Deze website maakt gebruik van cookies melding sluiten

Meer tijd voor de cliënt en lagere kosten door optimalisatie bestelproces

Het bestelproces van de ‘s Heeren Loo Zorggroep kende veel variëteit, met knelpunten als gevolg. Voorbeelden zijn veel administratieve lasten, weinig grip op uitgaven en verschillende ingangen voor het bestellen van producten. Samen met de afdeling Inkoop van de ‘s Heeren Loo Zorggroep heeft Morgens het bestelproces slimmer en eenvoudiger gemaakt. Dit door het ontwerpen van een bestelproces dat aansluit bij de behoeften van de klant én leidt tot efficiëntievoordelen. Deze nieuwe werkwijze leidt tot lagere administratieve lasten, meer tijd voor de zorg, lagere kosten en minder contractrisico’s. Daarnaast ontstaat er meer inzicht in de uitgaven en neemt het kostenbewustzijn toe. 

De ‘s Heeren Loo Zorggroep is met ruim 9.300 cliënten, meer dan 13.000 medewerkers en 4.000 vrijwilligers, de grootste zorgaanbieder van het land. Het project waar Morgens bij betrokken is, richt zich op de cliënten die beschermd of begeleid wonen in een woning van de ‘s Heeren Loo Zorggroep in diverse regio’s van Nederland.

Persoonlijke benadering

De afdeling Inkoop is voortdurend bezig om de best passende leverancier te contracteren onder de meest gunstige voorwaarden. Om de organisatie hiervan zo optimaal mogelijk te laten profiteren heeft ‘s Heeren Loo besloten om het bestelproces te optimaliseren in de verschillende regio’s waar ‘s Heeren Loo begeleid of beschermd wonen aanbiedt. Dit doen we door onder meer het uniformeren van het bestelproces en het implementeren van een bestelsysteem waarin medewerkers producten voor de woningen kunnen bestellen.

In samenspraak met ‘s Heeren Loo heeft Morgens gekozen voor een persoonlijke benadering van de implementatie van het nieuwe bestelproces. Dit houdt in dat de regio het tempo bepaalt en de projectgroep faciliteert. Door iedere regio individueel te benaderen, met behoud van uniformering van het proces, ontstaat er een situatie met ruimte voor regionale kenmerken én schaalvoordelen. Door in dialoog te gaan met management en medewerkers een persoonlijke instructie te geven over de werking van het bestelsysteem, ontstaat er begrip en draagvlak. Daardoor is de verbetering geborgd en leidt dit tot mooie resultaten!

”De ‘s Heeren Loo Zorggroep is een organisatie met een lokaal karakter waardoor centraal georganiseerde verbeteringen niet altijd makkelijk worden geaccepteerd. Met ondersteuning van Morgens zijn wij daar wel in geslaagd. Morgens zorgt voor scherp sturen op resultaten, maar weet ook lokaal de verbinding met de werkvloer te maken.”

Suzanne de Jong, Team manager inkoop

De Morgens projectaanpak voor ‘s Heeren Loo

Met de volgende onderdelen van de Morgens-benadering hebben we dit voor elkaar gekregen:

  • Oprechte interesse in de klant en de huidige processen;
  • Kennis van inkoopprocessen en de relatie tot andere processen;
  • Verbinding maken met de organisatie op overlappende vlakken;
  • Snel eigen maken van de juiste en nieuwe materie;
  • Morgens respecteert de eigenaardigheden die zij ziet, maar accepteert deze niet altijd. De gebruikte projectaanpak is passend gemaakt voor ‘s Heeren Loo;
  • Resultaatgericht sturen en werken, zonder daarbij de zachte menselijke kant uit het oog te verliezen.
Aanpak 's Heeren Loo Zorggroep

”Het uitdagende van deze opdracht is het vinden van de balans tussen enerzijds ruimte geven voor de zorgvisie en anderzijds het realiseren van schaalvoordelen. We hebben gekozen voor een aanpak waarin zorg centraal staat en sturen strak op het proces, maar geven ruimte voor creativiteit. Daarnaast is de projectorganisatie klein en zijn de medewerkers erg betrokken. Dit zorgt ervoor dat er een situatie ontstaat waarin je daadwerkelijk toegevoegde waarde levert voor de zorg. Dat maakt dit project gaaf!”

Rob Stinenbosch, Senior consultant, Morgens

Voor meer informatie over deze case, de aanpak van Morgens of wat deze aanpak voor uw organisatie kan betekenen, kunt u contact opnemen met Frank van Berkel, partner Morgens, telefoon 071 3313 640.

Frank van Berkel

Ontvang gratis inspiratie, kennis en updates! Schrijf je in op onze nieuwsbrief & ontvang Morgens Magazine gratis in je mailbox.