Wat zie je in een Lean onderwijsorganisatie: dag- en weekstarts

Mijn vorige blogs gingen over wat je terugziet in een Lean onderwijsorganisatie: standaardwerk en rust, reinheid en regelmaat. Een derde kenmerk van Lean organisaties zijn dag- en weekstarts. Daar gaat deze blog over.

In Lean organisaties zie je teams dagelijks en/of wekelijks de dag aftrappen. Medewerkers uit een team staan bij elkaar en starten de dag door met elkaar stil te staan bij het werk dat gedaan moet worden. En terug te kijken naar het werk dat gisteren is gedaan en wat er beter kan.

Dag- en weekstarts zijn de kern van operationeel management: dagelijks bespreken van het werk van de komende dag, de voortgang, de knelpunten van de vorige dag en mogelijke verbeteringen. Essentieel om zaken als flow, kwaliteit, output en klanttevredenheid te bewaken.

Dag- en weekstarts zorgen ervoor dat medewerkers voelen dat ze onderdeel zijn van een team. Ze weten van elkaar wat ze onderhanden hebben, waar ze elkaar kunnen helpen en wat belangrijk is om als eerste aan te pakken. Mensen hebben niet langer het gevoel dat ze op een eigen eilandje werken. Het plezier neemt toe. Bovendien zorgt het delen van successen en knelpunten ervoor dat medewerkers niet hetzelfde wiel uitvinden of dezelfde fout maken. Daarnaast is er veel focus op verbeteringen: waar lopen we tegenaan en hoe kunnen we dat – zoveel mogelijk zelf – beter, anders en slimmer doen?

Waartoe leiden dag- en weekstarts?

• Inzicht: Dag- en weekstarts leiden in de eerste plaats tot inzicht. Inzicht in de prestaties van het proces en het team;
• Energie: Daarnaast dragen dagstarts bij aan de teamspirit. Door het hebben van één gemeenschappelijk doel en daar dagelijks aan werken, ontstaan lol en energie;
• Verbeteringen: Tot slot leiden dag- en weekstarts tot verbeteringen. Mensen kunnen hun knelpunten naar voren brengen. Bij kleine knelpunten leidt dit direct tot een procesverbetering, waardoor het werk makkelijker wordt. Grote knelpunten worden geadresseerd zodat deze in bijvoorbeeld een Kaizen kunnen worden opgepakt.

Waarom een digitale dag- en weekstart juist wél werkt

“Het coronavirus dwingt ons om op een andere manier te werken. Zo ook bij Morgens. En ik zelf. Voor onze weekstart komen we niet meer fysiek bij elkaar, maar digitaal. Iets waar ik in eerste instantie niet echt om stond te springen. Echter, ik ervaarde de afgelopen periode hoe effectief en leuk een digitale dag- en weekstart start kan zijn! Ik wil niet meer terug naar de fysieke variant.”

Aldus mijn collega Frank van Berkel. Lees zijn blog waarin hij vertelt wat de digitale dag- en weekstart zo succesvol maakt en hoe wij dat bij Morgens toepassen.

Wat is het verschil tussen dag- en weekstarts?

Het verschil tussen dag- en weekstarts zit vooral in de scope van de onderwerpen die worden besproken.

• Bij weekstarts ligt het accent op de teamprestaties en is de tijdshorizon langer: hoe hebben we het vorige week gedaan, wat gaan we deze week doen, hoe doen we het ten opzichte van de jaardoelstellingen?
• Bij dagstarts ligt het accent op de individuele medewerker en is de tijdshorizon één dag: hoe heb jij het gisteren gedaan, waar ben je tegenaan gelopen, wat ga je vandaag doen?

Dagstart bij docentteams?

Ik kom het zelden tegen. De aard van het werk leent zich er minder voor, waardoor alleen een weekstart vaak voldoende effectief is. Bij ondersteunende teams (IT, Marketing, etc.) zijn dagstarts veel gebruikelijker. De meer projectmatige manier van werken komt dan goed tot z’n recht.

Succesfactoren voor dag- en weekstarts

• Leiderschap: De belangrijkste succesfactor is leiderschap. De voorzitter (in het begin is dit vaak de teamleider of senior) leidt de dag- of weekstart. Daarbij coacht hij, stelt hij zich kwetsbaar op, heeft aandacht voor medewerkers, gebruikt cijfers en analyses en begrijpt dat zijn rol cruciaal is. Het helpt om jezelf na iedere dagstart of weekstart even te evalueren.
• Regelmaat en structuur: Dag- en weekstarts zijn het meest effectief als ze onderdeel zijn van het systeem, het ritme waar medewerkers inzitten, een vanzelfsprekendheid. Het is essentieel om de ritmiek te waarborgen. Het helpt om vaste dagen en tijdstippen te kiezen. Verder is een vaste structuur van belang. Een vaste agenda hoort daarbij.
• Volharding: In het begin zal er discussie zijn over het nut en de noodzaak van dag- of weekstarts. Dat hoort erbij, ga die discussie ook niet uit de weg. Volhouden is cruciaal: ook als er niets te bespreken lijkt, gaat de dag- of weekstart door (eventueel korter dan normaal).
• Energiek, kort en bondig: Een dag- en weekstart zorgt voor energie bij de mensen. Een dagstart duurt maximaal 15 minuten, een weekstart 60 minuten. Zeker bij een dagstart helpt het om deze staand te doen. Dit voorkomt dat mensen achterover zakken, staan is actiever.
• Teamspecifiek: Een goede dagstart sluit aan bij de wensen van het team, zonder te tornen aan de ritmiek. Leren van andere teams is goed, maar dogmatisch het andere team nadoen is niet de bedoeling. Eigenaarschap en draagvlak zijn belangrijk. Dit ontstaat onder andere door in de dag- en weekstart onderwerpen te bespreken waarop het team direct invloed heeft.
• Escalatieproces inrichten: Tijdens de dag- en weekstart komen knelpunten ter sprake. Sommige lost het team direct op. Met andere knelpunten kan iemand van het team aan de slag en daar bij een volgende dagstart terugkoppeling op geven. Voor knelpunten die buiten de invloedsfeer van het team liggen, geeft de teamleider tijdens de dagstart aan waar hij dit knelpunt belegt, wie verantwoordelijk is en wanneer het knelpunt wordt opgelost. Het team blijft de voortgang ook van deze issues volgen.
• Gewoon doen! Fancy verbeterborden zijn leuk. Maar de essentie is om dagelijks met elkaar het werk te bespreken. Als het team nog geen cijfers heeft om te sturen of als deze niet aansluiten bij de behoefte, is het raadzaam om klein te beginnen. Bespreek samen het werk. In het begin volstaat vaak een whiteboard waarop informatie geschreven kan worden. Het is goed om hier mee te beginnen en niet eerst heel lang te werken aan het perfecte verbeterbord – dit ontstaat toch pas in de loop van de tijd, als het team ervaring heeft opgedaan. Zo wordt het bord ook echt iets van het team.