Wat zie je in een Lean onderwijsorganisatie?

Rust, reinheid en regelmaat

In de vorige blogs passeerden de basisprincipes van een Lean onderwijsorganisatie de revue. Nu laat ik zien waar de toepassing van die principes in de praktijk toe leidt. Wat is het resultaat wanneer iedereen in een organisatie elke dag bezig is met de vraag hoe het werk beter, slimmer en anders kan worden uitgevoerd? 

Als gezegd is dat een zichtbaar, voelbaar resultaat. Het is prettig vertoeven in een Lean organisatie. Dat is te danken aan het feit dat collega’s gestructureerd en netjes werken. Dat de werkplekken schoon, opgeruimd en geordend zijn. Dat de collega’s met plezier met hun werk bezig zijn. 

In deze blog komt aan de orde op welke wijze zo’n gestructureerde werkomgeving vorm krijgt. Hierbij komen de praktische hulpmiddelen, de achterliggende uitgangspunten en praktijkvoorbeelden uitgebreid aan bod.

Rust, reinheid, regelmaat dankzij ‘5S’

In een Lean onderwijs organisatie draait het om beheersbaar, gestructureerd en netjes werken. Deze uitgangspunten zijn goed te vergelijken met het ‘rust, reinheid, regelmaat’-principe dat bij de ontwikkeling van kinderen wordt gebruikt. Deze termen kunnen dan ook uitstekend worden toegepast op een Lean onderwijs organisatie. Om rust, reinheid en regelmaat te creëren is 5S, een van oorsprong Japanse organisatietechniek, een veelgebruikt instrument.

Wat is 5S?

5S is een van oorsprong Japanse techniek, die de weg beschrijft naar een vriendelijke en stimulerende werkomgeving. Een werkomgeving waarin afwijkingen van de norm direct zichtbaar worden en die zo bijdraagt aan een Lean organisatie. Organisaties die 5S toepassen hoeven geen grote schoonmaak of opruimacties te doen: het is er altijd netjes en geordend. Je vindt wat je nodig hebt omdat het duidelijk is waar je iets opbergt.

 

Waar staat 5S voor?

• Seiri: (Scheiden): Alles verzamelen, sorteren in nuttig en niet nuttig en al het nutteloze meteen weggooien!
• Seiton (Schikken): Nuttige spullen (documenten) zodanig organiseren dat ze met groot gemak gevonden en gebruikt kunnen worden.
• Seisō (Schoonmaken): Mensen zelf verantwoordelijk maken voor opruimen en onderhouden, zodat ‘gebreken’ snel worden geïdentificeerd.
• Seiketsu (Standaardiseren): Standaardiseren van de nieuwe werkplekinrichting en werkmethoden met behulp van visuele hulpmiddelen als belijning, schaduwborden, roosters, etc.
• Shitsuke (In stand houden of Systematiseren): De taak van de medewerkers om discipline in 5S in stand te houden, in goede tijden maar ook in tijden van stress.

“We 5S-ed everything”

In Lean organisaties speelt ‘5S’ een belangrijke rol. Het is een zeer effectief handvat om verbeteringen te bewerkstelligen. Voor organisaties ‘op weg naar Lean’ is de toepassing van 5S vaak een eerste stap. Medewerkers vinden deze tool leuk om mee te werken. Het is laagdrempelig, snel te begrijpen en de voordelen zijn heel snel merkbaar. Zoals uit onderstaande voorbeelden blijkt, zit het ‘m bij 5S in de kleine operationele handigheidjes. Bij elkaar maken deze handigheidjes het grote verschil richting een prettige en effectieve omgeving voor klant en medewerker. Hoe ziet 5S er concreet in werkomgevingen uit? Een aantal voorbeelden:

Toepassingen van 5S in onderwijs omgeving

• Voorraden met kantoorartikelen zijn gestructureerd: het is op kasten al te zien wat de inhoud is, binnen in de kasten is duidelijk welke items waar in de kast horen te liggen. Als de voorraad post-its bijna op is, is er een waarschuwingssysteem zodat er een nieuwe bestelling kan plaatvinden en je dus nooit misgrijpt.
• Mailtoepassingen zijn gestructureerd: er is een logische verdeling in mappen en de e-mail inbox is (vrijwel) leeg. Voordelen: je weet wat je nog moet doen en oude mail is vindbaar. Eindeloos zoeken hoeft dan niet meer.
• Digitale opslagruimten zijn slim ingericht, waarbij het onderscheid tussen versies (oud en definitief) in één oogopslag te zien is en waarbij er geen misverstanden kunnen ontstaan over waar medewerkers een document moeten opslaan.
• Bureauspullen hebben een vaste plek, zodat je nooit misgrijpt en direct ziet wanneer er iets mist.
• Bureaus zijn opgeruimd, liever leeg, zonder papier of werkvoorraden. Ofwel ‘clean desk’.
• Gestructureerde werkwijzen: maak eerst iets af en begin daarna pas aan het volgende. Multitasken leidt tot verspilling.

Voorbeelden 5S in een praktijkomgeving/praktijklokaal: de fabrieksomgeving

In een fabrieksomgeving is op de vloer met lijnen en kleuren aangegeven waar voetgangers mogen lopen en waar heftrucks mogen rijden. Heftrucks zijn beperkt in de snelheid die ze mogen rijden. Hierdoor neemt het risico op vertragingen of ongelukken sterk af.

Voorbeelden 5S in een zorgomgeving: sorteren en standaardiseren voorraad

Op verpleegafdelingen in ziekenhuizen hebben verpleegkundigen met grote regelmaat verbandmiddelen, medicijnen, schone lakens en dekens nodig. Het is niet ongebruikelijk dat de verpleegkundigen misgrijpen: het verband is op, het medicijn is niet voorhanden. Schone lakens zijn alleen op een lagere verdieping beschikbaar. Als de verpleegkundige op zoek moet naar de spullen (‘lenen bij de buren’) is er sprake van tijdverspilling. Tijd die beter besteed kan worden aan zorg voor de patiënt. Dit soort zaken op orde krijgen is een echte ‘winstpakker’: eenvoudig te realiseren en groot voordeel. Een voor de hand liggende wijze om dit te bereiken is het invoeren van de ‘Kanban-methodiek’ voor voorraadbeheer. Kanban komt er kortweg op neer dat je voorraad visueel beheert, meestal met behulp van kaarten, kleurcodes en een systeem van bakken. Met 5S is dit te realiseren: voorraden zijn altijd op orde, medewerkers grijpen nooit meer mis en besteden zo veel mogelijk tijd aan de patiënt.

Wat levert ‘rust, reinheid en regelmaat op’? 

In een Lean organisatie zijn medewerkers zich bewust van het belang van orde en regelmaat. Het levert voor hen onder meer het volgende op:

• Tijdswinst. Omdat informatie, voorraden en hulpmiddelen op de werkvloer afgesproken vaste plekken hebben, is men minder tijd kwijt met zoeken. Ook worden loopafstanden zoveel mogelijk beperkt. Tenslotte is voorraadbeheer dermate geoptimaliseerd dat medewerkers nooit misgrijpen. Dat levert medewerkers tijd op voor echt belangrijke zaken. 
• Toename kwaliteit en veiligheid. Omdat het werkproces beter verloopt kunnen medewerkers geconcentreerder werken, waardoor kwaliteit toeneemt.
• Prettige werkomgeving. Doordat alle noodzakelijke materialen altijd op de juiste plek liggen, altijd op voorraad zijn en alle medewerkers op dezelfde manier werken is de werkomgeving binnen een bedrijf dat 5S toepast, rustig, overzichtelijk en ontspannen.

‘Rust, Reinheid, Regelmaat’ bij jouw organisatie?

Welke verbetermogelijkheden biedt ‘rust, reinheid, regelmaat’ voor jouw organisatie? Als je van gedachten wil wisselen over de toepassing van Lean bij jouw onderwijsinstelling, neem dan contact op met Koen Janmaat via janmaat@morgens.nl, telefoon 071 – 3313640.