zó belangrijk. Dan ga je als overheid echt op je hurken zitten en kom je uit je ivoren toren. Dat geldt ook voor mensen die vastlopen in de bureaucratie, die iets aanvragen en niet kunnen worden geholpen. Eén telefoontje en je weet wat er aan de hand is.

Op het gebied van ruimtelijke ontwikkeling gaan we steeds meer participeren. We vragen ook steeds meer aan de bewoners. We maken plannen, ook samen met maatschappelijke organisaties. Eigenlijk is deze organisatie, net als heel veel andere gemeenten, echt onderweg.

Wendbaarder worden

“Organisaties van nu zijn prachtig gestructureerd, we kunnen mooie plaatjes maken. Ze zijn ook statisch. Je hebt alles geregeld, elke verandering moet via de juiste procedures. Om te groeien naar een wendbare organisatie, moet je wel zorgen dat je interne werkwijzen die wendbaarheid gaan ondersteunen. Daar zijn we mee bezig.

Ik vind een participatieve OR fantastisch, dat zijn je interne bondgenoten. Dit betekent dat wij luisteren naar hun advies. Dat vraagt van hen dat zij op hun beurt heel proactief nadenken over wat gewenst is voor de organisatie. Dat doet de OR van Capelle aan den IJssel heel goed.”

Wat doet de organisatie om klaar te zijn voor Morgen?

“Om als gemeente klaar te zijn voor de toekomst,  zijn volgens mij investeringen op drie gebieden nodig:

  1. Investering in je personeel: mensen kansen geven. Een ontwikkelingsgerichte organisatie zijn:
     
  2. Investering in de cultuur: dat is altijd lastig want iedereen vindt er iets van, maar cultuur is ook vooral gedrag. Gedrag moet gebaseerd zijn op vertrouwen, als je je medewerkers niet vertrouwt had je ze niet moeten aannemen. Zij moeten ruimte krijgen vanuit vertrouwen en leidinggevenden moeten daarop coachen. Dan ontstaat er ook een cultuur van ondernemerschap. Waarin we dingen doen:
     
  3. Investering in middelen: in een kantoor zitten dat vlekkeloos functioneert. Niet alleen het gebouw en de bureaus, maar ook de data. We kunnen veel meer doen met data. En als je die data toch hebt, deel ze dan ook met de samenleving. Wij gaan steeds meer met data werken. Met data die actueel zijn. Bijna realtime. ”

Ultieme zetje om aan de slag te gaan

Wat zou voor jullie het ultieme zetje zijn om de gemeente van Morgen te worden?

“Buiten het verschil maken. Elke medewerker die daar mee bezig is, moet het volste vertrouwen krijgen om dat pad te volgen.  We moeten oude gewoontes afleren, kijken wat er in de stad gebeurt en op die plekken waar we dat kunnen, het verschil maken.”

Meer over de overheid van Morgen

Gemeente van Morgen

Dit interview maakt deel uit van een serie gesprekken met gemeentesecretarissen, bestuurders en andere gezichtsbepalende personen binnen het gemeentelijk domein over de gemeente van Morgen. Hierbij kijken we zowel naar ontwikkelingen in de gemeentelijke sector voor de komende vijf jaar als naar de situatie van vandaag, om vervolgens te bepalen wat er nodig is om van vandaag naar morgen te bewegen.

Ontvang gratis Morgens Magazine

Ontvang gratis inspiratie, kennis en updates! Schrijf je in op onze nieuwsbrief & ontvang Morgens Magazine gratis in je mailbox.

Door op verzenden te klikken ga je akkoord met de Privacyverklaring van Morgens