Agile in hogescholen: het werkt!

Agile en hogescholen: op het eerste gezicht niet direct een voordehand liggende combinatie. Wat heeft een gedachtegoed dat zijn oorsprong kent in de IT-wereld immers te maken met een hogeschool? Toch kan Agile van meerwaarde zijn voor hogescholen.

Wendbare organisatie

Agile-methodieken helpen je als organisatie om te handelen en verbeteren volgens een aantal wendbaarheidsprincipes, zoals beschreven in het Agile Manifest. Zoals de term impliceert, zorgt Agile werken voor een vorm van wendbaarheid binnen organisaties. De methodieken die dit gedachtegoed nastreven, worden steeds vaker geadopteerd door het bedrijfsleven.

Agile in het onderwijs

Ik merk dat er ook in het onderwijs steeds meer behoefte ontstaat om Agile te werken. Dit voelt echter tegenstrijdig. Studenten hechten immers waarde aan voorspelbaarheid en continuïteit. Ze volgen doorgaans een vierjarig onderwijsprogramma; het programma moet voor al die jaren een aaneensluitend geheel vormen. De waarde van een diploma moet bovendien redelijkerwijs stabiel blijven gedurende de komende jaren. Toch heb ik gemerkt dat het Agile gedachtegoed wel degelijk succesvol kan zijn in onderwijsorganisaties. Zowel binnen het primaire proces als bij de ondersteunende diensten.
In deze blog ga ik in op het primaire proces. In de volgende nieuwsbrief deel ik mijn ervaringen met een Agile transitie bij functioneel beheerders van vier samenwerkende instellingen (tegelijk!)

Elementen uit Agile vinden hun weg in het bedrijfsleven, overheidswezen én onderwijs.

Een casus uit de praktijk

Ergens in Nederland worstelde een academiedirecteur met zijn organisatie en stelde daarbij drie kernvragen:

1. Hoe zorg ik ervoor dat mijn managementlaag zo compact mogelijk wordt en blijft?
2. Hoe zorg ik ervoor dat mijn studenten zo goed mogelijk begeleid worden, gedurende hun gehele studieloopbaan op de hogeschool?
3. Hoe zorg ik ervoor dat docenten geen passanten zijn in de studieloopbaan van de studenten?

Bovendien wilde hij dat de docenten zelf meer eigenaar werden van hun eigen organisatie. Dat zij zelf meer op de bestuurdersstoel gingen zitten. Dat klinkt als zelfsturing. Maar hoe doe je dat met individuen die vanuit professie en passie bezig zijn met het opleiden van studenten tot de professionals van morgen? Die al volle dagen hebben en niet schromen om in de avonden en weekenden ook tijd vrij te maken voor de studenten?

Morgens hielp de directeur in zijn denkproces. Er werd een flink aantal organisatiemodellen op het whiteboard getekend en gewist. Niets leek echt te passen op de ambitie van deze directeur. We lieten ook het Agile organiseren van onder andere Spotify en ING de revue passeren. ‘Tribes’, ‘squads’, ‘chapters’, ‘guilds’; termen die tot de verbeelding spreken.

Na veel praten, tekenen en het even laten bezinken besloten we toch voor Agile te gaan. We konden het op zijn minst proberen!

Onderwijsmetamorfose

Er werden twee tribes opgezet:

1. ‘Run the Business’, waarin het gaat om de dagelijkse gang van onderwijszaken.
2. ‘Change the Business’, waarin het gaat om onderwijsontwikkeling.

Elke tribe heeft een tribe lead, in de vorm van een onderwijsmanager.

‘Change the Business’

Bij Change the Business werken Product Owners met multidisciplinaire teams op een kort cyclische manier aan onderwijsontwikkeling. De minimum viable products worden ontwikkeld in co-creatie met het werkveld. Dat wat op dat moment minder goed past maar later waardevol kan zijn, wordt op een product backlog geplaatst.

De product road map geeft meer identiteit aan de toekomst van het onderwijs van deze academie. Squads die hun product(en) hebben opgeleverd, worden ontbonden. Squad members gaan op dat moment in een andere samenstelling en onder een andere Product Owner aan de slag met de volgende producten.

Het eerste wapenfeit? Het nieuwe curriculum van de academie werd op deze manier bedacht, ontwikkeld en gereedgemaakt voor het nieuwe studiejaar.

‘Run the Business’

Bij Run the Business krijgt de Agile organisatie een echte onderwijsmetamorfose:

• Teams van docenten vormen squads rondom groepen studenten, die ze hun gehele studieloopbaan begeleiden. Deze squads bevatten niet meer dan tien tot twaalf docenten.
• De squads kiezen uit hun eigen gelederen een Product Owner en dopen deze om tot squad captain. De squads zijn verantwoordelijk voor hun eigen organisatie. De squad captain is de verbindingsofficier met de andere squads en de rest van de organisatie.
• Docenten die tot dezelfde vakgroep behoren, zijn middels een chapter nog steeds met elkaar verbonden en zorgen dat ‘hun vak’ in alle squads met dezelfde kwaliteit wordt gegeven.
• Er zijn guilds van docenten met een gelijke interesse, specialiteit of nevenactiviteit. Docenten die bijvoorbeeld promoveren, buitenlandreizen maken of topsport-studenten begeleiden, vinden elkaar op die manier makkelijker.

Vraag en antwoord

De twee tribes bleken antwoord te geven op de vragen die leefden bij de academiedirecteur:

Zo gaven de squads antwoord op de kernvragen die er leefden over het begeleiden van studenten en het betrekken van docenten.
De gedefinieerde verantwoordelijkheden van de squads en de aanstelling van de squad captain gaven invulling aan het eigenaarschap van de docenten.

Door de komst van chapters werd de kwaliteit geborgd van het onderwijs in de squads.

Met de vorming van guilds van docenten zorgden we ondertussen voor binding tussen docenten die niet in dezelfde squad of chapter zitten. Het managementteam is compact en is niet groter dan drie leden: de directeur en de twee onderwijsmanagers (de tribe leads).

Wendbaar

Even terug naar de mogelijke meerwaarde van Agile: wendbaarheid. Wat maakt deze academie nu wendbaar? Een tweetal voorbeelden:
Er is een scheiding gemaakt tussen ‘Run’ en ‘Change’. Noviteiten uit Change kunnen eenvoudiger worden getest in een van de squads, zonder dat de gehele academie daar last van heeft. Wat werkt, kan worden opgeschaald naar de andere squads. Wat niet werkt, wordt uit het programma van de squad gehaald.

In- en uitstroom van studenten kan gemakkelijker worden opgevangen. Squads worden in dat geval uitgebreid, afgeslankt, samengevoegd of afgesplitst.

Blijven ontwikkelen

De charme van Agile en het Agile Manifest is dat het gedachtegoed prikkelt en uitdaagt om te blijven ontwikkelen. Elementen en kernmerken uit Agile zijn niet langer enkel voorbehouden aan IT, maar vinden hun weg naar het bedrijfsleven, overheidswezen én het onderwijs.