Datagedreven werken als vanzelfsprekend om opgavegericht te werken

In de reeks over datagedreven werken bij gemeenten, neemt Tanaquil Arduin onze collega’s Joost Groenestein en Joyce Luk mee in hoe de gemeente Den Haag datagedreven werkt. Tanaquil is sinds 2019 Chief Data Officer bij de gemeente Den Haag en sinds 2021 hoofd van het Expertisecentrum Data en Artificial Intelligence (AI). Dit team bestaat uit 64 dataprofessionals die datadienstverlening bieden aan de gemeentelijke organisatie Den Haag. Denk hierbij aan het gebruik van algoritmische toepassingen om op deze wijze een fijnere stad voor haar inwoners te creëren.

Wat is jouw drijfveer om met datagedreven werken aan de slag te gaan?

“Nou, data en informatie bestaan al heel lang. Alleen koppelden we data en informatie niet aan de maatschappelijke vraagstukken die wij hebben. Nu zie ik dat er met data echt een verbinding wordt gelegd met wat er in de samenleving gebeurt en wat de samenleving nodig heeft. Dit vind ik een mooie ontwikkeling

Neem de energiearmoede bijvoorbeeld. Ik wil daar iets aan doen, maar je draait ook weer niet direct aan de knoppen. Als ik met data en informatie de wereld een stukje beter kan maken, dan is dat voor mij een belangrijke drijfveer. Daar zit een ideologische reden achter en dat is voor mij de reden dat ik van het bedrijfsleven ben overgestapt naar de overheid.

Wat ik daarnaast zie, is dat er steeds meer data beschikbaar is. Er zijn meer mogelijkheden om over data te beschikken of data te creëren en daar vervolgens waarde uit te halen. Dit versterkt mijn ideologische gedachte dat we een betere wereld zouden kunnen creëren, zolang we die data op een verantwoorde manier gebruiken en nadenken over de consequenties van het gebruik ervan.”

“Als ik met data en informatie de wereld een stukje beter kan maken, dan is dat voor mij een belangrijke drijfveer.”

Wat betekent datagedreven werken voor een gemeente?

“Gemeenten krijgen steeds vaker een belangrijke positie in het welzijn van inwoners. Veel vragen en opgaven komen bij gemeenten bij elkaar, uitgestrekt over verschillende domeinen. Een goede informatievoorziening is belangrijk om inwoners vanuit een integrale aanpak te kunnen helpen. En dat begint met data. Als je kijkt naar gemeenten, zijn dataverzamelingen alleen vaak niet met dit doel ingericht. Veel gemeenten, en overigens ook andere organisaties, lopen daar nu tegenaan. Dit betekent dat je de huidige informatiehuishouding anders moet inrichten én dat je bij de inrichting ook alvast rekening houdt met de toekomstige vraagstukken.”

Deze informatiehuishouding op orde brengen, ben je daar nu ook mee bezig bij de gemeente Den Haag? En hoe doe je dat?

“Ja, al reikt het op orde brengen van de informatiehuishouding wel verder dan mijn eigen vakgebied. Ik ga over data en Artificial Intelligence (AI). Ik heb namelijk ook andere expertises in het informatiedomein hard nodig, zoals privacy, architectuur, informatiebeheer en informatieveiligheid. We zijn binnen de gemeente Den Haag zo georganiseerd dat al die expertises een eigen expertisecentrum hebben. En al die expertisecentra brengen de informatiehuishouding op orde. Dat doe ik dus niet alleen.

Vanuit mijn invalshoek data en AI ben ik ook bezig met de basis op orde brengen. Het meest concrete is de huidige realisatie van een ‘Urban Data Platform’ (UDP) in de cloud, waarbij we data van de verschillende diensten op een veilige manier willen ontsluiten. De randvoorwaarden voor dit platform zijn ‘security by design’, ‘privacy by design’ en ‘data governance by design’. Dit wil zeggen dat het beheer van het Urban Data Platform vanaf het begin al goed geregeld is, dat het platform privacy-vriendelijk is en dat het platform werkt volgens de security-vereisten.”

“Ik ga over data en Artificial Intelligence (AI). Ik heb ook andere expertises in het informatiedomein hard nodig, zoals privacy, architectuur, informatiebeheer en informatieveiligheid.”

“Met het Urban Data Platform creëren wij straks een mogelijkheid om opgavegericht analyses te maken, door data die nodig is voor de opgaves te verzamelen en te analyseren. Daarna wordt het ook weer vernietigd. Je gebruikt alleen de data gericht en wanneer je die nodig hebt. Dit kan doordat we straks met het dataplatform een plek hebben waar de data veilig en privacy vriendelijk kan worden geanalyseerd.”

Waar ben je het meest trots op?

“Dat we met onze etalageprojecten hebben kunnen laten zien dat we met data echt meerwaarde kunnen bieden voor de stad en haar inwoners.

In algemene zin ben ik er trots op dat we een expertisecentrum hebben waar alle datadisciplines bij elkaar zitten: BI experts, analytics en AI experts, een Datashop als loket waar je terecht kunt met al je datavragen, een team dat zich richt op het UDP en een open databeheerunit. Dat laatste team helpt bij de openbaarmaking van data. We hebben daarnaast een Urban Data Center, het samenwerkingsverband met het CBS waarin we onderzoek doen naar stedelijke opgaven. Dit alles kan helpen om meer waarde uit data te halen en te zorgen dat we de stad ook echt verder kunnen helpen en onze bedrijfsvoering efficiënter kunnen maken.”

“Ik ben er trots op dat we een expertisecentrum hebben waar alle datadisciplines bij elkaar zitten.”

“Voorheen ontbrak organisatorische infrastructuur om dit type dienstverlening te bieden. Nu beschikken wij over de Datashop, een Data Governance Board met dienst data officers uit de hele gemeente, een heel team met allerlei datadisciplines en een duidelijke governance voor besluitvorming rondom datagedreven onderwerpen. Dit alles maakt het veel eenvoudiger om een professionaliseringsslag te maken.”

Wat houdt datagedreven werken voor jou in binnen de gemeente Den Haag?

“Datagedreven werken gaat voor mij meer over het concept en niet de letterlijke betekenis van de woorden. Voor mij betekent het dat je besluiten neemt op basis van feitelijke onderbouwing. Deze onderbouwing kan bestaan uit cijfers en onderzoeken, maar ook uit waarnemingen van medewerkers op straat. Dit alles bij elkaar zorgt ervoor dat je als gemeente een beter besluit kunt nemen of juist inzicht krijgt voor je besluitvorming. En als je besluiten hebt genomen, kun je handelen. Dus je opgaven oplossen.”

Wat doet de gemeente Den Haag op Artificial Intelligence (AI) gebied?

“Onze algoritmes staan nog best in de kinderschoenen. Er is nog geen sprake van ‘deep learning’ bijvoorbeeld. Waar wij wel over beschikken, zijn beslismodellen, classificatiemodellen en voorspelmodellen. Dit zijn ook vormen van algoritmische toepassingen. De ethische kant is hierbij heel belangrijk, omdat de gemeente Den Haag de stad is van vrede en recht. In onze datastrategie is opgenomen dat we de publieke waarden die horen bij de stad van vrede en recht ook hanteren in de digitale wereld. Met data en algoritmes willen we dan ook voorkomen dat inwoners worden buitengesloten of benadeeld. `

Voorbeelden van onze toepassingen zijn onder meer:

• Het Wmo voorspelmodel: Op basis van een analyse van bestaande data kan de gemeente het toekomstig gebruik van Wmo-voorzieningen per wijk voorspellen met een voorspelhorizon van vijf jaar. De basis onder het model kan ook andere gemeenten helpen om grip te krijgen op uitgaven binnen het sociaal domein en de juiste zorg te bieden aan inwoners die deze nodig hebben.in een bepaalde wijk. Dit helpt ons de grootte van het budget te bepalen en waar het voor nodig is. Daarnaast geeft het een indicatie van de caseload voor casemanagers;
• Het Verkeersrisicomodel: veel inwoners maken meldingen bij de gemeente over gevaarlijke kruispunten en wegvakken. Met dit Verkeersrisicomodel worden op basis van data de grootste risico’s op ongevallen gematcht met de perceptie van inwoners en bewonersonderzoeken. De gemeente kan de kruispunten en wegvakken aanpakken daar waar de match het grootst is, omdat er vanuit wordt gegaan dat die kruispunten ook echt de gevaarlijkste zijn en daarom prioriteit hebben.

Ik noem nu twee voorbeelden, maar wij hebben momenteel zo’n 25 algoritmes in ons algoritmeregister staan. Dit register bestaat sinds januari dit jaar en geeft een overzicht van algoritmes die de gemeente gebruikt bij haar gemeentelijke dienstverlening. We willen hiermee transparant zijn over het gebruik van algoritmes en uitleggen hoe een besluit tot stand is gekomen. We maken gebruik van open data, dus inwoners kunnen ook zelf analyses maken.”

Hoe zorg je ervoor dat mensen binnen de gemeente Den Haag jullie weten te vinden?

“Dit doen wij op verschillende manieren. Zo plaatsen wij regelmatig berichten op intranet en onze ‘datacommunity’ (een online community van medewerkers binnen de gemeente die met dit onderwerp bezig zijn). Daarnaast zijn wij een campagne ‘Dit Doet Den Haag met data’ gestart, met als doel het onderwerp dichter bij medewerkers en onze inwoners te brengen. Je vindt er video’s en podcasts over onze etalageprojecten binnen de gemeente Den Haag. Verder informeren we nieuwe collega’s over wat er is aan datamogelijkheden, organiseren wij data-meetups en bieden we een leergang datagedreven werken aan in modules. Ik beschik bovendien in mijn team over een docentenpool. De mensen in deze pool vinden het leuk om college te geven en beschikken over didactische vaardigheden om medewerkers op te leiden in datagedreven werken.”

Wat is voor jou een leermoment geweest?

“Dat de bewustwording voor datagedreven werken een doorlopend proces is. Wij hadden momentum tijdens het opstellen van onze datastrategie. We zijn toen langs afdelingen geweest en dat wekte veel enthousiasme op. De datastrategie werd daardoor organisatiebreed gedragen. Dit enthousiasme heeft er ook aan bijgedragen dat de strategie werd geaccordeerd.
Voor een organisatie als de gemeente Den Haag, die 12.000 medewerkers telt, is het een grote opgave om alle mensen te blijven bereiken en het momentum vast te houden. Daarom is mijn leerpunt dat je vanaf het begin al nadenkt over hoe je ervoor zorgt dat het enthousiasme blijft en je mensen bereikt. Een doorlopende interne marketingstrategie is wenselijk om continu onder de aandacht te blijven. Dit is ook belangrijk in het kader van efficiency: je wilt dat mensen de mogelijkheden kennen vanuit datagedreven werken en niet het wiel opnieuw gaan uitvinden.”

“Daarom is mijn leerpunt dat je vanaf het begin al nadenkt over hoe je ervoor zorgt dat het enthousiasme blijft en je mensen bereikt.”

Wat zijn jouw tips voor gemeenten die datagedreven willen werken?

“Allereerst: begin niet zomaar. Datagedreven werken vraagt om goede afwegingen. Het is belangrijk dat je helder hebt waarom je datagedreven wilt werken en wat je ermee wilt bereiken. Start daarom met de vraag: wat denk je dat datagedreven werken de organisatie gaat brengen wat je nu nog niet hebt?

Zodra dit helder is volgt stap twee. Dat is datagedreven werken vertalen naar een visie en het vervolgens vastleggen in een strategie die wordt gedragen door mensen die er echt over gaan. Denk hierbij aan besluitvormers en budgethouders. Datagedreven werken vraagt namelijk om een investering. Niet alleen in termen van geld, maar ook in capaciteit. En dat laatste is schaars op dit moment.
Een tweede tip is om ook de bestaande organisatie te betrekken. Mensen die al met het onderwerp bezig zijn, kun je gemakkelijk bij elkaar zetten om gezamenlijk de volgende stap te bepalen. Mensen die willen, zijn ontzettend belangrijk om datagedreven werken verder te brengen. Dus die moet je zeker niet vergeten.

Mijn derde tip heeft betrekking op hoe je datagedreven werken organiseert. Voordat je start, is het belangrijk dat iemand ‘ervan is’ binnen de organisatie en dat je datagedreven werken borgt als portefeuille. Dit is nodig om het naar een volgend volwassenheidsniveau te brengen. Denk daarom goed na hoe je de persoon en portefeuille positioneert in de organisatie. Mijn advies is om dit op strategisch niveau te borgen. Dit niveau heb je namelijk nodig om slagvaardig te kunnen zijn.”

Wat is jouw droom voor datagedreven werken?

“Mijn droom is dat datagedreven werken net zo vanzelfsprekend is als een afdeling financiën of andere bedrijfsvoeringonderdelen. Deze onderdelen zijn misschien niet heel zichtbaar, maar ze zijn ontzettend belangrijk om een organisatie draaiende te houden.

Ik hoop bovendien dat datagedreven werken als een vanzelfsprekend onderdeel wordt ingezet om opgavegericht te werken. En dat het voor iedereen evident is dat we dit op een verantwoordelijke manier aanpakken. Dit wil bijvoorbeeld zeggen dat je er logischerwijs vanuit kunt gaan dat informatie veilig wordt bewaard en een Data Protection Impact Assessment (DPIA) wordt uitgevoerd.”

“Mijn droom is dat datagedreven werken net zo vanzelfsprekend is als een afdeling financiën of andere bedrijfsvoeringonderdelen.”