Deze website maakt gebruik van cookies melding sluiten

Implementatie FMIS bij Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)

Door één centraal Facilitair Management Informatie Systeem is zelfredzaamheid medewerker vergroot!

De vraag
De facilitaire dienstverlening bij DJI was tot voor kort decentraal georganiseerd. Elke locatie had zijn eigen facilitaire medewerkers, processen en systemen. Standaardisatie en uniformiteit ontbraken. De wens van DJI is een landelijk centraal Facilitair Bedrijf, met één uniforme werkwijze. Ook in het kader van het programma Compacte Rijksdienst, waarin besloten is een facilitaire Concern Dienst Verlener (CDV) te worden, kwam de behoefte voor één centraal Facilitair Bedrijf naar boven.

Morgens is in het projectteam FMIS betrokken bij de ontwikkeling en landelijke implementatie van FMIS, dat randvoorwaardelijk is voor de implementatie van het Facilitair Bedrijf.

De Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) is een agentschap van het Ministerie van Veiligheid en Justitie en verzorgt met zo’n 40 locaties de uitvoering van vrijheidsbenemende straffen en maatregelen. Daarbij werkt de dienst samen met andere uitvoeringsorganisaties van het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Bij DJI werken ruim 14.000 medewerkers.

De aanpak

Met de volgende onderdelen hebben we dit voor elkaar gekregen:

  • Wensen van de gebruiker staan centraal. Het projectteam heeft verschillende werksessies georganiseerd om de wensen en behoeftes met betrekking tot het facilitair systeem uit te vragen. Hierdoor was de klantvraag vooraf aan het project al duidelijk. Ook gedurende de ontwikkeling stemde het projectteam continu af met het Facilitaire bedrijf.
  • Experimenteren en leren. Het systeem is vóór de landelijke implementatie eerst in drie pilotlocaties uitgeprobeerd. De aandachtspunten voor het Facilitaire systeem zijn meegenomen in de landelijke uitrol, zoals aanpassingen in handleidingen en tips voor opleidingen voor de facilitaire medewerkers.
  • Trainen en opleiden. Door trainingen hebben alle facilitaire medewerkers concrete handvatten gekregen om direct het systeem te gebruiken.  Dit heeft de borging van het systeem bevorderd. Deze trainingen zijn zeer positief bevonden en hebben bijgedragen aan de succesvolle landelijke implementatie.

“Het project is succesvol afgerond: binnen tijd en budget. En, belangrijker, conform de wensen van het Facilitair Bedrijf. Het leuke aan dit project vind ik dat het DJI-breed veel impact heeft: alle medewerkers krijgen als gebruiker met dit systeem te maken. Ook draagt dit project bij aan het realiseren van een Compacte Rijksdienst, dus ook maatschappelijk van belang!”

Nadine Keunen Consultant Morgens

Het resultaat

De landelijke implementatie van het systeem is succesvol afgerond. Het systeem is positief ontvangen, zowel door de facilitaire medewerkers als door de gebruikers. De gebruikers hebben een Zelfservice portaal, waar zij de facilitaire meldingen en verzoeken tot aanvragen in kunnen verwerken. Hierdoor is de zelfredzaamheid van de gebruiker vergroot. Indien de gebruiker hulp nodig heeft, is er een Facilitair Contact Centrum die hen kan helpen. De volgende stap? Als Concern Dienst Verlener biedt het Facilitair Bedrijf hun diensten ook aan andere overheidsorganisaties. Deze organisaties krijgen dan ook hetzelfde facilitaire systeem. Vanaf 2017 gaat de implementatie van het systeem dus door - nu bij andere overheidsorganisaties!

“Nadine heeft een significante, positieve bijdrage aan het welslagen van het project geleverd.”

Jan Arnoud Ten Cate Verdiepingsmanager bij DJI

Voor meer informatie over deze case of wat onze implementatieaanpak bij digitalisering voor uw organisatie kan betekenen, kunt u contact opnemen met Mark Elstgeest, partner Morgens, via telefoonnummer 071 3313 640 of elstgeest@morgens.nl.

Ontvang gratis inspiratie, kennis en updates! Schrijf je in op onze nieuwsbrief & ontvang Morgens Magazine gratis in je mailbox.